Was ist die elektronische Rechnungsstellung?
Was ist E-Rechnungsstellung? Definition der elektronischen Rechnungsstellung
E-Invoicing, kurz für elektronische Rechnungsstellung, ist ein digitalisierter Ansatz für den gesamten Rechnungsprozess. Von der Erstellung der Rechnung über den Austausch, die Verarbeitung bis zur Archivierung. Jeder Schritt der Rechnungsabwicklung ist digitalisiert, was es sowohl Lieferanten als auch Käufern erleichtert, ihre Rechnungsprozesse zu beschleunigen.
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Was ist eine E-Rechnung?
Mit einem E-Invoicing-Tool wird eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt. Das Format der E-Rechnung kann zwischen vielen verschiedenen Standards variieren - von XML über EDITFACT bis hin zu CSV. Der Grund für die Verwendung strukturierter Formate? Damit die Rechnung leicht ausgetauscht und dann in ERP- und Buchhaltungssysteme verarbeitet werden kann. Alle Prozesse sollen es den Teams für Debitorenbuchhaltung (AP) und Kreditorenbuchhaltung (AR) erleichtern zu arbeiten.
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Was E-Rechnungsstellung nicht ist
Es kann leicht passieren, dass man denkt, dass E-Rechnungen einfach jede Rechnung sind, die elektronisch versendet wird, z.B. eine Rechnung als PDF. Das ist jedoch nicht der Fall.
Im Beispiel des PDFs handelt es sich um unstrukturierte Rechnungsdaten und nicht um eine E-Rechnung, da der Empfänger in der Regel die PDF-Datei nicht automatisch verarbeiten kann und der Absender die Datei nicht vollständig verfolgen kann. Papierrechnungen oder per OCR gescannte Papierrechnungen wurden beispielsweise nicht mit strukturierten Daten erstellt. Einige führende E-Rechnungsanbieter können jedoch sowohl mit strukturierten als auch mit unstrukturierten Daten arbeiten, um sie in E-Rechnungen umzuwandeln.
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Was sind die Vorteile von E-Rechnungen?
E-Rechnungsstellung, wie herkömmliche Rechnungsstellung, ist ein wichtiger Bestandteil jeder Käufer- und Lieferantenbeziehung. Sie stellt einen modernen Ansatz für die Teams der Debitorenbuchhaltung (AP) und Kreditorenbuchhaltung (AR) dar, um von der Prozessautomatisierung zu profitieren, Maßnahmen zu implementieren, die die Gesamteffizienz steigern und viele Kosteneinsparungen ermöglichen.
Die Vorteile hören hier nicht auf:
Vereinfacht Verfahren und spart Zeit - Während traditionelle Rechnungsprozesse stark papierbasiert, manuell, zeitaufwändig und fehleranfällig sind, vereinfacht die E-Rechnungsstellung das Verfahren und spart erheblich Zeit. Diese Optimierung des Prozesses ist für Unternehmen wertvoll, da sie Kosten einsparen können. Zum Beispiel, gemäßIOFM steht für "Institute of Finance and Management".Die Kosten für die Rechnungsbearbeitung können zwischen 1 und 21 US-Dollar variieren.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Vollständige Sichtbarkeit - Führende E-Invoicing-Anbieter können verfolgen, wann eine Rechnung gesendet, empfangen, geöffnet, angesehen und sogar bezahlt wurde. Die Bedeutung dieser Funktion sollte bei der Auswahl eines Anbieters nicht unterschätzt werden, da sie es Unternehmen ermöglicht, einen 360°-Blick auf ihren Prozess zu haben.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Schnellere Zahlungen - E-Rechnungsstellung ist automatisch, präzise und sofortig, ohne dass physisch gedruckt und versendet werden muss. Mit weniger Schritten im Prozess und weniger Daten zur Eingabe können Unternehmen schnellere und genauere Zahlungszyklen genießen. Darüber hinaus ermöglichen bestimmte E-Rechnungsstellungstools das Hinzufügen von Digitale Zahlungsschaltfläche Zu Ihrer Rechnung, um es Ihrem Empfänger noch einfacher zu machen, zu bezahlen.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Bedeutungsvolle Arbeit - Für Mitarbeiter passieren deutlich weniger Fehler, und Mitarbeiter können eine innovative Arbeitsweise genießen, ohne Daten eingeben und Finanzdokumente abgleichen zu müssen – alles wird über einen einzigen Prozess erledigt, anstatt einzelne Schritte durchzuführen.
