Jak wystawić fakturę w KSeF?

03.01.2023

Wraz z uruchomieniem w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jedynym rodzajem dokumentów księgowych akceptowanym w obiegu prawnym staną się tzw. faktury ustrukturyzowane. Podpowiadamy, w jaki sposób wystawić faktury w formacie, który zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2024 r.  

Kobieta pracuje w biurze

Źródło: Unifiedpost

Proces przygotowania faktur ustrukturyzowanych zgodnych z KSeF będzie się składał z trzech etapów:

  • założenia konta w systemie i uzyskania uwierzytelnienia - informację, jak to zrobić znajdziesz w naszym wcześniejszym artykule pt. “Czy warto się już przygotować na KSeF”,  
  • wystawienia faktury - będzie to można zrobić przy pomocy oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub korzystając z komercyjnych programów zgodnych z KSeF,
  • nadania fakturze indywidualnego numeru identyfikacyjnego - po jego wygenerowaniu przez KSeF, faktura zostanie uznana za wystawioną i otrzymaną przez odbiorcę. 

Szczególnie problematyczny wydaje się właśnie ostatni element fakturowania w KSeF. Ustawodawca założył bowiem, że podmiot wystawiający fakturę ustrukturyzowaną nie będzie potrzebował do tego zgody nabywcy, dokument, tak czy inaczej, trafi do obiegu prawnego. Może to potencjalnie stworzyć pole do wielu nadużyć i wyłudzeń, a przedsiębiorcy, którzy nie będą chcieli płacić wątpliwych faktur zostaną zmuszeni do skierowania sprawy na drogę sądową.   

Sposobem na uniknięcie podobnych problemów może być wykorzystanie do obsługi KSeF oprogramowania Banqup. Oferuje ono bowiem swoim użytkownikom funkcję, której nie zapewnia system stworzony przez resort finansów - możliwość weryfikowania faktur dzięki dodawanym do nich adnotacjom. Zapewnia przy tym swobodną wymianę dokumentów między przedsiębiorcą, a biurem księgowym oraz pełne wsparcie dla plików XML, będących oficjalnym formatem faktur ustrukturyzowanych.  

Jak uzyskać dostęp do faktury ustrukturyzowanej?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, uzyskanie dostępu do faktury ustrukturyzowanej w KSeF możliwe będzie poprzez podanie:

  • numeru identyfikującego fakturę w systemie,
  • numeru faktury nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
  • numeru NIP lub innego identyfikatora nabywcy, albo informacji o braku takiego identyfikatora,
  • imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy, albo informacji o braku takich danych,
  • ogólnej kwoty należności.

 

Kto będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Faktury ustrukturyzowane w KSeF wystawić będzie mógł każdy przedsiębiorca, a także osoba (podmiot), który uzyska od przedsiębiorcy upoważnienie - np. księgowy lub inny pracownik, biuro rachunkowe, biuro księgowe etc. 

Listę osób i podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF trzeba będzie zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego, korzystając z druku ZAW-FA. Z obowiązku tego zwolnieni będą przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i samodzielnie wystawiający faktury ustrukturyzowane. 

Poznaj KSeF już dzisiaj

Warto zaznaczyć, że prace legislacyjne nad przepisami dotyczącymi KSeF wciąż trwają i Ministerstwo Finansów wyraźnie podkreśla, że treść projektowanych regulacji może jeszcze ulec zmianie. Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to obecnie I kwartał 2023 r., a sam KSeF ma się stać obowiązkowy od 1 stycznia roku 2024. 

Przedsiębiorcy zainteresowani zasadą działania nowego systemu mogą już jednak korzystać z jego dobrowolnej wersji, którą resort finansów udostępnił pod adresem ksef.mf.gov.pl.

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

Chcesz wiedzieć więcej? Nasi eksperci stworzyli dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu vademecum, w którym znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF. Dowiesz się z niego m.in, jak wygląda faktura ustrukturyzowana i jakie korzyści może przynieść twojej firmie.        

Pobierz vademecum przedsiębiorcy

Related Blogs