De meest efficiënte manier om facturen en betalingen te ontvangen, verwerken en verzenden

Billtobox is de digitale link tussen ondernemers en hun accountant. Met Billtobox kan je uitgaande facturen maken en verzenden, betaald worden en een volledig overzicht behouden.

Homepage of Billtobox application
Wat is Billtobox?

Van chaos naar structuur in enkele clicks

Jouw financiële administratie verwerken was nog nooit zo eenvoudig.
Naast facturen en betalingen beheer je met Billtobox ook eenvoudig andere documenten en administratieve taken.

Ontvang al jouw (e-)invoices direct in Billtobox. Beschik altijd over een duidelijk overzicht van al je klanten en leveranciers, je inkomende en uitgaande facturen én je cashflow.

Deel met jouw accountant

Billtobox zorgt ervoor dat iedere ondernemer altijd en overal digitaal verbonden is met zijn accountant.

Meer
Geïntegreerde betalingen

Dankzij de geïntegreerde betaaloplossing verwerk je alle inkomende en uitgaande betalingen voortaan snel en veilig.

Meer
female entrepreneur crossing her arms
Waarom Billtobox kiezen?

Van het opmaken van facturen tot het doorsturen ervan naar je accountant,
wij realiseren het allemaal

Met Billtobox bieden wij jou een unieke oplossing om aankoopfacturen te ontvangen, te verwerken en te betalen, verkoopfacturen aan te maken en te versturen, betaald te worden en het overzicht te behouden.

Sneller betaald worden

Billtobox zal je waarschuwen wanneer een klant jouw factuur moet betalen.

Lees meer
Betaal nooit te laat

Billtobox zal je waarschuwen wanneer je een factuur moet betalen.

Lees meer
Betaal slimmer

Betaal al jouw aankoopfacturen in één keer,
met 1 klik.

Lees meer
Inzicht krijgen

Optimaliseer je jouw financiële administratie. Dankzij digitalisatie krijg je real-time inzichten.

Lees meer
Integreer jouw software

Connecteer met software en tools die je reeds gebruikt.

Lees meer
Financier jouw facturen

Krijg jouw verkoopfacturen
meteen betaald.

Lees meer
Belangrijke statistieken

Vertrouwd door meer dan 85.000 KMO's wereldwijd

Billtobox, de oplossing voor gepassioneerde ondernemers.

+35K

Bedrijven dagelijks actief op Billtobox.

+750K

Documenten per maand verwerkt.

28

Landen waar Billtobox toonaangevend en actief is.

Features

De meest efficiënte manier om facturen en betalingen te ontvangen, verwerken en verzenden

Billtobox is de software voor ondernemers die wordt gebruikt voor het beheer van facturen, bonnetjes en andere documenten die zij nodig hebben om een nauwkeurige en veilige financiële administratie bij te houden.

Met handige features zoals:

Makkelijk facturen opmaken en verzenden
Populaire feature
Met Billtobox maak en verstuur je facturen naar jouw klanten in minder dan 60 seconden.
Send and create invoices page
Stuur al jouw facturen en bonnetjes door naar jouw accountant
Neem een foto van een bonnetje met de app en stuur het meteen door naar jouw accountant. Zo eenvoudig is het!
Forward all invoices and receipts page application
Banqup Business Wallet
Billtobox biedt een unieke geintegreerde combinatie voor betalingen.
Open een IBAN account en betaal en word betaald vanuit 1 applicatie.
Banqup Business Wallet
Reconciliatie
Ontvang een bericht wanneer je een factuur ontbreekt.
Of wanneer je een betaling nog niet ontvangen hebt.
Reconciliation application page
Jouw administratie, overal.
Alle tools die je nodig hebt om jouw facturen te uploaden en te betalen.
En jouw cashflow bij te houden. - in één app.
Your administration in your pocket

Klaar om met Billtobox aan de slag te gaan?
Start je gratis proefversie vandaag nog.

