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Die sogenannten ESG-Kriterien, sprich die Förderung von Umweltschutz (Environment), Nachhaltigkeit (Sustainability) sowie die ethische Unternehmensführung (Governance), werden zunehmend zu einem integralen Bestandteil der Unternehmenskultur. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass E-Rechnungen ein einfacher Schritt sind, um digitale Abfälle zu reduzieren und den ökologischen Fußabdruck zu verringern. Die bekannte "Wurzel des Übels" ist natürlich die Papierrechnung, aber auch E-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, sind nicht ganz unschuldig.
Der ökologische Fußabdruck von Papierrechnungen
Die Auswirkungen der Rechnungsstellung auf die Umwelt werden maßgeblich durch Überlegungen zum Kohlendioxidausstoß (CO2) beeinflusst. Die Bewertung des CO2-Fußabdrucks einer Papierrechnung erfordert eine umfassende Analyse, die den gesamten Lebenszyklus der Rechnung umfasst, von der Papierherstellung über den Druck, die Verarbeitung und Verwaltung der Rechnung bis hin zur Zustellung an den Empfänger und schließlich zur Entsorgung.
Zahlreiche Studien wurden bereits durchgeführt, um die genaue CO2-Bilanz von Papierrechnungen zu ermitteln. Die neueste billentis Marktstudie "The Global E-Invoicing and Tax Compliance Report: Watch the Tornado!" bietet eine innovative Analyse der E-Rechnungslandschaft, die zeigt, wie technologische Innovationen und regulatorische Anforderungen die Welt des digitalen Handels neu gestalten. Die Studie präsentiert auch einige Schlüsselzahlen, um die ökologischen Auswirkungen der Papier-Rechnungsstellung besser zu verstehen. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass die CO2-Emissionen, die mit der Herstellung eines Kilogramms Papier verbunden sind, je nach Papiersorte, Rohstoffquelle, Herstellungsverfahren und Energieeinsatz bei der Produktion stark variieren können. Die Papiererzeugung umfasst in der Regel das Fällen des Baumes, den physischen Transport von Holz und Papier, die tatsächlich sehr energieintensive Zellstoffgewinnung, die anschließend Papierherstellung und in einigen Fällen das Recycling - jede Phase trägt zu den gesamten CO2-Emissionen bei.
Wie in der neuesten billentis-Studie hinterlegt, wird unter Berücksichtigung der verschiedenen Produktionstechniken der CO2-Fußabdruck von Papier im Allgemeinen auf 1,45 kg bis 3,6 kg CO2 pro Kilogramm Papier geschätzt. Bei einer demzufolge konservativen Schätzung von 2 kg CO2 pro Kilogramm würde der CO2-Fußabdruck einer einzelnen 20-Gramm-Papierrechnung (einschließlich Transport, Druck und Archivierung) etwa 40 g betragen. Mit diesen Erkenntnissen lässt sich verdeutlichen, welchen Beitrag die papierbasierte Rechnungsstellung zum CO2-Ausstoß leistet und welche Auswirkungen dies auf die Umwelt hat.
Aus einem Baum können ca. 7.500 DIN A4 Seiten hergestellt werden, was 3.000 Rechnungen mit durchschnittlich 2,5 Seiten entspricht. Die Produktion von 3.000 Rechnungen (d.h. ein Baum) erzeugt so ca. 120 kg CO2.
Nach einer Schätzung des US-Landwirtschaftsministeriums (USDA) kann ein ausgewachsener Baum ca. 22 kg CO2 pro Jahr absorbieren. Bei einer Lebensdauer von ca. 10 Jahren bis zur Ernte kann ein ausgewachsener Baum damit ca. 220 kg CO2 absorbieren, was noch einmal etwa 80 Gramm CO2 pro Rechnung entspricht - die dann fehlen.
Bei weltweit ca. 560 Milliarden Rechnungen pro Jahr, von denen derzeit ca. 125 Milliarden elektronisch übermittelt werden, verbleiben ca. 435 Milliarden (also über 75 %) Papierrechnungen pro Jahr. Dies bedeutet, dass Papierrechnungen ca. 52 Megatonnen CO2 pro Jahr verursachen, basierend auf 40 Gramm CO2 für die durchschnittliche CO2-Emission pro Rechnung und 80 Gramm CO2 pro Rechnung, die nicht durch die Absorption von Bäumen ausgeglichen werden, da diese bereits gefällt wurden.
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Die PDF-Falle: Warum E-Mail-Rechnungen allein nicht ausreichen
Auch wenn der Ersatz von Papierrechnungen durch E-Mails dazu beiträgt, Bäume zu erhalten, entstehen dennoch auch erhebliche digitale “Abfälle” durch E-Mails und PDF-Dateien, die als eine der größten Umweltverschmutzungen des Planeten gelten. Diese digitalen Abfälle resultieren aus dem Verbrauch von Energie und Ressourcen während der Herstellung, Übertragung und Speicherung von elektronischen Dokumenten. Dennoch sind echte E-Rechnungen (also kein PDF) im Vergleich zu Papierrechnungen eindeutig umweltfreundlicher. Denn eine vollständig strukturierte E-Rechnung ist zwar auch eine Datei, jedoch ist ihr Volumen im Vergleich zu einer PDF-Rechnung tatsächlich um 30-50 % kleiner, da sie keine Grafiken enthält. Also wird weniger Rechnerkapazität benötigt - es können energieintensive Rechenzentren eingespart werden! E-Rechnungen sind daher zweifellos ein einfacher Schritt, der so gesehen einen großen Unterschied macht - insbesondere da die Anzahl der E-Mails generell obendrein auch noch abnimmt.
