E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Spanien: Königliches Dekret verabschiedet

Zusammenfassung

• Die neuesten wichtigen Aktualisierungen sind der Ersatz von Facturae durch UBL, Klarstellungen zu Zahlungsfristen und die Bestätigung der 12-monatigen Kündigungsfrist.

• Das Gesetz Ley Crea y Crece (Gesetz zur Gründung und zum Wachstum) wird inländische Unternehmen, den B2B-Sektor und Privatunternehmen betreffen.

• VERIFACTU: Vorschriften für die Integrität von Abrechnungssoftware. Die Fristen wurden für Unternehmen auf den 1. Januar 2027 und für Freiberufler auf den 1. Juli 2027 verlängert. Rechnungen, die auf der öffentlichen Plattform erstellt werden, sind automatisch VERIFACTU-konform.

• TicketBAI zielt darauf ab, Einkünfte aus wirtschaftlichen Aktivitäten zu kontrollieren, insbesondere bei Transaktionen mit Endverbrauchern.

• Das königliche Dekret wurde am 24. März 2026 verabschiedet.

Spanien hat nun das königliche Dekret Royal Decree (BOE-A-2026-7295) im Rahmen des Crea y Crece-Gesetzes verabschiedet, welches die elektronische B2B-Rechnungsstellung für Unternehmen und Freiberufler zur Pflicht macht. Dies stellt einen bedeutenden Schritt zur Reduzierung von Zahlungsverzug, zur Verbesserung der Transparenz bei Zahlungspraktiken zwischen Unternehmen und zur Digitalisierung von Geschäftstransaktionen im ganzen Land dar.

In diesem Artikel finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten aktuellen Updates, einen überarbeiteten Zeitplan für die Einführung der B2B-E-Rechnungsstellung und 10 wesentliche Fakten, die Ihnen helfen, das sich entwickelnde E-Rechnungsgesetz in Spanien zu verstehen. Bitte beachten Sie, dass die hier bereitgestellten Informationen das verabschiedete königliche Dekret im Rahmen des Crea y Crece-Gesetzes sowie den aktuellen Rechtsrahmen widerspiegeln. Bestimmte technische Spezifikationen und Details zur Umsetzung können nach der Veröffentlichung im Staatsanzeiger (BOE-A-2026-7295) weiterhin präzisiert werden.

Wichtige aktuelle Aktualisierungen

Hier sind die jüngsten bestätigten Aktualisierungen der spanischen E-Rechnungsvorschriften im Rahmen des Crea y Crece-Gesetzes:

• UBL ersetzt Facturae: UBL (Universal Business Language) wird nun das erforderliche Format für das öffentliche Rechnungssystem Spaniens sein und Facturae ersetzen.

• Klarstellungen zu Zahlungsfristen: Es wurden Klarstellungen zu den Zahlungsfristen für Gutschriften und Lastschriften, einschließlich Start- und Enddaten, bereitgestellt.

• 12-monatige Frist bestätigt: Es wurde eine 12-monatige Vorlaufzeit bestätigt, was bedeutet, dass die Umsetzung 12 Monate nach der Veröffentlichung im BOE beginnen wird.

In einem ähnlichen Zusammenhang und im Hinblick auf die allgemeine Compliance bei der Rechnungsstellung werden Rechnungen, die auf der öffentlichen Plattform erstellt werden, auch VERIFACTU-konform sein. Diese Anforderung ergibt sich nicht aus dem „Gesetz zur Gründung und zum Wachstum“, sondern aus dem Anti-Betrugs-Gesetz. (Weitere Informationen zu VERIFACTU finden Sie unten)

Gesetz zur Gründung und zum Wachstum (Crea y Crece)

Das königliche Dekret wurde am 24. März 2026 verabschiedet, und nach seiner bevorstehenden Veröffentlichung im Staatsanzeiger (BOE) wird die Umsetzung in Phasen erfolgen:

• 12 Monate nach Veröffentlichung im Staatsanzeiger (BOE): Großunternehmen (Umsatz > € 8 Mio).

