Czym są koszty reprezentacyjne w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Koszty reprezentacyjne w jednoosobowej działalności gospodarczej, a przede wszystkim odliczanie ich w koszty uzyskania przychodu, od lat budzą dyskusje. Wynika to z braku jasnej definicji kosztów reprezentacyjnych w ustawodawstwie. Czy w ogóle i kiedy można je odliczyć? Co z podatkiem VAT? Porządkujemy wiedzę na ten temat.

Definicja kosztów reprezentacyjnych

Ustawodawca nie podaje precyzyjnie definicji kosztów reprezentacyjnych ani nie odwołuje się do innych przepisów w tej kwestii. Rodzi to liczne spory między podatnikami a urzędami skarbowymi. Administracja podatkowa uznawała przez wiele lat za koszty reprezentacji, koszty odznaczające się wystawnością, okazałością i mające na celu wywoływanie dobrego wrażenia.

Sytuację zmieniły wyroki i orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego. 25 stycznia 2012 roku w wyroku o sygnaturze akt II FSK 1445/10 Naczelny Sąd Administracyjny określił: „Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.”

Z kolei w orzeczeniu z 17 grudnia 2012 roku, sygnatura akt II FSK 702/11, Naczelny Sąd Administracyjny przyjął następującą wykładnię pojęcia „reprezentacja”.

Sąd wziął pod uwagę słownikową definicję pojęcia "reprezentacja" i wyjaśnił, „że zgodnie z przyjętym poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się "występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów”.

Kiedy koszty reprezentacji mogą być kosztami uzyskania przychodu?

Decydując o charakterze kosztów, musisz bardzo precyzyjnie określić ich cel. Będą one reprezentacyjne, jeśli ich głównym celem jest stworzenie pozytywnego wizerunku i reputacji prowadzonej działalności. Mogą to być więc aktywności ukierunkowane na partnerów biznesowych lub otoczenie zewnętrzne, które w rezultacie zaowocują podpisaniem kontraktu, umowy czy podjęciem satysfakcjonującej współpracy. Wpływ na ich charakter ma sytuacja, w jakiej zostały poniesione koszty, jak również typ prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej.

Przykładowo, spotkanie z klientem czy partnerem biznesowym w restauracji pomaga w budowaniu relacji i sprawieniu dobrego wrażenia, jest więc wydatkiem reprezentacyjnym, który możesz odliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Reprezentacja czy reklama?

Zgodnie z Ustawą o radiofonii i telewizji „reklamą jest przekaz handlowy, pochodzący od podmiotu publicznego lub prywatnego, w związku z jego działalnością gospodarczą lub zawodową, zmierzający do promocji sprzedaży lub odpłatnego korzystania z towarów lub usług; reklamą jest także autopromocja”. Praktycznie reklamą jest szerokie rozpowszechnianie informacji o produkcie, usłudze, marce, firmie, które ma uwypuklać korzyści i zachęcać do zakupu różne grupy odbiorców. Form reklamy jest bez liku i można wydatki reklamowe zaliczać w koszty, jako że służą pozyskaniu źródeł przychodu. Niektóre wydatki możesz rozliczać w zależności od potrzeb. Przykładowo kwiaty będące dekoracją biura lub ogród zimowy może być reklamą, ale też traktowane jako wystrój zadbanej siedziby firmy, możesz zaliczyć jako wydatki reprezentacyjne odliczane w koszty uzyskania przychodu.

Co z prezentami dla klientów?

Jeśli prezent zawiera logo Twojej firmy to będzie normalnym kosztem reklamy i możesz go odliczyć w koszty uzyskania przychodu oraz odliczyć podatek VAT. W innej sytuacji będzie kosztem reprezentacji, którego już w koszty nie zaliczysz. Mówi o tym, interpretacja podatkowa Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygnatura akt ITPB3/423-406/10/PS z 21 października 2010 roku: „nieodpłatnie przekazywane gadżety w trakcie spotkań biznesowych, jeżeli opatrzone zostaną trwale logo Spółki, a ich wartość jednostkowa będzie stosunkowo niska, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, a w konsekwencji wydatki ich dotyczące również stanowić będą, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów.”

Przykładowo, jeśli prowadzisz agencję reklamową i jednocześnie wytwarzasz domowe nalewki, a na etykietę wrzucisz logo swojej firmy, możesz podarować je klientowi i odliczyć w koszty uzyskania przychodów. W innym przypadku alkohol z logo będzie prezentem, który pozostanie kosztem reprezentacji, którego nie możesz odliczyć.

Możesz odliczyć VAT

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu podatkowego, ale możesz odliczyć w tej sytuacji VAT, o czym mówi art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Potwierdza to indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 marca 2012 roku, sygnatura akt IPTPB3/423-319/11-2/GG: „Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów, ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.” Wyjątkiem są tutaj koszty usług noclegowych i gastronomicznych, gdzie nie możesz odliczyć podatku VAT (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Pamiętaj, że w przypadku wątpliwości lub sytuacji spornej, zawsze możesz skierować do odpowiedniego organu administracji skarbowej wniosek o indywidualną interpretację danej sprawy.