Die elektronische Rechnungsstellung in Belgien kommt: Tipps für einen reibungslosen Start
Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung über Peppol ist in vollem Gange. Die Zahlen zeigen, dass wir auf dem richtigen Weg sind, aber sie machen auch deutlich, dass viele Unternehmen ihren tatsächlichen Start noch aufschieben. Das kann in naher Zukunft zu praktischen Problemen führen. Es ist an der Zeit, nach vorne zu schauen und zu handeln.
Aktueller Status: Viele Registrierungen, wenig Nutzung
In der letzten Woche des Dezembers 2025, über 800.000 Peppol-IDs wurden registriert, von insgesamt 1,2 Millionen USt-IdNr.. Dies ist ein ermutigendes Signal, da immer mehr Unternehmen den Schritt in Richtung Peppol machen und die Zahl der Registrierungen weiter zunimmt.
Allerdings klafft eine deutliche Lücke zwischen Registrierung und tatsächlicher Nutzung. Im gleichen Zeitraum nur etwa 3 Millionen Peppol-Rechnungen pro Monat verschickt wurden. Nach Schätzungen des Föderalen Öffentlichen Dienstes BOSA sollte diese Zahl auf 40 Millionen Rechnungen pro Monat. Diese Lücke zeigt, dass viele Unternehmen registriert sind, Peppol-Rechnungsstellung jedoch noch nicht aktiv umgesetzt haben.
Was ist, wenn du noch nicht bereit bist?
Für Unternehmen, die nicht rechtzeitig voll betriebsbereit sind, erlaubt die Regierung eine Toleranzfrist von bis zu drei Monaten unter bestimmten Bedingungen. Obwohl dies etwas Luft verschafft, ist es keine langfristige Lösung. Unternehmen, die ihre Verpflichtungen zur E-Rechnungsstellung nach diesem Zeitraum nicht erfüllen, riskieren Sanktionen, wie beispielsweise Geldbußen oder andere verwaltungsrechtliche Maßnahmen. Weitere Informationen zu den Folgen einer nicht rechtzeitigen Vorbereitung finden Sie in dieser Blog.
Da viele Unternehmen ihren Start bis zum letzten Moment aufschieben, erwarten wir praktische Start-up-Probleme am Anfang von 2026. Denken Sie an fehlerhafte Daten, inkompatible Systeme oder Verzögerungen bei der Rechnungsstellung. Eine gründliche Vorbereitung ist daher unerlässlich.
Wie Sie reibungslos mit Peppol starten: Tipps & Tricks
Um Probleme zu vermeiden und einen reibungslosen Peppol-Start sicherzustellen, helfen Ihnen diese praktischen Tipps, auf Kurs zu kommen:
1. Fange klein an und teste schrittweise
Beginnen Sie heute mit einer begrenzten Anzahl von Kunden oder Lieferanten, um den Peppol-Prozess zu testen. Dies ermöglicht es Ihnen, anfängliche Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor Sie Peppol umfassend in Ihrem Unternehmen einführen.
2. Überprüfen Sie Ihre Stammdaten
Stellen Sie sicher, dass alle Informationen in Ihrem ERP- oder Abrechnungssystem korrekt und aktuell sind, einschließlich:
Firmennummern
Peppol-IDs (wie KBO- oder GLN-Nummern)
E-Mail-Adressen (zum Beispiel für Erinnerungen)
Korrekte Ansprechpartner
Genaue Daten bilden die Grundlage für eine reibungslose elektronische Rechnungsstellung.
3. Kommuniziere proaktiv mit deinem Netzwerk
Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten rechtzeitig. Eine einfache E-Mail genügt, um anzugeben, ob Sie bereits für Peppol bereit sind oder wann Sie es sein werden. Dies hilft, Überraschungen und Missverständnisse zu vermeiden.
4. Treffen Sie klare Vereinbarungen über Peppol-IDs
Rechnungen werden nicht immer anhand der Unternehmensnummer versendet. Manchmal wird eine GLN-Nummer oder eine andere Peppol-ID verwendet. Machen Sie deutlich, welche Peppol-ID verwendet werden soll und wann. Weitere Erläuterungen zu den verschiedenen Arten von Peppol-IDs finden Sie in unser Blog.
5. Überwachen Sie Ihre Rechnungsstellung und Ihren Cashflow
Achten Sie insbesondere in der Startphase genau auf Ihre Rechnungsstellung. Dies verhindert Zahlungsverzögerungen und stellt sicher, dass Ihr Cashflow und die betriebliche Kontinuität nicht gefährdet werden.
Fazit
Peppol ist nicht länger eine Geschichte der Zukunft, es ist eine Realität, der sich jedes Unternehmen stellen muss. Wer jetzt testet, kommuniziert und optimiert, wird später Stress und Probleme vermeiden. Wenn Sie heute beginnen, werden Sie morgen wirklich bereit sein.