• 24 Monate nach Veröffentlichung im Staatsanzeiger (BOE): KMU und alle anderen Steuerzahler.

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10 wesentliche Fakten über Spaniens B2B-E-Rechnungsgesetz „Crea y Crece“

Wir haben die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Ihnen helfen, das spanische Gesetz (Crea y Crece-Gesetz) zu verstehen – von wichtigen Terminen bis hin zu Rechnungsformaten und Compliance-Anforderungen, basierend auf dem verabschiedeten königlichen Dekret und dem aktuellen Rechtsrahmen. Diese Punkte spiegeln das königliche Dekret wider, wie es im Staatsanzeiger (BOE-A-2026-7295) veröffentlicht wurde.

1. Inkrafttreten

Die Umsetzung erfolgt nach der Verabschiedung der Verordnung schrittweise wie folgt:

• 12 Monate nach Veröffentlichung im BOE: Verpflichtung für Unternehmen und Freiberufler mit einem Umsatz von über 8 Millionen Euro.

• 24 Monate nach Veröffentlichung im BOE: Verpflichtung für Unternehmen und Freiberufler mit einem Umsatz von unter 8 Millionen Euro.

2. Geltungsbereich des Gesetzes

Wen wird das Gesetz betreffen und welche Unternehmen fallen in den Geltungsbereich?

• Inländische Transaktionen.

• B2B, Privatunternehmen und Freiberufler.

• Betrifft nicht FACe (B2G).

• Öffentliche Unternehmen und UTEs (Unión Transitoria de Empresas) unterliegen dem Gesetz in gleicher Weise wie Privatunternehmen.

3. Übermittlung der obligatorischen Rechnungsstatus

Welche Aktualisierungen des Rechnungsstatus müssen gemeldet werden?

• Zu den verpflichtenden Statusangaben gehören die geschäftliche Annahme oder Ablehnung der Rechnung und deren Datum sowie die vollständige effektive Zahlung und deren Datum.

• Unternehmen müssen diese Status innerhalb von 4 Kalendertagen ab dem Datum der Statusänderung melden.

• Diese Anforderung zielt darauf ab, Vorteile wie weniger Zahlungsverzug, verbesserte Rechnungsverfolgung und größere Transparenz in den Geschäftsbeziehungen zu schaffen.

• Gesetzlich beträgt die maximale Zahlungsfrist 60 Tage.

4. Signatur

Die Regeln für elektronische Signaturen lauten wie folgt:

• Der Rechnungsaussteller muss die Rechnungen entweder selbst unterzeichnen oder:

• Er kann das Zertifikat an seinen E-Invoicing-Dienstleister delegieren

5. PDF

PDF-Rechnungen können in verschiedene Kategorien fallen, abhängig von den Akzeptanzfaktoren eines Landes. Erfahren Sie, wie die spanische Regierung mit PDF-Rechnungen innerhalb ihrer B2B-Vorschriften umgehen wird.

• Rechnungen im PDF-Format werden weiterhin akzeptiert, bis das Gesetz für Unternehmen und Freiberufler aller Größen obligatorisch wird.

• Unternehmen, die unter die erste Welle der Verpflichtung fallen, müssen Rechnungen sowohl im elektronischen als auch im PDF-Format ausstellen. Sie sollten in der Lage sein, Rechnungen in beiden Formaten zu empfangen.

• Unternehmen, die nicht zur ersten Welle gehören, können ihre derzeitigen Methoden zur Rechnungsausstellung bis zum Datum ihrer Verpflichtung beibehalten, können aber freiwillig elektronisch fakturieren.

6. Formate

Es ist wichtig zu verstehen, welche Formate für die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen der Vorschriften akzeptiert werden. Eine wesentliche Neuerung in der Verordnung ist der Übergang von Facturae zu UBL (Universal Business Language), wodurch Spanien an die EU-Norm EN 16931 und künftige Initiativen wie Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) angepasst wird.

• Öffentliche Lösung: UBL (Universal Business Language).

