Faktura ustrukturyzowana - czym jest i jaki ma format?

19.12.2022

Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, 1 stycznia 2024 r. wprowadzony zostanie w Polsce obowiązek korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jego uruchomienie będzie oznaczać, że jedynym obowiązującym formatem dokumentów księgowych stanie się faktura ustrukturyzowana. Co trzeba o niej wiedzieć? 

Kobieta przed komputerem

Źródło: Unifiedpost

Wraz z wprowadzeniem w naszym kraju obligatoryjnego KSeF, wszelkie faktury trzeba będzie wystawiać wyłącznie przy użyciu nowego systemu. Utworzone w nim faktury ustrukturyzowane uzyskają numer identyfikacyjny i jako jedyne będą akceptowane przez administrację skarbową. Data przydzielenia fakturze numeru KSeF, będzie uznawana za datę otrzymania faktury przez nabywcę.  

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym, wystawionym przy użyciu KSeF, zapisanym w ustalonym formacie i mającym określoną formę. Faktura ustrukturyzowana zbudowana jest wg. schematu, pozwalającego na przetwarzanie i odczytywanie m.in. takich informacji, jak:

  • data sprzedaży
  • data wystawienia faktury
  • kwota należności
  • dane kontrahentów

Jaki format ma plik faktury ustrukturyzowanej?

Faktury ustrukturyzowane zapisywane są w formacie xml, zgodnym ze wzorem struktury logicznej opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Każda faktura ustrukturyzowana zbudowana jest z trzech rodzajów pól:

  • obligatoryjnych - wypełnianych obowiązkowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (np. numer NIP w polu Podmiot1/Dane Identyfikacyjne)
  • opcjonalnych - wypełnianych obowiązkowo tylko wtedy, gdy spełniony jest warunek wynikający z ustawy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersze/FaWiersz)
  • fakultatywnych - wypełnianych dobrowolnie i niewynikających z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług  (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersze/FaWiersz). Ich wypełnienie może być jednak wymagane na podstawie przepisów innych ustaw.

Więcej informacji na temat wypełniania pól faktury ustrukturyzowanej oraz formatu wprowadzanych do niej danych znaleźć można w broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów.     

Jak wystawić i odczytać fakturę ustrukturyzowaną?

Fakturę ustrukturyzowaną wystawić może każdy podatnik posiadający indywidualne konto w KSeF. Umożliwia to oprogramowanie udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub programy takie, jak Banqup, które zostaną zintegrowane z KSeF przez interfejs API.   

KSeF - prace nad ustawą nadal trwają 

Projekt zmian w ustawie o podatku od towarów i usług, którego celem jest uruchomienie w Polsce obowiązkowego KSeF, został opublikowany 1 grudnia 2022 r. Nowe przepisy są obecnie na etapie konsultacji społecznych i mogą ulec zmianie. Dotyczy to również kształtu faktur ustrukturyzowanych. Materiały dotyczące konsultacji dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów, a wszelkie uwagi przesyłać można do 23 grudnia na adres: sekretariat.drp@mf.gov.pl. 

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

Chcesz wiedzieć więcej? Nasi eksperci stworzyli dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu vademecum, w którym znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF. Dowiesz się z niego m.in., jak wygląda faktura ustrukturyzowana i jakie korzyści może przynieść twojej firmie.        

Pobierz vademecum przedsiębiorcy

Related Blogs