Das E-Rechnungsgesetz für den B2B-Bereich wurde in Deutschland verabschiedet

Dieser Artikel wurde zuletzt am 21. Juli 2026 aktualisiert, um die neuesten BMF/BMJV-Hinweise und die strategische Roadmap zur Durchsetzung einzubeziehen.

Das Wachstumschancengesetz

Am 17. November 2023 wurde das Wachstumschancengesetz, das auch die Regelung zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich enthält, vom Deutschen Bundestag verabschiedet. Das Gesetz wurde gegenüber der ursprünglich eingereichten Fassung mehrfach geändert.

In seiner Sitzung am 21. Februar 2024 befasste sich der Vermittlungsausschuss erneut mit dem Wachstumschancengesetz. Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich blieb im Wesentlichen unverändert, und die bisherigen Zeitpläne behielten ihre Gültigkeit. Gute Nachrichten gab es am 22. März 2024, als der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz mit deutlicher Mehrheit zustimmte.

Diese finale Zustimmung festigt das Mandat für die elektronische B2B-Rechnungsstellung und stellt sicher, dass die Umsetzung gemäß den zuvor festgelegten Zeitplänen erfolgt.

Deutschlands neueste Vorschläge zu MwSt. und E-Rechnung

Aktuelle Definition einer elektronischen Rechnung

Jüngste gesetzgeberische Entscheidungen haben die Definition einer elektronischen Rechnung und die Einordnung von Papierrechnungen im Rahmen der E-Rechnungspflicht bestätigt.

Deutschlands Regeln für die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen sind seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Eine Einführungsphase unter Nutzung der sogenannten „Übergangsregelungen“ erlaubt jedoch die Weiterverwendung von Papierrechnungen und „nicht-konformen“ elektronischen Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) bis zum 31. Dezember 2026.

Unabhängig vom Zeitraum der Übergangsregelungen muss eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung und die korrekte Extraktion umsatzsteuerrelevanter Daten gemäß EN 16931 (oder einem anderen gemeinsam vereinbarten strukturierten Format) ermöglicht. Dies umfasst Formate wie XRechnung (der offizielle deutsche Standard, ursprünglich für B2G entwickelt) und ZUGFeRD (ein beliebtes Hybridformat, sofern es ab Version 2.0 an der EN 16931 ausgerichtet ist). Mehr über diese Formate erfahren Sie hier .

Einfache PDF-Dokumente oder Papierrechnungen gelten künftig nicht mehr als elektronische Rechnungen, sondern werden als „sonstige Rechnungen“ eingestuft.

Neue Fristen und Verfahren für die E-Rechnungspflicht

Für alle B2B-Abrechnungsszenarien gelten die folgenden Fristen und Verfahren:

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen gemäß EN 16931 zu empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen ist die Zustimmung des Käufers nicht mehr erforderlich, sofern die Rechnung in einem strukturierten Format ausgestellt wird.

• Bis zum 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und E-Rechnungen in Formaten, die nicht der EN 16931 entsprechen, sind weiterhin zulässig, dürfen aber nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

• Ab 1. Januar 2027: Verpflichtung zur Ausstellung von B2B-E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von 800.000 EUR oder mehr. Die Nutzung von EDI ist weiterhin zulässig.

• Ab 1. Januar 2028: Verpflichtung zur Ausstellung von B2B-E-Rechnungen für alle Unternehmen. EDI ist weiterhin zulässig, sofern die MwSt.-Informationen gemäß EN 16931 extrahiert werden können.

Checkliste für die strategische Bereitschaft: Umstellung auf strukturierte Rechnungsstellung

Da die B2B-Pflicht stufenweise eingeführt wird, sollten Unternehmen die Compliance als kontinuierliches Infrastrukturprojekt und nicht als einmaliges Ereignis betrachten. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen unter die Ausstellungspflicht ab 2027 oder 2028 fällt, sollten Sie die folgenden Maßnahmen priorisieren, um Ihre steuerliche Compliance zu sichern:

• Stammdaten auditieren: Die strukturierte E-Rechnungsstellung (XRechnung/ZUGFeRD) erfordert absolute Präzision für die automatische Verarbeitung. Stellen Sie sicher, dass Ihre ERP-Systeme bereinigt sind, insbesondere im Hinblick auf USt-IdNrn, Kundenadressen und standardisierte Unternehmenskennungen. Fehlerhafte Daten sind die häufigste Ursache für Validierungsfehler und Rechnungsablehnungen.

• Workflows stresstesten: Warten Sie nicht bis zum Stichtag der Ausstellungspflicht, um mit dem Versand strukturierter Rechnungen zu beginnen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Ausstellung an Ihre häufigsten Partner, um Ihre Validierungs-, Übermittlungs- und Empfangsworkflows zu testen, während die Übergangsregelungen noch ein Sicherheitsnetz bieten.