• Private Lösungen: Abrechnungsplattformen, Lösungen oder Systeme, die von Ausstellern elektronischer Rechnungen verwendet werden, müssen die Originalkopie im UBL-Format an die öffentliche E-Invoicing-Lösung senden. Für den privaten Austausch können andere Formate verwendet werden, aber UBL ist für die Kommunikation mit der öffentlichen Plattform obligatorisch.

7. Öffentliche Plattform

Viele Regierungen weltweit nutzen eine öffentliche/staatliche Plattform innerhalb ihrer B2G- und B2B-Vorschriften.

• Minimallösung für die Ausstellung von Rechnungen an Lieferanten und den Zugriff auf Kundenrechnungen. Sie wird die Rechnungen ausdrücklich nicht übermitteln, sondern sie lediglich den Empfängern zur Verfügung stellen. Sie fungiert als zentrales Element des Systems, das die Rückverfolgbarkeit von Rechnungen, die Statusberichterstattung und eine größere Transparenz bei Geschäftstransaktionen ermöglicht.

• Eine Kopie der Rechnung muss an die öffentliche Plattform gesendet werden, und die Rechnungsstatus (Annahme und effektive Zahlung) müssen mitgeteilt werden.

8. SII (Suministro Inmediato de Información)

• Die E-Reporting an das SII wird weiterhin wie bisher funktionieren.

• E-Invcing und E-Reporting sind zwei gentrennte Prozesse, die parallel ablaufen.

9. Sanktionen und Kontrolle

• Derzeit ist kein Strafregime vorgesehen.

• Die staatliche Beobachtungsstelle für Zahlungsverzug im privaten Sektor (Observatorio Estatal de la Morosidad Privada) wird für die Überwachung der Entwicklung der Zahlungsdaten und die Förderung bewährter Verfahren zuständig sein.

• Vorgesehen ist die Veröffentlichung einer jährlichen Liste säumiger Unternehmen (juristische Personen, die mehr als 5 % ihrer Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen und deren Gesamtbetrag unbezahlter Rechnungen 600.000 € übersteigt).

10. Internationale Rechnungsstellung

• Auf internationaler Ebene gibt es keine spezifische Regelung, aber auf europäischer Ebene soll das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age), das Bestimmungen für innergemeinschaftliche E-Invoicing- und E-Reporting-Anforderungen enthält, im Juli 2030 in Kraft treten.

• Erfahren Sie mehr über ViDA in unserem Blog-Post.

Diese zehn Punkte decken zwar den Kern des kommenden B2B-E-Invoicing-Mandats ab, aber es ist auch wichtig, zwei weitere verwandte Regulierungssysteme zu verstehen, die die Rechnungsstellung in Spanien beeinflussen: VERI*FACTU und TicketBAI.

Was ist VERI*FACTU?

VERI*FACTU, eine Verordnung über die Anforderungen an computergestützte Abrechnungssysteme (RRSIF), ist eine Methode zur Einhaltung der spanischen Rechtsvorschriften für computergestützte Abrechnungssysteme. Sie garantiert die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit von Abrechnungsdatensätzen.

Die meisten Unternehmen und Selbstständigen in Spanien, die der Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer unterliegen, müssen Abrechnungssysteme verwenden, die die technischen Anforderungen sowohl für vollständige als auch für vereinfachte Rechnungen erfüllen. Obwohl das ursprüngliche Datum für das Inkrafttreten auf den 1. Januar 2026 festgelegt war, hat das königliche Gesetzesdekret 15/2025 die Anpassungsfristen wie folgt verlängert:

• Bis zum 1. Januar 2027 für Unternehmen (Steuerpflichtige gemäß Artikel 3.1.a).

• Bis zum 1. Juli 2027 für Selbstständige und Freiberufler (die übrigen Steuerpflichtigen gemäß Artikel 3.1).

Unternehmen, die bereits über das SII-System (Suministro Inmediato de Información) berichten, sowie Unternehmen, die von spezifischen Ausnahmen profitieren, sind nicht verpflichtet, diese neuen Regeln anzuwenden.

