Deutschlands Gesetz für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich genehmigt

Dieser Artikel wurde zuletzt am 6. März 2026 aktualisiert, um die Einführung der German Electronic Business Address (GEBA) für das Peppol-Netzwerk zu berücksichtigen.

Zusammenfassung

• Die Regeln für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) wurden in Deutschland wurden am 1. Januar 2025 eingeführt. Derzeit gilt jedoch ein Übergangszeitraum, in dem die sogenannten „Übergangsregelungen“ genutzt werden können.

• Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung sowie die korrekte Extraktion der umsatzsteuerrelevanten Daten gemäß EN 16931 ermöglicht.

• Die Einführung der verpflichtenden B2B-E-Rechnung in Deutschland folgt einem Zeitplan in mehreren Phasen, wobei zwischen der Verpflichtung zum Empfang von Rechnungen (bereits aktiv) und der Verpflichtung zur Ausstellung (zukünftige Phasen) unterschieden wird.

• EDI-Formate sind zulässig, sofern sie die korrekte und vollständige Extraktion der umsatzsteuerrelevanten Daten gemäß dem Standard EN 16931 (oder einem anderen interoperablen strukturierten Format) ermöglichen.

• In Deutschland bestehen bereits Mandate für die elektronische Rechnungsstellung im Bereich Business-to-Government (B2G).

• Aktuelle Entwicklungen im Jahr 2026, einschließlich neuer Anwendungshilfen und technischer Aktualisierungen der XRechnung, unterstützen den Übergang Deutschlands zur strukturierten B2B-E-Rechnung und künftigen digitalen Meldepflichten.

Das Wachstumschancengesetz

Am 17. November 2023 wurde das Wachstumschancengesetz, das auch die Regelung zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich enthält, vom Deutschen Bundestag verabschiedet. Das Gesetz wurde gegenüber der ursprünglich eingereichten Fassung mehrfach geändert.

In seiner Sitzung am 21. Februar 2024 befasste sich der Vermittlungsausschuss erneut mit dem Wachstumschancengesetz. Das Mandat für die B2B-E-Rechnung blieb weitgehend unverändert, wobei die bisherigen Zeitpläne gültig blieben. Die gute Nachricht folgte am 22. März 2024, als der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz mit deutlicher Mehrheit zustimmte.

Diese endgültige Zustimmung festigt das Mandat für die elektronische B2B-Rechnungsstellung und stellt sicher, dass die Umsetzung gemäß den zuvor festgelegten Zeitplänen erfolgt.

Deutschlands neueste Vorschläge zu MwSt. und E-Rechnung

Aktuelle Definition einer elektronischen Rechnung

Jüngste gesetzgeberische Entscheidungen haben die Definition einer elektronischen Rechnung sowie die Einstufung von Papierrechnungen unter den verpflichtenden E-Rechnungsregeln bestätigt.

Deutschlands Regeln für die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen sind seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Eine Einführungsphase unter Nutzung der sogenannten „Übergangsregelungen“ erlaubt jedoch die Weiterverwendung von Papierrechnungen und „nicht-konformen“ elektronischen Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) bis zum 31. Dezember 2026.

Unabhängig vom Zeitraum der Übergangsregelungen muss eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung und die korrekte Extraktion umsatzsteuerrelevanter Daten gemäß EN 16931 (oder einem anderen gemeinsam vereinbarten strukturierten Format) ermöglicht. Dies umfasst Formate wie XRechnung (der offizielle deutsche Standard, ursprünglich für B2G entwickelt) und ZUGFeRD (ein beliebtes Hybridformat, sofern es ab Version 2.0 an der EN 16931 ausgerichtet ist). Mehr über diese Formate können Sie hier lesen.

Einfache PDF-Dokumente oder Papierrechnungen gelten künftig nicht mehr als elektronische Rechnungen, sondern werden als „sonstige Rechnungen“ eingestuft.

Neue Termine und Verfahren für die verpflichtende E-Rechnung

Die folgenden verbindlichen Termine und Verfahren gelten für alle Business-to-Business (B2B) Abrechnungsszenarien:

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen gemäß EN 16931 zu empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen ist die Zustimmung des Käufers nicht mehr erforderlich, sofern die Rechnung in einem strukturierten Format ausgestellt wird.

• Bis zum 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und E-Rechnungen in Formaten, die nicht der EN 16931 entsprechen, sind weiterhin zulässig, dürfen aber nur mit Zustimmung des Empfängers versandt werden.

• Ab 1. Januar 2027: Verpflichtung zur Ausstellung von B2B-E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von 800.000 EUR oder mehr. Die Nutzung von EDI ist weiterhin zulässig.

• Ab 1. Januar 2028: Verpflichtung zur Ausstellung von B2B-E-Rechnungen für alle Unternehmen. EDI ist weiterhin zulässig, sofern die MwSt.-Informationen gemäß EN 16931 extrahiert werden können.