Please provide the text you would like me to translate into German.Erhöhte Sicherheit - In Bezug auf Sicherheit helfen verschlüsselte Dateiübertragungen und sichere Netzwerke, den E-Rechnungsprozess im Vergleich zu seinem manuellen Gegenstück sicherer zu machen.
Werfen Sie einen Blick auf noch mehr Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, sowohl für kleine als auch große Unternehmen. hierBitte geben Sie einen Text ein, den ich für Sie übersetzen soll.
MSC Belgien Das Unternehmen hat seine Rechnungsprozesse erfolgreich digitalisiert mit den innovativen Lösungen der Banqup Group. Die digitale Transformation des Unternehmens hat seine Abläufe optimiert, was zu einer höheren Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Rechnungen führt. Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unsere Fallstudie für alle Details.
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Vorteile verschiedener Rechnungstypen
In der heutigen Geschäftswelt werden verschiedene Arten von Rechnungen verwendet, um Finanztransaktionen zu optimieren und die Buchführung zu vereinfachen. Jede von ihnen bietet einzigartige Vorteile, die Unternehmen dabei helfen können, effizienter und effektiver zu arbeiten. Insbesondere sticht die E-Rechnung mit den meisten Vorteilen hervor, da sie eine überlegene Geschwindigkeit, Genauigkeit und Sicherheit bietet. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile verschiedener Rechnungstypen, die es erleichtern, ihre Unterschiede zu verstehen.
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Wie funktioniert ein E-Invoicing-System?
E-Rechnungsstellung mag kompliziert klingen, ist aber tatsächlich recht einfach zu nutzen. Dank ihrer Einfachheit können Unternehmen jeder Größe von den Prozessen der E-Rechnungsstellung profitieren.
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Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?
Um Ihre E-Rechnung zu erstellen, beginnen Sie mit der Verwendung von Tools wie Ihrem ERP-System oder spezieller E-Rechnungssoftware. Führende E-Rechnungssoftware ist äußerst einfach zu bedienen. Alles, was Sie tun müssen, ist einige Rechnungsfelder einzugeben, die oft je nach Ihrem E-Rechnungsanbieter vorab ausgefüllt werden können.
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Wie man eine elektronische Rechnung sendet
E-Rechnungen werden in der Regel auf zwei verschiedene Arten versendet. Die erste Möglichkeit besteht darin, dass der Sender und Empfänger über eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung die Dokumente austauschen, die oft als elektronischer Datenaustausch (EDI) bekannt ist.
Zweitens, und in letzter Zeit immer beliebter werdend, ist ein Netzwerkmodell, das mehrere Käufer und Verkäufer verbindet und es ermöglicht, verschiedene E-Rechnungsformate umzuwandeln und auszutauschen. Unserer Meinung nach ist dies der einzige Weg für die moderne Netzwerkökonomie.
Für beide Lösungen benötigen Sie nur drei Dinge, um Ihre Rechnung an Ihren Empfänger zu senden.
Empfängeradresse - Genau wie Sie die Adresse des Empfängers für eine Papierrechnung benötigen, erfordert auch das Versenden einer elektronischen Rechnung eine Adresse. Bei der Verwendung elektronischer Rechnungen verwenden Sie in der Regel einen Identifikator wie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine GLN. Einige Netzwerke, wie zum Beispiel das Peppol Im Netzwerk werden zentralisierte Adresssuchen angeboten. Hier können Sie ganz einfach nach Ihrem Empfänger suchen und Ihre Rechnung mit nur wenigen Klicks austauschen.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Rechnungsformat - Wie bereits erwähnt, werden elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten wie XML und EDI geliefert. Diese strukturierten Formate können nahtlos von führenden E-Invoicing-Anbietern verarbeitet und konvertiert werden. Zum Beispiel kann ein Unternehmen wählen, eine XML-E-Rechnung zu erstellen und zu senden, aber der Empfänger kann wählen, die E-Rechnung in seinem bevorzugten Format zu erhalten. Dieser Konvertierungsprozess vereinfacht den Austausch von E-Rechnungen für jedes beteiligte Unternehmen noch weiter.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Infrastruktur - Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über E-Invoicing-Anbieter müssen sowohl der Absender als auch der Empfänger kompatible Systeme haben. Diese Kompatibilität kann so einfach sein wie das Vorhandensein eines E-Mail-Postfachs für den reibungslosen Austausch von Dokumenten.