We koppelen met:

Logo of Octopus
Logo of Wings
Logo of Winbook
Logo of Lyanthe
Logo of Wolters Kluwer
Logo of Exact software
Logo of Sage software company
Logo of Venice company
FAQs

Veelgestelde vragen

Wat vroegen andere gebruikers zich af?

Kan ik op elk moment mijn toestemming intrekken voor het koppelen van mijn Billtobox-account aan Peppol?

Ja, je kunt te allen tijde jouw toestemming intrekken voor deze koppeling. Neem contact op met onze klantenservice voor hulp bij het intrekken van de toestemming.

Moet ik mijn Billtobox-account ergens voor configureren nadat het is gekoppeld aan Peppol?

Nee, nadat jouw Billtobox-account is gekoppeld aan Peppol, hoef je niets extra te configureren. Je kunt onmiddellijk profiteren van de voordelen van Peppol voor jouw elektronische facturatie.

Hoe lang duurt het voordat mijn Billtobox-account op Peppol is geactiveerd nadat ik toestemming heb gegeven?

Na het indienen van het toestemmingsformulier zal jouw aanvraag opgenomen worden voor ons support-team. De activatie zal doorgaans binnen een redelijke termijn plaatsvinden.

Moet ik extra kosten betalen voor het activeren van mijn Billtobox-account op Peppol?

Nee, de activatie van jouw Billtobox-account op het Peppol-netwerk is volledig gratis. Dit is een service die wij aanbieden om jouw zakelijke processen te verbeteren.

Wat is het voordeel van het koppelen van mijn Billtobox-account aan het Peppol-netwerk?

Het koppelen van jouw Billtobox-account aan het Peppol-netwerk biedt jou de mogelijkheid om naadloos elektronische facturen te verzenden en ontvangen, efficiënter en gestandaardiseerd. Dit is vooral belangrijk gezien de verplichte e-facturatie in België vanaf 1 januari 2026.

Is Itsme vereist om een document te ondertekenen?

Of je Itsme nodig hebt, hangt af van het gekozen ondertekeningsniveau door de afzender. Voor het hoogste niveau, niveau 3 (gekwalificeerde elektronische handtekening), is Itsme verplicht. Bij niveau 2 (geavanceerde elektronische handtekening) kan de afzender kiezen tussen verificatie via sms of Itsme. Raadpleeg onze FAQ-sectie voor meer details over de ondertekeningsniveaus. Als je instructies nodig hebt voor het installeren en koppelen van de Itsme-app, volg dan de bijgevoegde link.

Waar kan ik meer informatie vinden over elektronische handtekeningen?

Voor gedetailleerde informatie en richtlijnen over elektronische handtekeningen kunt u terecht op de officiële website van de Europese Unie.

Zijn elektronische handtekeningen wettelijk erkend in de EU?

In de Europese Unie zijn elektronische handtekeningen wettelijk geaccepteerd en hebben ze dezelfde rechtskracht als traditionele handgeschreven handtekeningen. Dit is vastgelegd in de eIDAS-verordening (Verordening (EU) Nr. 910/2014), die zorgt voor de standaardisatie van elektronische identificatie en vertrouwensdiensten binnen de EU.

Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen?

Elektronische handtekeningen bieden verschillende voordelen zoals een snellere afhandeling, kostenbesparing, meer efficiëntie, minder papiergebruik en wereldwijde bereikbaarheid. Hierdoor wordt het ondertekeningsproces gestroomlijnd en de noodzaak voor fysiek papier verminderd.

Zijn elektronische handtekeningen betrouwbaar?

Elektronische handtekeningen zijn voorzien van maatregelen die zowel de echtheid van het document als de identiteit van de ondertekenaar garanderen. Met behulp van verschillende authenticatiemethoden kunnen we zeker stellen dat de ondertekenaar echt de persoon is die hij of zij zegt te zijn tijdens het ondertekenen. Dit maakt de handtekening juridisch sterk en betrouwbaar. Bij de signing service van Banqup staat de veiligheid en echtheid van uw documenten en handtekeningen altijd centraal, evenals de beveiliging van ons systeem.