Darüber hinaus gibt es Studien, die die Auswirkungen von "echter" strukturierter elektronischer Rechnungsstellung quantifizieren und vergleichen. So z.B. die Studie "Assessing the Carbon Footprint of Paper vs. Electronic Invoicing" (2010) von Maija Tenhunen und Esko Penttinen von der Aalto University School of Economics, die zeigt, dass der Wechsel von papierbasierten zu elektronischen Rechnungen den CO2-Fußabdruck einer Rechnung (Lebenszyklus) um beeindruckende 63 % reduziert. Dieser erhebliche Rückgang wird hauptsächlich durch den Wegfall unnötiger manueller Arbeit sowie durch die Reduzierung von Material- und Transportaufwand erreicht. Strukturierte elektronische Rechnungen ermöglichen eine höhere Automatisierung und Effizienz im Vergleich zu Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen in unstrukturierten Formaten wie PDF-Dateien. Diese Erkenntnisse unterstreichen die Bedeutung der E-Rechnung als umweltfreundliche Alternative und verdeutlichen, wie technologische Innovationen zu einem nachhaltigeren Geschäftsumfeld beitragen können.
Es ist in der Tat an der Zeit, auch über die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Energie- und Ressourcenverbrauch nachzudenken. Ein Thema, das erst langsam ins öffentliche Bewusstsein dringt!
Dennoch bleibt eine Herausforderung bestehen: Die wachsende Anzahl von digitalen Dokumenten führt zu einer übermäßigen Ansammlung von Daten, die als digitaler Abfall betrachtet werden können. Unser Tipp: Es gibt heutzutage keinen Grund mehr, Rechnungen doppelt zu speichern. Alle diese an verschiedenen Orten gespeicherten und auch veralteten Rechnungen erhöhen das Volumen Ihres digitalen Abfalls auf unrealistische Größenordnungen. Mit dem Banqup Premium- oder Optimum-Paket können Sie alle Duplikate löschen und Ihre Rechnungen im digitalen Archiv von Banqup aufbewahren, wo sie ordentlich organisiert und leicht zu finden sind und für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer archiviert werden.
E-Rechnungen – in jeder Hinsicht vorteilhaft
Der Ersatz verschiedener manueller Tätigkeiten durch digitale Lösungen reduziert den Zeitaufwand erheblich, macht papierbasierte Prozesse überflüssig, senkt die Transportkosten und schafft Zeit für lukrativere Tätigkeiten. All dies reduziert damit tatsächlich den CO2-Ausstoß erheblich, wie wir schon gesehen haben.
Während die Vorteile für die Umwelt am offensichtlichsten sind, trägt die elektronische Rechnungsstellung auch erheblich zu Verbesserungen in den Bereichen Soziales und Unternehmensführung bei. Daher können Unternehmen die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung als strategische Maßnahme zur Verbesserung ihrer ESG-Performance und -Berichterstattung nutzen.
Die Umstellung bringt auch eine Reihe sozialer Vorteile mit sich, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), einschließlich einer besseren Erreichbarkeit, auch in abgelegenen Gebieten, einer größeren Transparenz der Transaktionen und erheblicher finanzieller Vorteile, z. B. durch schnellere Rechnungsbegleichung und neue Lösungen für die Finanzierung von Rechnungen. Darüber hinaus werden Governance-Aspekte verbessert, indem die Einhaltung von Steuervorschriften vereinfacht, interne Kontrollen verstärkt, Rechnungsprozesse optimiert und Rechenschaftspflichten eingeführt und verbreitet werden.
Das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen ist besonders einfach - jeder mit einem Banqup-Konto kann E-Rechnungen versenden und verarbeiten, und das ganz einfach, ohne aufwendige Einrichtung oder Entwicklungsarbeit.
Fazit
E-Rechnungen sind nicht nur umweltfreundlich, sondern bieten Ihrem Unternehmen auch praktische Vorteile. Reduzierte CO2-Emissionen, weniger digitaler Abfall, Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen sind nur einige Beispiele dafür, wie maschinenlesbare E-Rechnungen Ihre Geschäftsprozesse verändern. Sie sind nicht nur ein Schritt in Richtung einer umweltfreundlicheren Unternehmenskultur, sondern auch in eine effizientere und wirtschaftlichere Zukunft.
Es ist Zeit, auch im Bereich der Digitalisierung auf die Details zu achten und die richtigen Dinge zu tun!
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Gehören Sie zu den Vorreitern! Die Umwelt dankt es Ihnen!