• Archivierungsstrategien (GoBD) überprüfen: Die digitale Archivierung muss für die langfristige Aufbewahrung, Maschinenlesbarkeit und Prüfungsfähigkeit zukunftssicher gemacht werden. Angesichts laufender regulatorischer Diskussionen über mögliche Änderungen der Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt „Blick in die Zukunft“ weiter unten) sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme für erweiterte Compliance-Zeiträume ausgelegt sind. Wenn Sie sich auf die manuelle PDF-Speicherung verlassen, sollten Sie sich schon jetzt nach automatisierten, GoBD-konformen DMS-Lösungen umsehen.

• Abstimmung mit IT und Anbietern: Bestätigen Sie, dass Ihre spezifische EDI- oder ERP-Konfiguration zur EN 16931-konformen Extraktion in der Lage ist. Viele Altsysteme erfordern spezielle Patches oder Middleware-Updates, um diese Datenanforderungen zu erfüllen. Eine frühzeitige Überprüfung verhindert Engpässe bei Eintritt Ihres Stichtags.

Der Status von EDI

Der Status von EDI wurde geklärt: EDI bleibt für die elektronische B2B-Rechnungsstellung zulässig, solange das gewählte Format die korrekte und vollständige Extraktion der umsatzsteuerrelevanten Daten im Einklang mit EN 16931 (oder einem anderen gemeinsam vereinbarten strukturierten Format) ermöglicht. Es ist keine weitere gesetzgeberischer Beschluss erforderlich.

Hinweis für EDI-Nutzer: Obwohl EDI eine zulässige Übermittlungsmethode bleibt, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass Ihre bestehende Einrichtung standardmäßig konform ist. Die entscheidende Anforderung ist, dass das System die korrekte und vollständige Extraktion der umsatzsteuerrelevanten Daten gemäß EN 16931 ermöglichen muss. Wir haben viele Unternehmen mit bestehenden EDI-Verbindungen gesehen, die technisch Daten übermitteln, aber an den durch das neue deutsche Mandat geforderten Validierungsregeln scheitern. Überprüfen Sie Ihr spezifisches EDI-Nachrichtenmapping unverzüglich gegen den Standard EN 16931.

Praktische Orientierungshilfen und technische Entwicklung

Im März 2026 veröffentlichte die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) eine aktualisierte FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung mit praktischen Hinweisen zu strukturierten E-Rechnungen nach EN 16931, einschließlich Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0). Der Leitfaden hebt wesentliche Validierungsanforderungen, Prüfungen umsatzsteuerrelevanter Daten und die Integration in Buchhaltungsworkflows hervor. Zudem betont er eine Archivierung im Einklang mit dem deutschen Standard für digitale Buchführung und Betriebsprüfung (GoBD), was erfordert, dass strukturierte Rechnungsdaten unverändert, maschinenlesbar und für Prüfungszwecke verfügbar bleiben.

Parallel dazu hat die KoSIT, die deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards hinter der XRechnung, eine Roadmap für XRechnung 4.0 vorgestellt. Diese erweitert den Standard über seinen ursprünglichen B2G-Fokus hinaus, um B2B-Anwendungsfälle besser zu unterstützen. Das Update enthält neue Datenelemente, die an den Digital Reporting Requirements (DRR) im Rahmen von ViDA ausgerichtet sind, was den Schritt Deutschlands zu einer automatisierteren und potenziell echtzeitnahen Umsatzsteuer-Meldung verstärkt.

Diese technischen Entwicklungen, insbesondere die Erweiterung von Standards wie XRechnung 4.0, stimmen mit breiteren politisch-strategischen Signalen überein, die darauf abzielen, strukturierte Rechnungsdaten in naher Zukunft mit verbesserten digitalen Prüfungs- und Analysemöglichkeiten zu verknüpfen.

Die German Electronic Business Address (GEBA) und Peppol

Während die Pflicht für alle B2B-Unternehmen zum Empfang strukturierter E-Rechnungen nach EN 16931 bereits seit dem 1. Januar 2025 aktiv ist, hat Deutschland eine zusätzliche Infrastruktur geschaffen, um die technische Abwicklung von Versand und Empfang erheblich zu vereinfachen: die German Electronic Business Address (GEBA).

• Grundlage: GEBA ist eine standardisierte elektronische Kennung für Unternehmen und deren Untereinheiten innerhalb des Peppol-Netzwerks, die auf der nationalen Wirtschafts-Identifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr) aufbaut, die seit Ende 2024 vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben wird. Für Unternehmen mit USt-IdNr ist die W-IdNr identisch.

• Struktur: Eine GEBA-Adresse kann bis zu drei Komponenten enthalten, was eine präzise Zuordnung innerhalb komplexer Organisationen ermöglicht: die Stamm-W-IdNr (verpflichtend), ein optionales Unterscheidungsmerkmal (für verschiedene Betriebsstätten) und ein optionaler Sub-addressing-Zusatz (für interne Abteilungen wie Einkauf oder Buchhaltung).

• Weiterleitung (Routing): Sie ermöglicht die präzise Abbildung komplexer interner Unternehmensstrukturen im Peppol-Netzwerk und verbessert die Weiterleitung von E-Rechnungen an die richtige Abteilung (z. B. Einkauf, Buchhaltung).

