Co to jest ustrukturyzowana faktura?

27.05.2022

Decyzją Ministerstwa Finansów od 1 kwietnia 2023r. wszyscy podatnicy mający siedzibę na terytorium Polski i wystawiający faktury zgodnie z polską ustawą o VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Co to jest faktura ustrukturyzowana? Co różni e-fakturę od faktury elektronicznej?

Obrazek z komputerem

Source: Unifiedpost

Faktura ustrukturyzowana (nazywana także e-fakturą) to nowy rodzaj faktury elektronicznej. Zawiera ona odpowiednie informacje (w oparciu o przepisy ustawodawcze), jest zapisana w ustalonym formacie elektronicznym, a także ma określoną formę. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), gdzie zostaje jej przydzielony numer identyfikujący tę fakturę, w tym systemie. Posiadanie przez każdego podatnika indywidualnego konta w systemie KSeF pozwala mu wystawić fakturę ustrukturyzowaną w oparciu o wzór udostępniony w ramach elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Zgodnie z planem Ministerstwa Finansów od 1 kwietnia 2023 roku faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla wszystkich. Do tego czasu sprzedaż i usługi można dokumentować trzema rodzajami faktur:

- faktura papierowa
- faktura elektroniczna
- e-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana.

 

Obowiązkowa struktura e-faktury 

“Faktura ustrukturyzowana” - jak sama nazwa wskazuje - ma pewną strukturę - to konkretny, określony format, dzięki któremu możliwe jest poprawne odczytanie i przetwarzanie wszystkich danych zawartych w dokumencie. Mowa tu o takich danych, jak np. data sprzedaży, data wystawienia, kwota do zapłaty, dane kontrahentów itd. Z tego też względu wszystkie informacje zawarte w fakturze ustrukturyzowanej zapisane są nie w formie obrazu, a znaczników XML, które przekazują dane w sposób ustrukturyzowany.

Jeszcze w ramach wyjaśnienia - resort finansów udostępnił wzorzec struktur danych - pliki w formacie XSD (od XML Schema Definition), które zawierają definicje i zasady jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language). Dla podatnika istotne jest by sprawozdanie finansowe wytworzyć jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD.

Powyższy proces odbywa się w ramach programu księgowego, takiego, jak np. Banqup, który odczytuje informacje z dokumentu. 

 

Od kiedy KSeF obowiązkowy?

Aktualnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne. A dla tych przedsiębiorców, którzy zdecydują się już teraz na wystawianie faktur ustrukturyzowanych czekają dodatkowe benefity.

Głównym celem Ministerstwa Finansów przy wprowadzeniu KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych było uszczelnianie systemu podatkowego. Szczególnie ograniczanie wyłudzeń podatku VAT. Niejako przy okazji powstało także funkcjonalne narzędzie, dzięki któremu przedsiębiorca zaoszczędzi czas i pieniądze.

 

Faktura ustrukturyzowana a zwykła faktura elektroniczna

Co różni fakturę ustrukturyzowaną od faktury elektronicznej? Format zapisu. Faktura ustrukturyzowana zawiera konkretne informacje w odpowiednim formacie (XML), które mogą być odczytane wyłącznie przez specjalistyczne programy księgowe, takie jak np. Banqup. Dzięki temu zawarte w fakturze ustrukturyzowanej informacje są przekazywane w sposób automatyczny, bez dodatkowej pracy człowieka. 
Faktura elektroniczna, zgodnie z ustawą o VAT to “faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”. Ustawodawca nie określił, w jakim formacie powinna być zapisana. Praktyka pokazuje, że zwykła faktura elektroniczna ma zazwyczaj format PDF, który jest obrazkowy. Z tego też powodu informacje w niej zawarte muszą zostać odczytane z wykorzystaniem systemu typu OCR - czyli optycznego rozpoznawania znaków. I na tej podstawie zostaną przeniesione do KSeF. Część programów księgowych, w tym Banqup, zawiera tę opcję. 
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga uzyskania zgody odbiorcy na przesyłanie - sposób jej uzyskania nie został określony przez ustawodawcę. Najczęściej stosowanym jest zapytanie mailowe. 
Jest jeszcze jeden wariant - faktura przekazywana droga elektroniczną. To dokument papierowy, który został zeskanowany i przesłany drogą elektroniczną.  

Sprawdź na naszym blogu kogo obowiązują faktury ustrukturyzowane, a także co zawiera faktura ustrukturyzowana oraz przeczytaj ogólne informacje o Krajowym Systemie e-Faktur

Related Blogs