Was ist, wenn Ihr Unternehmen nicht bereit für die verpflichtende E-Rechnungsstellung in Belgien ist
Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Transaktionen zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien mittels einer gültigen elektronischen Rechnung abgewickelt werden. Viele Organisationen bereiten sich noch auf diesen Übergang vor. Neben den von den Behörden festgelegten finanziellen Sanktionen kann eine späte Einführung auch zu Verzögerungen bei Zahlungen führen. Was bedeutet dies für Ihre Organisation und welchen Risiken sind Sie ausgesetzt, wenn Sie nicht rechtzeitig bereit sind
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Für wen gilt die Verpflichtung?
Die Verpflichtung gilt für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien, die Rechnungen mit anderen Unternehmen austauschen. Dies umfasst selbstständige Berufstätige, Kleinstunternehmen, mittelgroße Organisationen und große Unternehmen mit eigenen ERP-Systemen. Ab dem ersten Januar 2026 müssen sie elektronische Rechnungen über einen anerkannten Kanal wie senden und empfangen. PeppolWenn eine der Parteien eine gültige E-Rechnung nicht verarbeiten kann, entsteht dadurch sowohl für den Absender als auch für den Empfänger ein rechtliches und administratives Problem.
Welche Sanktionen gelten, wenn Sie sich nicht daran halten?
Elektronische Rechnungsstellung ist keine optionale Form der Digitalisierung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Die belgischen Behörden haben klare Geldstrafen für Unternehmen festgelegt, die keine gültigen E-Rechnungen senden oder empfangen können.
Erstes Vergehen: 1.500 €
Zweiter Verstoß: 3.000 €
Dritter Verstoß: 5.000 €
Außerdem gilt eine Rechnung nicht als gültig, wenn sie nicht korrekt über Peppol ausgetauscht wird. Dies kann zu nicht abzugsfähiger Mehrwertsteuer führen, was finanzielle Folgen sowohl für den Absender als auch für den Empfänger hat. Falsche oder nicht zugestellte Rechnungen verursachen ebenfalls Zahlungsverzögerungen und Diskussionen über die Gültigkeit, die den Cashflow unter Druck setzen können.
Wird jeder sofort eine Geldstrafe erhalten?
Die belgische Steuerverwaltung bietet eine kurze Kulanzfrist bis Ende März 2026 für Unternehmen, die nachweisen können, dass sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen begonnen haben, aus technischer Sicht jedoch noch nicht vollständig funktionsfähig sind. Die Verpflichtung selbst bleibt in Kraft. Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie aktiv an der Umstellung arbeiten. Wer nichts unternimmt, kann sich nicht auf diese vorübergehende Flexibilität berufen.
Was kannst du tun, wenn du noch nicht bereit bist?
Die gute Nachricht ist, dass es in den meisten Fällen nicht kompliziert ist, Peppol‑bereit zu werden. Für viele Unternehmen und insbesondere KMU reicht eine einfache Registrierung bei einer Rechnungsstellungslösung aus, um die Anforderungen zu erfüllen.
Schnelle Schritte für selbstständige Fachkräfte und KMU
Registrierung bei Peppol über Lösungen wie die Banqup E-Rechnungsplattform dauert weniger als dreißig Minuten. Sie erhalten eine gültige Peppol-ID und können sofort E-Rechnungen gemäß dem gesetzlichen Standard senden und empfangen.
Schneller Einstieg in Unternehmen mit ERP- oder anderen Systemen
Wenn eine Integration erforderlich ist, können Sie dennoch über Banqup eine gültige Peppol-ID aktivieren, sodass Sie dem Gesetz entsprechen. Die Anbindung an Ihre bestehenden Systeme kann anschließend über einen Standard-Connector oder eine API abgeschlossen werden. So vermeiden Sie Verzögerungen, Bußgelder und Probleme bei der Rechnungsverarbeitung.
Maßnahmen, die Sie heute ergreifen sollten, um Strafen zu vermeiden
Fordern Sie die Peppol-ID von Kunden und Lieferanten, um einen korrekten Austausch sicherzustellen.
Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen bereits registriert ist und ob die Peppol-ID mit Ihrer Unternehmensnummer verknüpft ist.
Dokumentieren Sie, dass Sie Rechnungen korrekt über Peppol einreichen, damit Sie im Streitfall die Einhaltung nachweisen können.
Verweisen Sie Lieferanten, die noch nicht bereit sind, an eine Lösung wie Banqup, um Verzögerungen zu vermeiden.
Seien Sie bereit für Peppol-E-Rechnungsstellung in Belgien mit Banqup
Wenn Sie noch nicht bereit sind, besteht kein Grund zur Panik, aber die Frist sollte nicht ignoriert werden. Die Sanktionen sind klar, die Verpflichtung gilt für alle Unternehmen und die Auswirkungen eines falschen Rechnungsaustauschs können erheblich sein. Gleichzeitig ist es einfacher, Peppol-fähig zu werden, als viele erwarten. Für die meisten Unternehmen ist es eine Sache von Minuten und größere Organisationen können pragmatische Zwischenlösungen nutzen, um schnell konform zu werden. Je früher Sie den Wechsel vollziehen, desto geringer ist das Risiko von Bußgeldern, Verzögerungen und Streitigkeiten und desto eher läuft Ihre Rechnungsstellung sicher und fehlerfrei. Möchten Sie Hilfe bei der Aktivierung von Peppol oder eine Anleitung, um Ihre Organisation so schnell wie möglich bereit zu machen? Mit der Banqup E‑Invoicing-Lösung können Sie sofort starten. Die Banqup Group unterstützt täglich Tausende von Unternehmen bei diesem Übergang. Kontaktieren Sie uns oder registrieren Sie noch heute Ihr Banqup-Konto.
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