E-faktura i Krajowy System e-Faktur

1 stycznia 2022 r. zostanie uruchomiony nowy system wystawiania i przechowywania faktur. To inicjatywa Ministerstwa Finansów. Do 2023 r. korzystanie z niego jest dobrowolne i wiąże się z dodatkowymi korzyściami dla przedsiębiorców. Mogą np. liczyć na szybszy zwrot VAT-u. Od 1 kwietnia 2023 r. system będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców i instytucji. Warto mu się przyjrzeć, a nawet rozważyć jego wdrożenie już teraz.

Nowy system ma dwa zadania:

• ułatwienie rozliczeń między przedsiębiorcami,
• przyspieszenie wykrywania wyłudzeń podatku VAT.
  
  

Autor zdjęcia: Nataliya Vaitkevich, źródło: pexels.com

Jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

E-faktury będą mogły być przygotowane w programach księgowych podatników i przesyłane za pomocą specjalnego interfejsu do KSeF. System będzie automatycznie weryfikował i autoryzował takie faktury, a następnie udostępniał kontrahentom. Podstawową funkcją systemu będzie więc wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Przedsiębiorca otrzymuje i przechowuje tu również faktury od swoich kontrahentów, którzy korzystają z KSeF.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana (nazywana także e-fakturą) to nowy rodzaj faktury elektronicznej.
Jest ona wystawiana tylko w Krajowym Systemie e-Faktur. Jej wzór jest ściśle określony.
Do 2023 r. sprzedaż można dokumentować trzema rodzajami faktur, są to:
- faktura papierowa
- faktura elektroniczna
- e-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana.
Ministerstwo Finansów planuje, by od 1 kwietnia 2023 dopuszczalne były tylko e-faktury.

Głównym celem wprowadzenia KSeF i faktur ustrukturyzowanych było dla Ministerstwa Finansów uszczelnianie systemu podatkowego, zwłaszcza ograniczanie wyłudzeń VAT-u. Przy okazji udało się stworzyć funkcjonalne narzędzie, które ma wiele zalet dla użytkowników - pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Zwłaszcza teraz, kiedy korzystanie z KSeF jest dobrowolne, na przedsiębiorców wystawiających faktury ustrukturyzowane czekają dodatkowe benefity.

Dlaczego warto wystawiać e-faktury?

Nowy system fakturowania zwiększa bezpieczeństwo przedsiębiorcy, ułatwia procesy związane z księgowaniem i przechowywaniem faktur oraz ułatwia rozliczenia między przedsiębiorcami a konkretnie:

- zabezpiecza przedsiębiorcę przed przestępcami podatkowymi

Zgodnie z prawem to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek sprawdzenia wiarygodności kontrahenta, któremu płaci za towary i usługi. Obecnie ma do dyspozycji, takie narzędzia, jak tzw. biała lista podatników VAT, mechanizm podzielonej płatności (split payment) czy Jednolity Plik Kontrolny (JPK), które ułatwiają zapobieganie przestępczości podatkowej. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na korzystanie z KSeF, będą pewni, że otrzymywane faktury podlegają bieżącej kontroli ze strony organów podatkowych, co zdecydowanie zwiększy ich bezpieczeństwo. Oczywiście system będzie w pełni funkcjonalny dopiero wtedy, gdy będą z niego korzystać wszystkie firmy. Wówczas ryzyko przypadkowego wkręcenia w tzw. karuzelę VAT i dużych problemów z tym związanych będzie naprawdę znikome.

- pozwala na oszczędność czasu i pracy w przypadku kontroli skarbowej

Przedsiębiorcy korzystający z KSeF nie będą musieli tracić czasu na przygotowywanie dokumentacji. Urzędnikom kontrolującym firmę wystarczą dane z systemu.

- umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentacji

E-faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat. Nie trzeba będzie więc samodzielnie archiwizować dokumentacji księgowej przez okresy przedawnienia wymagane przepisami ani wydawać duplikatów dokumentów. Wszystko będzie w systemie.

- przyspiesza obroty między przedsiębiorcami

E-faktura zawsze trafi do odbiorcy, będzie także wiadomo, kiedy została przez niego pobrana - może to być dodatkową motywacją do terminowego regulowania płatności przez kontrahentów.

- ułatwia procesy księgowe

Jeden ustandaryzowany wzór faktury i brak konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów na pewno znacznie ułatwi pracę księgowym.

Ponadto przedsiębiorcy, którzy dobrowolnie zdecydują się na korzystanie z KSeF, mogą liczyć na szybsze zwroty VAT do określonej kwoty. Pieniądze dostaną maksymalnie po 40 dniach, a nie po 60. Korzystanie z e-faktur wyłączy także obowiązki dokumentacyjne związane z rozliczaniem faktur korygujących zmniejszających sprzedaż.

E-faktura i integracja z KSeF na platformie Banqup
Polski Krajowy System e-Faktur jest wzorowany na zbliżonym rozwiązaniu obowiązującym od kilku lat we Włoszech. Podobny system funkcjonuje także w Belgii i Francji, gdzie klienci Banqup od dawna korzystają z możliwości rozszerzenia państwowego systemu o liczne dodatkowe funkcjonalności naszej platformy.

Platforma Banqup dla polskich klientów docelowo będzie zintegrowana z Krajowym Systemem Ewidencji Faktur, co zapewni pełną wymianę dokumentów pomiędzy firmami, również z wykorzystaniem nowych mechanizmów. Dzięki temu przedsiębiorcy, klienci Banqup, otrzymują kompleksowe rozwiązanie do zarządzania rozliczeniami, płatnościami oraz współpracą z klientami, kontrahentami i księgowymi.
Rozwiązania proponowane przez Ministerstwo Finansów są nowe w Polsce i warto skorzystać z platform, które potwierdziły swoje działanie w tym modelu na innych rynkach Unii Europejskiej. Takim rozwiązaniem jest właśnie Banqup.