Rechnungen, die über die öffentliche Plattform erstellt werden, erfüllen automatisch die VERI*FACTU-Anforderungen, was die Compliance für Unternehmen vereinfacht.

Was ist TicketBAI?

TicketBAI ist ein System, das von den Steuerbehörden des Baskenlandes eingeführt wurde und von Unternehmen verlangt, Rechnungen für alle wirtschaftlichen Aktivitäten zu senden und zu zertifizieren. TicketBAI wurde in Zusammenarbeit mit den drei Provinzfinanzämtern und der baskischen Regierung entwickelt und legt spezifische rechtliche und technische Verpflichtungen für Abrechnungssoftware fest.

Das System zielt darauf ab, Einkünfte aus wirtschaftlichen Aktivitäten zu kontrollieren, insbesondere bei Transaktionen mit Endverbrauchern. Um die TicketBAI-Vorschriften einzuhalten, die in Regionen wie Bizkaia am 1. Januar 2024 in Kraft getreten sind, müssen Unternehmen eine konforme Software wie Banqup verwenden. TicketBAI gewährleistet die Integrität und Rückverfolgbarkeit von Abrechnungsdatensätzen, indem es die Übermittlung spezifischer Daten an die Steuerbehörden verlangt.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Mit der Verabschiedung der Verordnung sollten Unternehmen beginnen, sich auf den Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung vorzubereiten:

• Überprüfung der aktuellen Abrechnungssysteme und -prozesse.

• Sicherstellung der Bereitschaft für das UBL-Format.

• Vorbereitung auf das Senden und Empfangen von Rechnungsstatus-Updates.

• Bewertung von Technologieanbietern zur Gewährleistung der Compliance.

Ein frühzeitiges Handeln hilft Unternehmen, Unterbrechungen zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sobald die Verpflichtungen in Kraft treten.

Wie Banqup helfen kann

Bei der Auswahl eines Anbieters für elektronische Rechnungsstellung, der Sie durch die verschiedenen Vorschriften begleitet und Ihnen hilft, konform zu werden, kann es schwierig sein zu verstehen, was Ihr Unternehmen benötigt.

Mit Banqup führen wir Sie durch alle Änderungen und helfen Ihnen, Ihre Systeme zukunftssicher zu machen, sodass alle regulatorischen Änderungen zu unserer Aufgabe werden und nicht zu Ihrer.

Wir erfüllen bereits die Vorschriften in über 60 Ländern weltweit. Wir passen unsere Produkte und damit Ihre Lösung so an, dass sie den nationalen und internationalen Vorschriften entsprechen.

Wie können wir Ihnen und anderen spanischen Unternehmen sonst noch helfen?

• Wir erstellen wertschöpfende Felder für die Formate, die spezifisch für einen Sektor oder einen Rechnungstyp sind: Bestell-/Referenznummer, Kostenstellen usw.

• Wir übermitteln die obligatorischen Status an die öffentliche Plattform, mit der Möglichkeit, zusätzliche Status zwischen privaten Betreibern einzufügen.

• Wir bieten zusätzliche Status zu den obligatorischen an, zum Beispiel Teilzahlungen.

• Wir automatisieren das Senden und Empfangen Ihrer Rechnungen und Rechnungsstatus.

• Wir filtern Daten für den Upload und die Verbuchung in Ihrem ERP- oder Finanzsystem.

• Wir ermöglichen digitale Zahlungen und Abgleiche, was es für Ihr Unternehmen noch einfacher macht, Zahlungen genauer und pünktlicher zu erhalten.

• Wir bieten Belegerfassung und Datenerfassung (OCR) für PDF-Rechnungen.

• Wir liefern fortschrittliche Signaturen und elektronische Archivierung.

• Wir stellen Ihre lokale und internationale Compliance sicher.

Beginnen Sie Ihre Reise zur konformen elektronischen Rechnungsstellung, indem Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen mit einem Mitglied unseres spanischen Teams besprechen.

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