Odnaleziona faktura kosztowa - czy nadal można ją zaksięgować?

W najbardziej uporządkowanym biurze coś może się zawieruszyć, dokumenty są wysyłane po czasie albo poczta ma zawirowania logistyczne. Nie panikuj, gdy zobaczysz nagle fakturę z archiwalną datą. Wciąż masz szansę ująć ją w kosztach prowadzonej działalności.

Odnalazłeś fakturę sprzed kilku miesięcy, została ona dostarczona zbyt późno przez dostawcę czy też przeoczono ją przy księgowaniu? Możesz ją zaksięgować i rozliczyć zobowiązanie podatkowe według następujących zasad.

Podatek dochodowy – koszty bezpośrednie a koszty pośrednie

Zgodnie z art. 22 ust. 6b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdy jako podatnik rozliczasz się według księgi przychodów i rozchodów, zaksięgowanie faktury jest możliwe w dniu wystawienia faktury lub późniejszym, jednak nie później niż koniec roku podatkowego.

Sprawdź: → Jakie wydatki może wrzucać w koszt samozatrudniony?

Jeśli rozliczasz koszty przy pomocy metody uproszczonej, ujmujesz koszty w chwili ich poniesienia (data faktury), nie dzieląc ich na koszty bezpośrednie albo pośrednie.

Jeśli zaś używasz metody memoriałowej, masz na zaksięgowanie kosztu cały rok podatkowy. W tym przypadku dzielisz koszty według ich związku z uzyskanym przychodem czyli bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie, np. zakup towarów handlowych czy usług podwykonawczych, powinny być zaksięgowane w tym samym roku, w którym powstały przychody. Koszty pośrednie, np. koszt leasingu czy wynajmu biura, księgujesz w dniu ich poniesienia czy dacie wystawienia faktury kosztowej. Przy tych drugich, jeśli okres jest dłuższy niż rok podatkowy, dzielisz koszty proporcjonalnie na jeden i drugi rok.

Przykład:

Pani Ania odnalazła na początku stycznia 2022 r. fakturę za paliwo, datowaną na wrzesień 2021 r. Jako, że właśnie przygotowywała dokumenty za grudzień 2021 r. do wysyłki i rozliczenia przez biuro księgowe, miała ostatnią okazję, aby fakturę wrzucić do koperty.

Podatek VAT – trzy okresy rozliczeniowe

W myśl art. 86 ust. 10 Ustawy o podatku od towarów i usług, masz prawo odliczyć VAT w okresie, w którym dla danej transakcji powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymano fakturę VAT. W przypadku odnalezionej lub pominiętej faktury, możesz to zrobić w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeśli jako podatnik VAT, rozliczasz się miesięcznie, możesz odliczyć VAT przez trzy kolejne miesiące, jeśli kwartalnie – masz prawo do odliczenia VAT przez trzy następujące po sobie kwartały (licząc pierwszy, w którym nastąpił zakup).

Warto pamiętać, że rozliczenie danego kosztu, zależy od daty faktycznego otrzymania przez Ciebie faktury. Jeśli nie odliczysz podatku VAT w jednym z wyżej wymienionych okresów rozliczeniowych to odliczenia będziesz mógł dokonać później jako korekty JPK_V7. Korekty takiej możesz dokonać nie później niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT.

Przykład

Pani Barbara jest płatnikiem VAT i rozlicza się kwartalnie. W maju 2021 r. otrzymała fakturę od podwykonawcy i od razu ją zapłaciła. Niestety, w trakcie przeprowadzki biura, faktura zaginęła. Odnalazła się jednak we wrześniu 2021 r. Pani Barbara mogła zatem zaksięgować fakturę w trzecim lub czwartym kwartale 2021 r.

Odnaleziona faktura kosztowa – jak zaksięgować w KPiR?

Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, powinieneś zaksięgować odnalezioną fakturę zgodnie z datą jej wystawienia, gdy nie minął jeszcze okres rozliczenia. Jeśli stało się to po zamknięciu okresu, możesz zaksięgować ją w następnym miesiącu, w tym samym roku podatkowym.

‍