Waarom heb ik een e-mail ontvangen?

Je hebt een e-mail van afzender@unifiedpost.com gekregen omdat iemand via onze dienst een document naar je heeft verzonden om te ondertekenen. De persoon die het document heeft verstuurd, heeft jouw e-mailadres gebruikt met toestemming om contact met je op te nemen.

Wat zijn elektronische handtekeningen?

Een elektronische handtekening is de digitale versie van een handgeschreven handtekening. Net als bij een traditionele handtekening, bevestigt een elektronische handtekening dat de ondertekenaar de inhoud van een document heeft gezien en hiermee instemt. Het verschil is dat het digitaal gebeurt. In veel rechtsgebieden hebben elektronische handtekeningen dezelfde wettelijke waarde als handgeschreven handtekeningen.

Hoe kan ik mijn aankoopfacturen ontvangen op Billtobox?

Er zijn 4 eenvoudige manieren om uw facturen toe te voegen aan Billtobox:

Download de facturen van uw computer.

Voeg uw ticketjes en bonnetjes toe via de mobiele applicatie.

Ontvang uw facturen rechtstreeks op uw Billtobox-account via het speciale e-mailadres of via ons Crossnet-netwerk.

Kan ik een bestand met meerdere facturen toevoegen?

Ja, u kunt uw bestanden rechtstreeks op Billtobox splitsen met de knop "Importeren en splitsen".

Neemt Billtobox contact op met mijn klanten als ze te laat betalen?

Billtobox neemt contact op met je klant als deze te laat betaalt. Als je klant na onze aanmaningen nog niet betaald heeft, dragen wij na 60 dagen de inning van de factuur over aan Atradius Collections.

Waarom biedt Billtobox factuurfinanciering aan?

Als onderdeel van Unifiedpost Group willen we ondernemers en zelfstandigen helpen om succesvol te zijn met hun bedrijf. Dit doen we onder meer door financiering aan te bieden voor verkoopfacturen. Ontdek hier wat Billtobox nog allemaal kan betekenen voor jouw bedrijf.

Is het veilig om een verkoopfactuur te laten uitbetalen?

Bij Billtobox streven we naar de hoogste standaarden op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid. We doen er dan ook alles aan om de veiligheid te waarborgen. In de privacyverklaring lees je meer over de verwerking van je gegevens.

Hoe lang duurt het voor ik het bedrag van de verkoopfactuur ontvang waarvoor ik een financiering heb aangevraagd?

We streven ernaar om binnen de 24 uur na aanvraag van een financiering 90% van het bedrag van de verkoopfactuur over te maken naar je Banqup Business Wallet.

Waar moet mijn factuur aan voldoen?

Je factuur moet aan de volgende voorwaarden voldoen om gefinancierd te worden:

- Je facturen moeten in euro zijn opgesteld voor zakelijke klanten (met uitzondering van overheden) in België, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk of Luxemburg.

- De maximale betalingstermijn van de factuur mag niet meer dan 60 dagen bedragen.

- De factuur mag niet betwist worden.

- Het werk moet voltooid zijn.

- Het minimale factuurbedrag mag niet minder dan EUR 350,- bedragen.

- De betalingstermijn mag niet zijn verstreken.

- Je moet de financiering binnen 14 dagen na factuurdatum aanvragen.

Hoeveel facturen kan ik tegelijkertijd aanbieden?

Als Billtobox-klant kun je een onbeperkt aantal facturen tegelijkertijd aanbieden. Het totaalbedrag van de openstaande verkoopfacturen mag echter niet meer dan €100.000 bedragen.

Welke soorten bedrijven komen voor factuurfinanciering in aanmerking?