• Status: Die Nutzung von GEBA ist vollständig freiwillig und dient als Infrastrukturebene zur Verbesserung der Dokumentenweiterleitung und Interoperabilität, nicht als neue bürokratische Hürde. Sie koexistiert mit anderen Adressierungssystemen wie GLN oder Leitweg-ID.

• Technische Integration: GEBA ist für Peppol unter dem internationalen Identifikationsschema ISO/IEC 6523 Code „0246“ registriert. Die offizielle Spezifikation wurde von KoSITs XStandards Einkauf (XSE) im Dezember 2025 veröffentlicht und anschließend ab v9.5 (vom 23. Dez. 2025) in die Codeliste des Peppol-Identifikationsschemas aufgenommen.

GEBA wird von Experten als grundlegender Baustein für potenzielle zukünftige Entwicklungen im deutschen E-Reporting gesehen, wie etwa ein 5-Ecken-Modell, das letztendlich auch Finanzbehörden einbinden könnte, womit sich Deutschland für eine strengere digitale Umsatzsteuerkontrolle aufstellt.

Deutschlands Geschichte der E-Rechnung

Deutschland hat, wie viele europäische Mitgliedstaaten, derzeit Mandate für die elektronische Rechnungsstellung im Bereich Business-to-Government (B2G) in Kraft. Alle öffentlichen Stellen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, und alle Lieferanten öffentlicher Stellen müssen elektronische Rechnungen an ihren staatlichen Auftraggeber senden.

Der erste Hinweis auf die Absicht Deutschlands, die elektronische Rechnungsstellung auch im B2B-Bereich zur Pflicht zu machen, gab es am 23. Juni 2023, als die Europäische Kommission dem Land die Erlaubnis erteilte, von bestimmten Teilen der europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie abzuweichen.

Deutschlands Plan deckt sich mit der Richtlinie VAT in the Digital Age (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter), die auch viele andere europäische Mitgliedstaaten dazu veranlasst, ihre Absichten bezüglich der E-Rechnungsregulierung anzugehen.

Blick in die Zukunft: Die erweiterte Roadmap zur digitalen Durchsetzung

Während die Aufmerksamkeit derzeit zu Recht auf den bevorstehenden B2B-E-Rechnungspflichten für 2027 und 2028 liegt, deuten neuere politische Signale der deutschen Bundesregierung auf einen breiteren strategischen Wandel hin zu einer „Digital-first“-Steuerdurchsetzung hin. Diese Ziele wurden im Juli 2026 im vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) und dem Bundesministerium der Justiz (BMJV) veröffentlichten Aktionsplan explizit dargelegt: Aktionsplan: Steuer- und Finanzkriminalität entschlossen bekämpfen.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Initiativen derzeit Teil einer politischen Roadmap und noch kein verabschiedetes Gesetz sind, aber sie vermitteln ein klares Bild der langfristigen Ziele Deutschlands bei der Steuerdigitalisierung. Das technische Fundament für diesen Übergang wird bereits durch Initiativen wie XRechnung 4.0 gelegt, die Datenelemente einführt, die speziell zur Unterstützung dieser zukünftigen Meldeanforderungen entwickelt wurden.

• Elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem: Die Regierung hat die Absicht signalisiert, ein elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem zu entwickeln, das für eine transaktionsbezogene Berichterstattung in Nahezu-Echtzeit ausgelegt ist. Dies deutet darauf hin, dass die derzeitige Umstellung auf die E-Rechnung nur der erste Schritt beim Übergang von periodischen Erklärungen hin zu einer detaillierten, automatisierten Erfassung von Umsatzsteuerdaten ist.

• Erweiterte Betriebsprüfung und KI-gestützte Risikoerkennung: Die Roadmap enthält Pläne für ein neues Datenanalysezentrum und den Einsatz KI-gestützter Risikoerkennung. Dadurch werden voraussichtlich die durch die neue E-Rechnungsinfrastruktur generierten strukturierten Daten genutzt, um Transaktions- und Rechnungsdaten mit einer viel höheren Präzision als bisher möglich zu überprüfen.

• Verlängerte Aufbewahrungsfristen: Ein wesentlicher Vorschlag, der geprüft wird, ist die Verlängerung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 15 Jahre. Für Unternehmen und Dienstleister signalisiert dies die Notwendigkeit, bestehende Speicherarchitekturen, Archivierungsstrategien und Compliance-Prozesse zu überprüfen, um eine langfristige Abrufbarkeit zu gewährleisten.

• Breitere digitale Durchsetzung: Übergreifende Trends wie die für 2028 geplante Registrierkassenpflicht unterstreichen ein behördenübergreifendes Bestreben zur Verschärfung der Compliance und zur Intensivierung der behördenübergreifenden Zusammenarbeit.

Für in Deutschland tätige Unternehmen ist die Botschaft klar: Das Umfeld entwickelt sich hin zu mehr digitalen Daten, fortschrittlicher Analytik und einer deutlich geringeren Toleranz für Meldelücken. Obwohl diese Maßnahmen noch nicht verbindlich sind, stellen sie entscheidende Faktoren dar, die bei der Entwicklung Ihrer digitalen Compliance-Strategie für die kommenden Jahre berücksichtigt werden müssen.

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