Wie Banqup Kreatos dabei geholfen hat, mehr als 120 Salons in ein skalierbares, verordnungskonformes E-Rechnungs-Netzwerk einzubinden

Kreatos auf einen Blick

Kreatos ist ein etablierter Name in der belgischen Friseurbranche. Mit über 120 Salons in ganz Flandern kombiniert die Kette eine starke Markenidentität mit einem Mix aus unternehmenseigenen und Franchise-Standorten.

Die Organisation wird zentral von ihrem Hauptsitz in Antwerpen aus geführt, wo die Buchhaltung für die unternehmenseigenen Salons abgewickelt wird, zusammen mit administrativer Unterstützung für einige der Franchisenehmer.

• Branche: Friseurdienstleistungen & Filialnetz (unternehmenseigen + Franchise)

• Größe: 120+ Salonstandorte in Flandern, verwaltet vom Hauptsitz in Antwerpen

• Wichtige Lösungen: Banqup Plattform, Peppol-Netzwerkintegration, Buchhaltungsintegration

• Zentrales Ziel: Zentralisierte Workflow-Automatisierung & belgische E-Rechnungs-Bereitschaft 2026

Die Herausforderung – über das gemeinsame Postfach hinaus: manuelle Rechnungsstellung über die Standorte hinweg überwinden

Bis vor Kurzem wurde die Rechnungsstellung für Salons, die von Kreatos verwaltet oder administrativ überwacht wurden, über ein gemeinsames Postfach abgewickelt. Salons und Lieferanten schickten ihre Rechnungen per E‑Mail, woraufhin sie manuell nach Datei sortiert und manuell verarbeitet wurden. Dies machte den Prozess zeitaufwändig und erhöhte das Risiko von Fehlern oder fehlenden Dokumenten.

Mit der wachsenden Anzahl an Salons wurde es zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten. Kreatos wollte nicht nur die Effizienz verbessern, sondern sich auch auf die obligatorische E‑Rechnungspflicht im Jahr 2026 vorbereiten.

Die Lösung – ein einziger digitaler Workflow für jeden Salon

Kreatos kam über eine indirekte Verbindung mit Banqup, früher Billtobox, in Kontakt. Die Plattform wurde bereits in einem zuvor übernommenen Salon genutzt, und ihre klare Struktur und Benutzerfreundlichkeit überzeugten sofort. Kreatos beschloss, alle eigenen Akten in Banqup (Billtobox) zu zentralisieren.

Alle beteiligten Salons wurden an das Peppol-Netzwerk angeschlossen, sodass Lieferanten ihre Rechnungen direkt im elektronischen Format einreichen können. Diese werden automatisch an Billtobox geliefert, wo sie zentral gebündelt, reibungslos freigegeben und verarbeitet werden. Dank der Integration mit dem internen Buchhaltungssystem ist der gesamte Prozess nun wesentlich schneller und genauer.

Die Vorteile der Zusammenarbeit mit Banqup

• Zentralisierter und einheitlicher Prozess

  Alle von Kreatos verwalteten oder administrativ unterstützten Salons nutzen nun denselben Ansatz.

• Automatisierung & Effizienz

  Rechnungen werden digital empfangen, automatisch ausgelesen und verarbeitet.

• Weniger Fehler & bessere Nachverfolgung

  Kein manuelles Sortieren mehr und ein aktueller Überblick über alle eingehenden Dokumente.

• Zukunftsorientiert

  Bereit für die belgische E‑Rechnungspflicht im Jahr 2026.

Fazit

Mit Banqup, früher Billtobox , digitalisiert Kreatos den gesamten Rechnungsfluss seiner eigenen Salons und der Salons, für die es die Verwaltung übernimmt.

Was früher ein fragmentierter und manueller Prozess war, entwickelt sich nun zu einem zentralisierten und digitalen Prozess. Die ersten Ergebnisse sind eindeutig: mehr Effizienz, weniger Fehler und ein deutlich besserer Überblick. Ein wichtiger Schritt hin zu einer zukunftssicheren Verwaltung, die bereit ist für die verpflichtende E-Rechnung im Jahr 2026.