Om gebruik te maken van factuurfinanciering moet de onderneming in België of Nederland gevestigd zijn en minstens 3 jaar bestaan. Billtobox controleert de kredietscore van de onderneming met behulp van een ratingbureau. Helaas kunnen zij deze dienst momenteel niet aanbieden aan eenmanszaken, bedrijven in de bouwsector, verzekeraars of financiële dienstverleners.

Zijn er kosten verbonden aan factuurfinanciering ?

Voor elke factuur die je aan Billtobox verkoopt, betaal je een vast percentage van 3% van de factuurwaarde. Daarnaast dien je een Billtobox Premium met Betaaldiensten abonnement af te sluiten om van de financieringsoplossing te kunnen genieten. (klik hier voor meer informatie over het Premium abonnement). Er zijn geen andere en/of verborgen kosten bij ons.

Wat zijn de voordelen van factuurfinanciering?

Factuurfinanciering biedt als voordeel dat je als ondernemer eerder over het geld beschikt dat je tegoed hebt van je klanten. Dit kan je cashflow verbeteren en zo de groei van je bedrijf mogelijk maken. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over het innen van de openstaande facturen en zijn er geen verborgen kosten.

Hoe gaat factuurfinanciering in zijn werk?

Factuurfinanciering werkt als volgt:

- Jij als bedrijf/ondernemer levert een product of dienst aan jouw klanten en verstuurt een verkoopfactuur met een betalingstermijn, bijvoorbeeld 30 dagen.

- Jij verkoopt vervolgens deze factuur/facturen aan Billtobox. Wij nemen het eigendom van de factuur over en betalen jouw als bedrijf/ondernemer 90% van het bedrag van de factuur.

- Billtobox stuurt de factuur naar jouw klant en incasseert het bedrag wanneer de factuur vervalt. Billtobox draagt vervolgens het resterende bedrag van de factuur, minus de kosten voor de financiering, over aan jou.

Wat is factuurfinanciering?

Factuurfinanciering is een alternatieve manier van financiering die steeds populairder wordt onder ondernemers. Het houdt in dat je als bedrijf openstaande facturen verkoopt aan een financieringsmaatschappij, zoals Billtobox. In ruil daarvoor krijg je een voorschot op het bedrag dat op de factuur vermeld staat. Op die manier kun je als ondernemer eerder beschikken over het geld dat je tegoed hebt van je klanten en zo je cashflow verbeteren, en je bedrijfsactiviteiten uitbreiden of verbeteren. Billtobox int vervolgens het bedrag van de factuur van jouw klant wanneer deze vervalt en rekent een percentage van de factuur als vergoeding.

Kan ik mijn klanten elektronische facturen sturen?

Door Billtobox te gebruiken voor het maken/versturen van uw facturen, kunt u uw klanten elektronische facturen sturen, rechtstreeks naar hun Billtobox-account.

Kan ik mijn collega's uitnodigen om de Billtobox Console te gebruiken?

Ja, u kunt al uw medewerkers uitnodigen om de Billtobox console te gebruiken. Zij zullen via hun eigen toegang kunnen inloggen en de dossiers van hun klanten kunnen beheren.

Hoe koppel ik mijn boekhoudprogramma aan Billtobox?

Ons salesteam helpt u graag om Billtobox aan uw boekhoudpakket te koppelen.

Vul daarvoor het contactformulier in en wij nemen contact met u op.

Kan ik hulp krijgen voor mijn klanten?

Wij bieden verschillende mogelijkheden voor uw klanten (Webinars, tutorials, video training...) om hun overgang naar Billtobox te vereenvoudigen.

Kan ik een gratis training krijgen voor mijn werknemers?

Ja, uw contactpersoon leidt uw werknemers graag bij u op kantoor op.

Hoe beheer ik de accounts van mijn klanten?

Als accountant krijgt u toegang tot de Billtobox Console waarmee u al uw klanten kunt centraliseren en beheren.

Hoe wordt een elektronische factuur in het boekhoudsysteem verwerkt?

Billtobox stuurt de XML naar de map van uw keuze.  

