Depuis le 18 mai 2022, toutes les entreprises luxembourgeoises ont l'obligation légale de basculer progressivement (en 3 étapes, en fonction des chiffres d'affaires de l'entreprise) vers une facturation totalement dématérialisée, et d’éditer des factures structurées (donc pas de PDF), c’est-à-dire répondant aux normes de l’administration fiscale.
Unifiedpost, leader européen des solutions automatisées dans la dématérialisation de documents et des paiements a voulu savoir si les TPE & PME luxembourgeoises étaient équipées pour cette nouvelle étape cruciale dans la digitalisation des entreprises.
Ainsi durant l’été 2021, OpinionWay a réalisé une étude à l’initiative d’Unifiedpost auprès de 200 dirigeants de TPE & PME luxembourgeoises pour en savoir plus sur leur maturité en terme de digitalisation des outils administratifs.
Les résultats de l’étude étaient saisissants à quelques mois de l’entrée en vigueur de cette obligation.
80% des dirigeants de TPE luxembourgeoises ignorent l’arrivée de l’obligation de facturation électronique.
Par ailleurs, bien que conscients du gain de temps que représentent les solutions numériques de gestion administrative et de facturation, les TPE restent peu équipées en outils dédiés et ignorent pour la plupart les obligations légales de facturation électronique, révélant le besoin d’être accompagnées dans cette transition numérique.
Le passage aux factures électroniques structurées : un enjeu de taille
L’obligation d’émettre des factures électroniques structurées envers les entités publiques depuis mai 2022 pour les entreprises luxembourgeoises est encore largement méconnue des dirigeants de TPE : 92% des TPE-PME ne connaissent pas ou n’utilisent pas la facture électronique structurée.
80% des dirigeants de TPE-PME luxembourgeoises ignorent l’arrivée de l’obligation de facturation électronique structurée. 42% en ont entendu parler et seulement 8% l’utilisent déjà. Ce dernier chiffre augmente néanmoins dans les PME de 5 à 19 salariés, atteignant 14% des répondants.
Un constat préoccupant étant donné que ce format est progressivement le seul accepté par les organes publics depuis le 18 mai 2022.
Des dirigeants de TPE trop occupés pour s’en préoccuper : 1/4 estiment consacrer trop de temps aux tâches administratives
Les tâches administratives peuvent être chronophages pour de nombreuses entreprises. En effet, plus d’un tiers (36%) des interviewés ne sont pas satisfaits du temps consacré à ces démarches : 25% estiment y accorder trop de temps et 11% pas suffisamment.
Des outils numériques largement répandus mais pas forcément synonymes de gain de temps
Afin de simplifier la gestion de documents administratifs (factures, documents de l’administration des contributions, extraits de banques, notes de frais…), les TPE luxembourgeoises ont recours à des outils informatiques. Ces outils donnent globalement satisfaction : plus de 80% des dirigeants jugent ces outils faciles à utiliser, efficaces et adaptés à l’activité de leur entreprise. Néanmoins, les outils utilisés restent très majoritairement sommaires et non professionnels : 84% utilisent des logiciels de bureautique (Excel, Word...), 34% ont recours aux solutions d’un prestataire externe (logiciel, interface web...) et 11% utilisent d’autres types de solutions numériques, tandis que seulement 8% des TPE n’ont aucun outil administratif numérique.
Près d’un quart des personnes interrogées observent que ces outils ne leur font pas gagner de temps.
Espaces numériques et accompagnement dédié, des aides précieuses pour les dirigeants de TPE
Si la grande majorité des dirigeants de TPE-PME ont recours à un prestataire pour la gestion de la comptabilité afin de se décharger des tâches administratives, adoptée par 82% des dirigeants de TPE, l’usage d’un espace numérique pour gérer ses factures s’avère encore peu fréquent : 54% des dirigeants de TPE luxembourgeoises ne disposent pas encore d’un espace numérique (logiciel ou interface) pour payer les factures de leur société.
L’usage de ces outils leur permettrait pourtant de mieux suivre leurs factures au quotidien, surtout pour les entreprises de l’industrie et du BTP qui peinent parfois à garder une bonne visibilité dans ce domaine (12 % reconnaissent qu’ils n’ont pas une bonne visibilité sur les échéances et l’état de paiement de leurs factures entrantes et sortantes).
Au-delà de l’aspect comptable, le recours à un espace numérique de facturation peut garantir aux TPE-PME luxembourgeoises d’être en conformité avec la future obligation d’émettre des factures électroniques structurées dès 2022 lors de leurs échanges avec les organes publics.
" Aujourd’hui, cette enquête confirme les retours terrain de nos équipes : seule une minorité des TPE-PME est prête pour la transition au 18 octobre 2022 ou au 18 mars 2023 (selon le cas) et beaucoup de dirigeants ignorent même jusqu’à l’arrivée de cette obligation légale du recours à la facturation digitale structurée. Au-delà de la contrainte technique liée à la facturation, il y a un réel désir de solutions simples, tout-en-un, adaptées aux besoins des TPE-PME au Luxembourg et permettant de gérer ses tâches administratives simplement, sur le cloud.
Unifiedpost Group, cotée en bourse et leader européen des solutions automatisées dans la dématérialisation de documents et la gestion financière pour les grands groupes européens, s’est engagé à mettre ses 20 années d’expérience au service des PMEs et TPEs luxembourgeoises afin de les épauler dans cette étape importante de la digitalisation de leur business . " Vincent Ulens - Country Manager
Les dates à retenir* :
La loi prévoit une entrée en vigueur en 3 phases en fonction de la taille des entreprises. Notez les dates suivantes dans vos agendas :
- Obligation de facturer électroniquement aux opérateurs économiques de grande taille à partir du 18 mai 2022;
- Obligation de facturer électroniquement aux opérateurs économiques de taille moyenne à partir du 18 octobre 2022;
- Obligation de facturer électroniquement aux opérateurs économiques de petite taille et celles nouvellement créées à partir du 18 mars 2023.
*Source : Chambre de commerce du Luxembourg
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