Der Status von EDI

Der Status von EDI wurde geklärt: EDI bleibt für die elektronische B2B-Rechnungsstellung zulässig, solange das gewählte Format die korrekte und vollständige Extraktion der umsatzsteuerrelevanten Daten im Einklang mit EN 16931 (oder einem anderen gemeinsam vereinbarten strukturierten Format) ermöglicht. Es ist keine weitere gesetzgeberischer Beschluss erforderlich.

Aktuelle Updates: Praxishinweise und technische Entwicklung (2026)

Im März 2026 veröffentlichte die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) ein aktualisiertes FAQ zur elektronischen Rechnung, das praktische Hinweise zu strukturierten E-Rechnungen gemäß EN 16931 gibt, einschließlich Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0). Die Anleitung hebt wichtige Validierungsanforderungen, Prüfungen umsatzsteuerrelevanter Daten und die Integration in Buchhaltungs-Workflows hervor. Sie betont zudem die Archivierung gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese fordern, dass strukturierte Rechnungsdaten unverändert, maschinenlesbar und für Prüfungszwecke zugänglich bleiben.

Parallel dazu hat die KoSIT, die deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards hinter der XRechnung, eine Roadmap für XRechnung 4.0 vorgestellt. Diese erweitert den Standard über den ursprünglichen B2G-Fokus hinaus, um B2B-Anwendungsfälle besser zu unterstützen. Das Update enthält neue Datenelemente, die auf die Digital Reporting Requirements (DRR) im Rahmen von ViDA abgestimmt sind, was Deutschlands Schritt hin zu einer stärker automatisierten und potenziell in Echtzeit erfolgenden MwSt.-Meldung bekräftigt.

Die German Electronic Business Address (GEBA) und Peppol

Obwohl die Verpflichtung für alle B2B-Unternehmen zum Empfang strukturierter E-Rechnungen gemäß EN 16931 seit dem 1. Januar 2025 aktiv ist, hat Deutschland eine zusätzliche Infrastruktur geschaffen, um die technische Abwicklung von Versand und Empfang deutlich zu vereinfachen: die German Electronic Business Address (GEBA).

• Grundlage: GEBA ist eine standardisierte elektronische Kennung für Unternehmen und deren Untereinheiten innerhalb des Peppol-Netzwerks. Sie basiert auf der nationalen Wirtschafts-Identifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr), die seit Ende 2024 vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben wird. Für Unternehmen mit einer USt-IdNr. ist die W-IdNr. identisch.

• Struktur: Eine GEBA-Adresse kann bis zu drei Komponenten enthalten, was ein präzises Steuerung innerhalb komplexer Organisationen ermöglicht: die Basis-W-IdNr (verpflichtend), ein optionales Unterscheidungsmerkmal (für verschiedene Betriebsstellen) und ein optionales Sub-addressing-Suffix (für interne Abteilungen wie Einkauf oder Buchhaltung).

• Routing: Sie ermöglicht es, komplexe interne Unternehmensstrukturen im Peppol-Netzwerk präzise abzubilden und so die Zustellung von E-Rechnungen an die richtige Abteilung (z. B. Einkauf, Buchhaltung) zu verbessern.

• Status: Die Nutzung der GEBA ist völlig freiwillig und fungiert als Infrastrukturebene zur Verbesserung des Dokumenten-Routings und der Interoperabilität, nicht als neue bürokratische Hürde. Sie existiert neben anderen Adressierungssystemen wie GLN oder Leitweg-ID.

• Technische Integration: GEBA ist für Peppol unter dem internationalen Identifikationsschema ISO/IEC 6523 Code „0246“ registriert. Die offizielle Spezifikation wurde von KoSIT's XStandards Einkauf (XSE) im Dezember 2025 veröffentlicht und anschließend in die Peppol-Identifier-Codeliste ab v9.5 (vom 23. Dez. 2025) aufgenommen.

Die GEBA wird von Experten als grundlegender Baustein für potenzielle zukünftige Entwicklungen im deutschen E-Reporting angesehen, wie etwa ein 5-Corner-Modell, das schließlich die Finanzbehörden integrieren könnte und Deutschland für strengere digitale MwSt.-Kontrollen positioniert.

Deutschlands Geschichte der E-Rechnung

Deutschland hat, wie viele europäische Mitgliedstaaten, derzeit Mandate für die elektronische Rechnungsstellung im Bereich Business-to-Government (B2G) in Kraft. Alle öffentlichen Stellen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, und alle Lieferanten öffentlicher Stellen müssen elektronische Rechnungen an ihren staatlichen Auftraggeber senden.

Die ersten Anzeichen für Deutschlands Absicht, die elektronische B2B-Rechnungsstellung vorzuschreiben, gab es am 23. Juni 2023, als die Europäische Kommission dem Land die Erlaubnis erteilte, von bestimmten Teilen der europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie abzuweichen.

Deutschlands Plan steht im Einklang mit der Richtlinie VAT in the Digital Age (MwSt. im digitalen Zeitalter), die auch viele andere europäische Mitgliedstaaten dazu bewegt, ihre Vorhaben zur Regulierung der E-Rechnung anzugehen.

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