Alle gegevens worden vooraf ingevuld in uw boekhoudprogramma (leveranciers, datum, enz.), u hoeft alleen nog maar de boeking te controleren en uit te voeren.

Is er een gratis versie van Billtobox?

Ja, je kunt altijd de gratis versie van Billtobox gebruiken die beperkt is tot 50 documenten per jaar.

Kan ik Billtobox gebruiken zonder tussenkomst van mijn boekhouder?

Ja, je kunt je facturen rechtstreeks naar je boekhoudprogramma uploaden via e-mail of via Synqup.

Kan ik andere soorten documenten (contracten, Visa uittreksels, etc) toevoegen aan Billtobox?

Ja, in het Doc Center kan je je eigen mappenstructuur maken om je documenten digitaal te organiseren.

Moet ik mijn papieren facturen bewaren?

Nee, Billtobox biedt je een veilig digitaal archief van al je facturen gedurende de wettelijke termijn.

Je kunt je facturen heel gemakkelijk opzoeken met behulp van de verschillende beschikbare filters.

Kan ik mijn bankafschriften naar mijn accountant sturen?

Ja, door je bankrekeningen te koppelen aan Billtobox worden je bankafschriften automatisch doorgestuurd naar je accountant in verschillende formaten zoals PDF, CODA of CAMT.

Welke banken kan ik koppelen aan Billtobox?

U kunt alle Belgische banken koppelen aan je Billtobox-rekening.

Hiervoor moet je toestemming geven om je bankrekening aan Billtobox te koppelen.

Kan ik mijn bankafschriften ophalen in Billtobox?

Ja, wij bieden u de mogelijkheid om alle afschriften van uw Banqup Business Account en alle externe bankrekeningen gekoppeld aan Billtobox op te vragen. Je kunt ze downloaden in het formaat van jouw keuze (PDF, CODA en CAMT).

Kan ik bulkbetalingen doen?

Ja, selecteer gewoon de facturen die je wil betalen, klik op de knop "Documenten betalen" en autoriseer de betaling via de Banqup ID-applicatie.

Heb ik een kaartlezer nodig om betalingen uit te voeren?

Nee, je hebt geen kaartlezer nodig. Dankzij de applicatie Banqup ID kunt u heel gemakkelijk uw betalingen uitvoeren zonder dat u via uw bankomgeving hoeft in te loggen.

Wat is Peppol?

Het is een beveiligd internationaal netwerk waarmee uw bedrijf elektronische documenten (facturen, enz.) kan uitwisselen met alle gebruikers die op het Peppol-netwerk zijn geregistreerd.

Daarvoor heb je een zogenaamd Peppol access point nodig zoals Billtobox.

Kan ik geld innen van mijn klanten via Billtobox?

Ja, door de betalingsdienst te activeren, kunt u uw klanten laten betalen via de Paylink-knop op uw facturen of via de Banqup-terminal.

Kan ik offertes maken?

Ja, door de module Smart Invoice te activeren, kunt u heel eenvoudig offertes maken en deze omzetten in elektronische facturen.

Welke afleverkanalen zijn beschikbaar op Billtobox?

U kunt uw facturen rechtstreeks naar een andere Billtobox-gebruiker sturen via Crossnet, per e-mail, via Peppol, per post of via onze Print&Post dienst.

Wat is een elektronische factuur?

Een factuur is elektronisch als :

- De factuur wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat

       EN

- Het formaat maakt het mogelijk de factuur automatisch en elektronisch te verwerken.

Het versturen van facturen in PDF-formaat voldoet niet aan deze eisen, omdat de ontvangers deze bestanden niet automatisch kunnen verwerken.

Het gebruik van elektronische facturen zal geleidelijk verplicht worden. Lees meer op onze blog.

Hoe stuur ik mijn facturen naar mijn accountant?

Na het toevoegen van uw facturen verschijnt de status "Te aanvaarden".

