Facturation électronique obligatoire : Les micro-entreprises et PME du Luxembourg sont-elles prêtes ?

Le 1er juillet 2022, toutes les entreprises luxembourgeoises, quelle que soit leur taille, seront légalement tenues de passer progressivement à la facturation électronique et d'émettre des factures structurées, conformes aux exigences des autorités fiscales.

Unifiedpost (maintenant Banqup), le leader européen des solutions automatisées dans la digitalisation des documents et de la gestion financière, souhaitait savoir si les micro-entreprises et PME luxembourgeoises sont équipées pour cette nouvelle étape cruciale dans la digitalisation des entreprises.

OpinionWay a réalisé une enquête pour Banqup durant l'été 2021. 200 directeurs de micro-entreprises et PME luxembourgeoises ont été interrogés sur le niveau de digitalisation des outils administratifs au sein de leurs organisations.

Les résultats de l'enquête sont assez surprenants seulement quelques mois avant que cette obligation entre en vigueur.

80 % des dirigeants des micro-entreprises luxembourgeoises ne sont pas conscients de l'obligation d'émettre des factures électroniques.

De plus, bien qu'ils puissent être conscients des gains de temps pouvant être générés par des solutions administratives numériques, peu de micro-entreprises utilisent réellement des outils dédiés et la majorité ignore les obligations légales concernant l'introduction de la facturation électronique en 2022, révélant ainsi leur besoin de soutien pour cette transition numérique.

Le passage aux factures électroniques structurées : un défi majeur

L'obligation d'émettre des factures électroniques structurées aux entités du secteur public à partir de 2022 pour les entreprises luxembourgeoises est encore largement ignorée par la direction des micro-entreprises : 92 % des micro-entreprises et PME ne sont pas familières ou n'utilisent pas la facturation électronique structurée.

80% des directeurs des micro-entreprises et PME luxembourgeoises ne sont pas au courant de l'obligation imminente d'émettre des factures électroniques structurées. 42% en ont entendu parler et seulement 8% l'utilisent déjà. Cette dernière proportion augmente cependant pour les PME de 5 à 19 employés, atteignant 14% des répondants.

Une découverte inquiétante étant donné que ce sera le seul format qui sera progressivement accepté par les organismes du secteur public à partir du 1er juillet 2022.

La gestion des micro-entreprises est trop occupée pour s'occuper de cela : un quart d'entre elles estiment qu'elles doivent passer trop de temps sur les tâches administratives.

Les tâches administratives peuvent être chronophages pour de nombreuses entreprises. En effet, plus d'un tiers (36 %) des personnes interrogées sont insatisfaites du temps qu'elles doivent y consacrer : 25 % estiment y consacrer trop de temps et 11 % pas assez.

Les outils numériques sont largement disponibles, mais ne conduisent pas nécessairement à des économies de temps.

Les micro-entreprises luxembourgeoises utilisent des outils informatiques pour simplifier la gestion de leurs documents (factures, documents pour les autorités fiscales, relevés bancaires, dépenses, etc.). Dans l'ensemble, elles sont satisfaites de ces outils : plus de 80 % des directeurs estiment que ces outils sont faciles à utiliser, efficaces et adaptés à l'activité de leur entreprise. Cependant, les outils utilisés sont pour la grande majorité basiques et non professionnels : 84 % utilisent des outils basiques (Excel, Word, etc.), 34 % utilisent des solutions proposées par un prestataire de services externe (logiciel, interface web, etc.) et 11 % utilisent d'autres types de solutions numériques, tandis que seulement 8 % des micro-entreprises n'ont aucun outil administratif numérique.

Les environnements numériques et le soutien dédié apportent une aide précieuse aux dirigeants de micro-entreprises.

Bien que la grande majorité de la gestion des micro-entreprises et PME luxembourgeoises aient recours à un prestataire de services pour la gestion de leurs comptes afin de décharger leurs tâches administratives - adopté par 82% des directeurs de micro-entreprises - l'utilisation d'un environnement numérique pour la gestion de leurs factures est encore relativement peu courante : 54% de la gestion des micro-entreprises luxembourgeoises n'ont toujours pas d'environnement numérique (logiciel ou interface) pour payer les factures de leur entreprise.

En utilisant ces outils, ils pourraient cependant suivre leurs factures au jour le jour, ce qui serait particulièrement crucial pour les entreprises travaillant dans les secteurs industriels et de la construction qui ont parfois du mal à maintenir une bonne visibilité dans ce domaine (12 % reconnaissent ne pas avoir une bonne visibilité de leurs dates d'échéance de paiement et du statut de paiement de leurs factures entrantes et sortantes).

Outre les avantages comptables réels, le fait d'utiliser un environnement de facturation numérique pourrait garantir que les micro-entreprises et PME luxembourgeoises sont conformes à l'obligation imminente d'émettre des factures électroniques structurées à partir de 2022 pour leurs échanges avec les organismes du secteur public.

Aujourd'hui, cette enquête confirme les retours de nos équipes sur le terrain : seule une minorité de micro-entreprises et PME sont prêtes pour la transition du 1er juillet 2022 et de nombreux dirigeants ne sont pas conscients de l'imminence de cette obligation légale d'utiliser la facturation électronique structurée. Outre la contrainte technique liée à la facturation, il y a un réel désir de trouver des solutions simples et tout-en-un adaptées aux besoins des micro-entreprises et PME au Luxembourg, leur permettant de gérer leurs tâches administratives simplement dans le Cloud.

Le groupe Banqup, coté en bourse et leader européen des solutions automatisées dans la digitalisation des documents et la gestion financière pour les grands groupes européens, s'engage à mettre ses 20 ans d'expérience au service des micro-entreprises et PME luxembourgeoises afin de les accompagner dans cette étape importante de la digitalisation de leur entreprise. Responsable Partenariats.

Jetez un œil à nos chiffres clés et téléchargez le communiqué de presse.

Groupe Banqup, leader européen des solutions automatisées dans la digitalisation des documents et principal fournisseur de services de paiement

Banqup est une plateforme leader basée sur le cloud pour les services aux entreprises des PME, construite sur les piliers "Documents", "Identité" et "Paiements". Banqup exploite et développe une plateforme entièrement basée sur le cloud pour les services administratifs et financiers qui permet des connexions en temps réel et sans couture entre les clients de Banqup, leurs fournisseurs, leurs clients et d'autres parties le long de la chaîne de valeur financière. Avec ses solutions tout-en-un, la mission de Banqup est de rendre les processus administratifs et financiers simples et intelligents pour ses clients. Depuis sa création en 2001, Banqup a connu une croissance significative, s'étendant à des bureaux dans 30 pays, avec plus de 400 millions de documents traités en 2020, touchant plus de 980 000 PME et plus de 2 500 grandes entreprises sur sa plateforme aujourd'hui.

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Enquête réalisée par OpinionWay par le biais d'entretiens téléphoniques avec 200 directeurs d'entreprises représentatives des micro-entreprises et PME luxembourgeoises comptant entre 0 et 19 employés dans les secteurs industriel (14%), du commerce de détail (29%) et des services (57%). Le panel par taille d'entreprise : 51% sans employé, 32% avec 1 à 4 employés, 17% avec 5 à 19 employés. Les entretiens ont été menés du 19 au 29 juillet 2021. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à contacter le service de communication de Banqup. Toute publication totale ou partielle doit impérativement inclure la mention complète suivante : "Enquête OpinionWay pour Banqup" et aucune partie de l'enquête ne peut être dissociée de cette mention.