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Worauf sollte ich achten, wenn ich die E-Rechnungsstellung einführe?
Bei Beginn Ihrer Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ist es wichtig, zuerst Ihre aktuellen finanziellen Prozesse zu analysieren, um zu verstehen, was Sie mit elektronischen, digitalen Praktiken erreichen möchten.
Skizzieren Sie die Ziele Ihres Unternehmens. Zum Beispiel, wechseln Sie auf die elektronische Rechnungsstellung, um zu entsprechen. lokale VorschriftenOder möchten Sie von der Effizienz der E-Rechnungsstellung profitieren?
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Was erwarten Sie von einem Anbieter für elektronische Rechnungsstellung? Denken Sie darüber nach, ob Sie einen Anbieter benötigen, der mit Ihren Anforderungen skalieren kann, oder einen Anbieter, der ein lokales Team hat, das zur Verfügung steht, um zu helfen.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Benötigen Sie zusätzliche Zahlungsmethoden? Eine eingehende und ausgehende Lösung oder die Möglichkeit, elektronische Signaturen zu nutzen? Sie benötigen möglicherweise nicht alle diese Funktionen jetzt, aber es könnte sich lohnen, einen Anbieter in Betracht zu ziehen, der Ihnen all diese Tools in Zukunft anbieten kann.
Please provide the text you would like me to translate into German.Mit welchen Systemen und Tools muss sich Ihre E-Invoicing-Lösung integrieren? Ihre Prozesse werden wesentlich effizienter, wenn Ihre E-Invoicing-Lösung nahtlos in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integriert werden kann.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Berücksichtigen Sie die Netzwerkreichweite. Von Ihren Lieferanten und Kunden, um zu verstehen, ob auch sie von elektronischen Rechnungsprozessen profitieren können.
Please provide the text you would like me to translate into German.Müssen Sie gesetzliche Anforderungen erfüllen? Wenn ja, dann erwägen Sie eine Lösung, die sicherstellen kann, dass Ihre E-Rechnungen immer den lokalen und globalen Vorschriften entsprechen.
Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Einführung neuer GeschäftspartnerLieferanten und Kunden können ebenfalls entscheidend sein, um die ultimativen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen. Daher sollten Sie die Onboarding-Optionen bei der Auswahl einer Lösung erkunden.
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Gesetzliche Anforderungen
Es gibt eine zunehmende Anzahl von E-Rechnungslegung gesetzliche Anforderungen Weltweit sind viele Regierungen proaktiv bestrebt, ihre VAP-Lücke zu schließen. Durch die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung können Regierungen die Gültigkeit jeder Rechnung nachweisen.
Verschiedene Regierungen haben unterschiedliche Regeln und verschiedene E-Rechnungsstandards innerhalb ihrer Zuständigkeiten, z.B. welche Unternehmen sich daran halten müssen, welche E-Rechnungsformate und -modelle sie verwenden müssen usw. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, hat Banqup einen Leitfaden zur Steuerkonformität entwickelt, der detailliert angibt, welche Länder derzeit E-Rechnungsvorschriften haben.
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Wie man mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnt
Erkunden Sie Ihre Möglichkeiten und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Rechnungsprozesse durch die Verwendung von Banqup automatisieren können. AbrechnungslösungVerfügbar für kleine, mittlere und große Unternehmen, die ihre eingehenden und ausgehenden Geschäftsrechnungsprozesse digitalisieren möchten.
Durch Mehrwertdienste können Unternehmen auch von zusätzlichen Funktionen profitieren, die mit unserer Rechnungslösung einhergehen. Von digitalen Zahlungsschaltflächen über elektronische Signaturen bis hin zu einem sicheren Archiv.