Na controle van de gegevens zijn de facturen klaar om naar uw accountant te worden gestuurd. Selecteer ze daartoe en klik op de knop "Accepteren". Je facturen worden automatisch doorgestuurd.

Wat is het Crossnet-netwerk?

Het Crossnet-netwerk omvat alle bedrijven die Billtobox, Banqup of een andere Unifiedpost-dienst gebruiken om elektronische facturen te versturen, alsook andere netwerken of platformen zoals Peppol.

Is een PDF een elektronische factuur?

Nee, een PDF is geen elektronische factuur, maar dankzij onze OCR kunnen wij uw PDF-facturen omzetten in elektronische facturen.

Op welk toestel kan ik Billtobox gebruiken?

Je kunt Billtobox gebruiken op je computer, tablet of smartphone.

Je vindt onze mobiele applicatie op Google Play of in de App store.

Hoe kan mijn accountant zich registreren bij Billtobox zodat ik mijn documenten met hem/haar kan delen?

Vul gewoon het contactformulier in op het accountantsgedeelte van onze site. Een lid van ons team zal contact opnemen met de accountant om hem te helpen met Billtobox aan de slag te gaan.

Is support bij elk abonnement inbegrepen?

Ja, ons support team zal je graag helpen.

Je kan contact met hen opnemen door te klikken op de "support" knop bovenaan de pagina of via de Help knop in je Billtobox-account.

Hoe maak ik een Billtobox account aan?

Heel eenvoudig, klik gewoon op de knop "Activeer uw proefversie" en volg de verschillende stappen, het kost je slechts enkele ogenblikken.

Je bent nu klaar om Billtobox te gaan gebruiken.

Moet ik kennis hebben van andere software om Billtobox te kunnen gebruiken?

Nee, we hebben Billtobox zo ontwikkeld dat al onze klanten het gemakkelijk kunnen gebruiken.

Je hoeft dus geen IT expert te zijn. Als je je computer kunt aanzetten, kun je Billtobox gebruiken.

Kan ik Billtobox gratis proberen?

Ja, dat kan! Het pakket (Free) is een gratis bundel die jou toelaat Billtobox gratis uit te testen. Deze bundel is geschikt om 50 facturen per jaar te verwerken. Wens je graag meer facturen te verwerken of wil je overschakelen naar een pakket met nog meer opties? Schakel eenvoudig over naar een ander pakket en al jouw opgeslagen gegevens worden automatisch mee overgezet.

Hoe kan ik een Billtobox-account aanmaken?

Aanmelden voor Billtobox kan ieder moment van de dag. Ga naar de loginpagina van het Billtobox platform en klik op ‘Nog geen klant?’. Je zal gevraagd worden je mailadres in te vullen, waarna je een mail zal ontvangen met enkele instructies. Vul de nodige persoonlijk/ondernemingsgegevens in en na de validatie kan je starten met Billtobox.

Heb ik voorkennis nodig van andere softwareprogramma's om Billtobox te kunnen gebruiken?

Helemaal niet! Billtobox is een gebruiksvriendelijk platform dat iedereen toelaat om eenvoudig facturen te ontvangen, te verzenden en te archiveren.

Testimonials

Vertrouwd door meer dan 85.000 KMO's wereldwijd

De meest efficiënte manier om facturen en betalingen te ontvangen, verwerken en verzenden.

Triangle behind a mountain range made with structural grid like texture

"Billtobox is een quick fix die echt werkt; snel, plug & play. Al wat ik kan zeggen, probeer het zelf!"

Franky De Smet - Van Damme

Bezieler van Turbeau Noir

Accountant?
Ontdek wat wij voor u kunnen doen

Welcome to our Billtobox website! We, and third parties, use cookies on our websites. We use them to enhance site navigation, analyse site usage and assist in our marketing efforts. You can read more about our cookies and change your preferences by clicking on ‘Change my settings'. By clicking on 'Accept all cookies’, you agree to the use of all cookies as described in our  Privacy cookie policy.