1 dalis. Apskaitos procesų skaitmenizavimas. Nuo ko pradėti?

06-04-2022

Vis daugiau įmonių naudojasi skaitmeninėmis technologijomis, kad galėtų racionalizuoti ir sukurti efektyvesnius darbo procesus. Ne išimtis, jog verslas tendencingai skaitmenizuoja ir su buhalterine apskaita susijusias užduotis.


Skaitmeninis buhalterinės apskaitos tvarkymas keičia verslo įpročius, kaip galima atlikti administracines ir finansines užduotis. Dokumentų skaitmeninimas padeda sukurti struktūrizuotą ir efektyvią darbo sistemą - gerėja kokybė, o ofisai atlaisvėja nuo perpildytų segtuvų.

Ar apskaitos procesų skaitmenizavimas skamba sudėtingai? Pirmiausia reikia atlikti keletą veiksmų, kad sumažintumėte popierinių dokumentų skaičių ir kasdienį rankinį darbą. Tačiau po šių veiksmų atlikimo, skirto laiko ir pastangų – visa tai atsipirks.

Šioje pirmoje mūsų keturių dalių tinklaraščio serijų dalyje padėsime jums išsiaiškinti, ką reikia atlikti, kad sklandžiai pereitumėte prie skaitmeninio sąskaitų valdymo. Įvardinsime galimas kliūtis, su kuriomis galite susidurti, ir sprendimus, kaip jų išvengti.

 

Kas yra apskaitos procesų skaitmenizavimas?

Skaitmeninė apskaita ir jos administravimas susideda iš finansinės informacijos sukūrimo, perdavimo ir saugojimo elektroniniu formatu. Galutinis rezultatas - visi jūsų dokumentai, mokėjimai ir apskaitos procesai yra visiškai skaitmeniniai. Tačiau, kad šį tikslą pasiektumėte, pirma reikia pradėti jūsų sąskaitų faktūrų valdymą elektroniniais formatais (pvz. XML).

Kaip ir dauguma įmonių, jūs administruojate sąskaitas ir analizuojate mokėjimus. Kvitai, sąskaitos faktūros, banko išrašai ir bet kokie kiti pajamas ar išlaidas pagrindžiantys dokumentai yra jūsų apskaitos pagrindas, kurie turi būti saugomi dešimt metų remiantis Lietuvos įstatymais.

 

Taupykite laiką ir energiją!

Buhalterinės apskaitos dokumentų tvarkymas jums gali atrodyti lengvas, tačiau tam turite skirti atskiras spinteles popieriniams dokumentams, aplankus ir tobulinti metodiką, kur ir kaip galima surasti bet kokią sąskaitą, gautą per pastaruosius dešimt metų.

Tačiau kiek laiko ir pastangų reikia visa tai suvaldyti? Jei nesusimąstėte apie tai, pagalvokite, kokią erdvę gali visi šie dokumentai užimti.

Tinkamas apskaitos skaitmeninimo sprendimas gali įmonei sutaupyti daug laiko, vietos ir sumažinti rūpesčių naštą. Jums nebereikės gaišti laiko ieškant dokumentų skirtinguose aplankuose arba nuolat archyvuoti bet kokį naujai gautą dokumentą. Visa tai galima padaryti kur kas greičiau ir lengviau su skaitmeniniu sprendimu. Be to, Lietuvos įstatymai nuo 2021 metų nebereikalauja fiziškai saugoti sąskaitų faktūrų. Tai reiškia, kad daugiau laiko galėsite skirti verslui ir jo plėtrai, darbui su komanda ar klientais.

 

Skaitmeniniai sprendimai užtikrina saugumą

Perėjimas nuo popierinių prie skaitmeninių sąskaitų valdymo ne tik pagreitina apskaitos procesus, tačiau jie tampa ir saugesni.

Jūs galite išrašyti ir šsiųsti sąskaitą savo klientams vos per kelias sekundes, matyti ar ji buvo gauta ir peržiūrėta. Būsite užtikrinti, jog sąskaita nepasimetė ir ji bus apmokėta greičiau. Tuo tarpu gautos sąskaitos yra skaitmenizuojamos ir archyvuojamos vienoje vietoje.

Skaitmeninis sąskaitų tvarkymas didina skaidrumą, dokumentų pasiekiamumą atsakingiems asmenims bei mažina klaidų tikimybę. Gautos popierinės (arba PDF) sąskaitos duomenis dažniausiai reikia suvesti ne vieną kartą visame sąskaitų faktūrų tvarkymo procese (apskaitos sistema, ataskaitos, deklaracijos). Tačiau skaitmeninės sąskaitos minimizuoja duomenų suvedimo poreikį, o tai sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę ir apdorojimo laiką.

 


 

Valdykite sąskaitas sumaniai!

Skaitykite 2-oje dalyje, kada yra tinkamiausias laikas pereiti prie skaitmeninio sąskaitų valdymo. 

 

2 dalis

Rekomenduojami straipsniai