Kas yra e. sąskaita?

10-06-2022

Jei manote, kad elektroninė sąskaita faktūra (arba e. sąskaita) yra suskaitmeninta popierinė ar PDF sąskaita, tai norime paneigti šį mitą ir paaiškinti išsamiau, kas tai yra.


PDF sąskaitos faktūros sugeneravimas ir siuntimas el. paštu - tai nėra elektroninė sąskaita. Tikroji e. sąskaita – tai elektroninis dokumentas, kuris apdorojamas skaitmeniniu būdu nuo jo išrašymo iki suarchyvavimo ir tik tuomet galima įvertinti jo teikiamas naudas.

Lietuvoje jau seniai privaloma pateikinėti išrašytas sąskaitas viešuosiuose pirkimuose per Registrų Centro „E. sąskaita“. Tačiau e. sąskaitų naudojimo praktika po truputį persikelia ir į verslo tarpusavio santykius, siekiant optimizuoti procesus dėl patiriamų kaštų.

Vyriausybių iniciatyva ir verslo siekis dirbti efektyviau su sąskaitomis vis didesnį pagreitį įgauna Europoje. Nuo kitų metų e. sąskaitų naudojimas taps privalomas Lenkijoje ir Serbijoje, o 2025 m.  Latvija planuoja pokyčius, kai tuo tarpu Estijoje jau seniai yra prigijusios elektroninės sąskaitos versle. 

 

Automatizuoti darbo procesai


Pardavimo sąskaitas faktūras išrašote ir siunčiate el. paštu? Tai reiškia, jog jūs atliekate rankinį darbą, kuriame pasitaiko klaidų (pvz. išsiunčiate ne tuo adresatu arba neprisegate PDF dokumento) ir užtrunkate daug laiko. Tuo tarpu e. sąskaitų išrašymas ir pristatymas klientui nėra laikui imlus procesas. Sugeneravus sąskaitą faktūrą - ji automatiškai yra pristatoma tiesiai į jūsų kliento naudojamą sistemą.

E. sąskaita padeda automatizuoti darbo procesus ir tai labiausiai pajaučia sąskaitos gavėjas. Įsivaizduokite, kaip būtų paprasta gauti sąskaitą, kurios duomenys būtų importuojamos tiesiai į apskaitos sistemą. Priešingai nei PDF ir el. pašto derinys, e-sąskaita (XML, UBL) leidžia visiškai automatizuoti gautų sąskaitų faktūrų apdorojimą be jokio žmogaus įsikišimo. Sąskaitos gavėjui nebereikia nei rankinio duomenų suvedimo į ERP arba apskaitos programą, nei sąskaitų skaitmeninimo, kuris užtrunka nemažai laiko ir vis tiek išlieka klaidų tikimybė.



Papildomos naudos

Efektyvesnis pinigų srautų valdymas. Tradicinių sąskaitų faktūrų vizavimo procesas kartais užsitęsia ir apmokėjimo terminas būna jau praėjęs. Remiantis Banqup duomenimis, pastebime, jog elektroninių sąskaitų faktūrų apmokėjimas įvyksta net septyniomis dienomis anksčiau, o tai teigiamai prisideda prie jūsų pinigų srautų valdymo.

Skaidrumas. Automatizuotas sąskaitos persiuntimas atsakingam darbuotojui tolimesniam apdorojimui ar patvirtinimui sukuria skaidresnį procesą bei taupo jūsų ir komandos laiką.

Saugumas. Prieigą prie šio sistemos turi tam tikri atsakingi asmenys, kuriems nebereikia atskirai prašyti buhalterio, kad segtuvuose surastų reikalingą sąskaitą. Taip pat fiziniai dokumentai, anaiptol nei elektroniniai, nėra patvarūs ir su jais pasitaiko nelaimingų atsitikimų (gaisras ir kt.).

Tvarumas. Sąskaitos elektroniniame archyve gali būti saugomos iki 10 m. - kaip ir apibrėžia LR įstatymai. Išvengsite sąskaitų kopijų spausdinimo ir jų archyvavimo segtuvuose, kurie ir taip  užima vietą ofisuose. 




Valdykite e. sąskaitas sumaniai su Banqup!


Išbandyti Banqup


Rekomenduojami straipsniai