Interview mit Andres Lilleste: Einblicke aus 20 Jahren im Bereich E-Rechnungsstellung

Andres Lilleste's Name ist jedem im estnischen E-Rechnungswesen bekannt als einer der Pioniere und Befürworter der E-Rechnung in Estland. Mit 20 Jahren Erfahrung in der E-Rechnungsstellung bei Unifiedpost (jetzt Banqup Group) und seiner aktuellen Rolle als Leiter des Compliance-Clusters, um sicherzustellen, dass die Rechnungsbearbeitung unserer Kunden weltweit den gesetzlichen Standards entspricht, besteht kein Zweifel daran, dass Andres alles über E-Rechnungen weiß und glücklicherweise bereit ist, seine Gedanken zu teilen.

Sie sind von Anfang an in die E-Rechnungsstellung involviert gewesen. Erzählen Sie uns, wie Sie in dieses Feld eingestiegen sind und wann Sie realisiert haben, dass E-Rechnungen die Zukunft sind?

Für mich hat das Wort "Anfang" zwei Bedeutungen. Erstens begann ich 2005 als technischer Kundenmanager im Bereich der E-Rechnungsstellung zu arbeiten. Mein erster Arbeitstag war sofort mit E-Rechnungen verbunden. Zweitens war es zu der Zeit, als die E-Rechnungsstellung in Estland langsam Fahrt aufnahm. Der E-Rechnungsservice in den Banken war gerade gestartet worden, was es ermöglichte, E-Rechnungen an die Banken der Kunden zu senden, und automatische Zahlungsvereinbarungen konnten eingerichtet werden, aber B2B- und B2G-E-Rechnungen waren noch nicht eingeführt worden. Wir schauten, was unsere nördlichen Nachbarn machten, und versuchten herauszufinden, wie man E-Rechnungen zwischen Unternehmen in Bewegung bringen konnte. Es dauerte zwei Jahre, aber es gelang uns, die ersten B2B-(Ausgaben-)E-Rechnungen zu starten.

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Wenn ich meiner Großmutter oder Highschool-Schülern die E-Rechnungsstellung erklären müsste, würde ich es so beschreiben: E-Rechnungsstellung ist eine Methode, um Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu empfangen, anstatt sie auf Papier auszudrucken und per Post zu verschicken. Es ist eine schnellere, umweltfreundlichere und effizientere Art, Rechnungen zu verwalten. 

Für eine gewöhnliche Person, ob jung oder alt, ist der einfachste Weg, E-Rechnungen zu erklären, die bequeme Möglichkeit, eine Rechnung automatisch zu bezahlen. Wenn Sie eine Rechnung auf Papier oder als PDF erhalten, ist es schön anzusehen, aber was dann?! Bei Erhalt einer E-Rechnung ist Ihr Zahlungsformular in der Bank bereits ausgefüllt. Für Unternehmen gibt es auch viele andere Vorteile, wie die Beseitigung der Notwendigkeit für manuelle Arbeit.

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Gab es in Ihrer Arbeit zu diesem Thema einige bunte Situationen? 

Wenn ich an konkrete Beispiele (und große Freude) denke, erinnere ich mich an die Zeit vor 2010, als wir hart daran arbeiteten, E-Rechnungen bei Verbrauchern und Unternehmen einzuführen. Wir führten Kampagnen durch, bei denen wir für jede versendete E-Rechnung einen Baum pflanzten. Die Ergebnisse waren gut, aber weit entfernt von den heutigen Niveaus.

Ich erinnere mich auch an eine Lotterie, bei der wir den Preis von drei Monaten E-Rechnungszahlungen verlosten, die unter den E-Rechnungsnutzern verlost wurden. Der Verbrauch von E-Rechnungen nahm weiter zu, und der Gewinner war zufällig jemand mit einer kombinierten Leasingrechnung, bei der viele andere E-Rechnungen auf sein Konto flossen. Glücklicherweise hatten wir in unserer Kampagne einen maximalen Betrag festgelegt, der erstattet werden sollte.

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Was ist das häufigste Missverständnis über E-Rechnungen, dem Sie in Ihrer Arbeit begegnen? 

Ich habe das Gefühl, dass sich diese Missverständnisse im Laufe der Zeit ändern. Die ursprüngliche Herausforderung bestand darin zu erklären, dass eine PDF-Rechnung (eine papierlose Rechnung) keine E-Rechnung ist. Leider dominierte diese Meinung lange Zeit. Es gab auch Meinungen, dass die E-Rechnungsstellung ein Risiko birgt, dass jemand Ihre Lieferungen verfolgen und die sensiblen Informationen auf der Rechnung einsehen kann. Aber ich glaube, dass dies heutzutage größtenteils Vergangenheit ist. Der heutige Verbraucher neigt dazu, rationale Berechnungen anzustellen und den wirtschaftlich optimalsten Weg zur Nutzung der E-Rechnungsstellung zu finden.

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Die Banqup Group ist in über 30 Ländern vertreten und überwacht kontinuierlich die E-Invoicing-Gesetzgebung. Wie stellen Sie sicher, dass sich Unternehmen keine Sorgen um Vorschriften machen müssen? 

Ich bin überzeugt, dass wir das Vertrauen unserer Kunden gewinnen müssen, indem wir bereit sind, sie sowohl im Verkaufsprozess als auch im Kundendienst zu unterstützen und zu informieren. Ein Kunde möchte sich umsorgt fühlen und über Trends und Veränderungen auf dem Laufenden gehalten werden. Kunden möchten im Allgemeinen nicht alle technischen Details kennen. Sie wollen die Prinzipien.

Um diese unterstützende Umgebung für unsere Kunden zu schaffen, hat Banqup vor einigen Jahren eine separate Einheit geschaffen - den "Compliance Cluster". Dieses Team besteht aus Spezialisten, die täglich daran arbeiten, Informationen zu sammeln und zu analysieren sowie Entwicklungsaufgaben innerhalb des Unternehmens festzulegen, um sicherzustellen, dass die Produkte von Banqup den Vorschriften für die E-Rechnungsstellung entsprechen.

Ich habe diesen Vergleich schon einmal verwendet, aber jetzt, mit der wahren Vielfalt der E-Invoicing-Vorschriften weltweit, ist er relevanter denn je - ein Partner, alle Dienstleistungen. Der Kunde konzentriert sich darauf, sein Geschäft auszubauen, und wir tun unser Bestes, um sicherzustellen, dass ihre Rechnungen vollständig in Übereinstimmung mit allen Anforderungen gesendet und empfangen werden.

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Der aktuelle Stand und die Zukunft der E-Rechnungsstellung weltweit

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into German.Welche Länder liegen derzeit bei der E-Rechnungsstellung an vorderster Front? Gibt es etwas, das andere Länder von ihnen lernen können? 

Ich glaube, dass dies eine Frage ist, bei der die Antwort davon abhängt, aus welcher Region der Experte stammt. Wir sehen Länder, die eine starke Zentralisierung und Regulierung unterstützen, Länder, die eine "Vielfalt" von Lösungen anbieten - wo sowohl Standardübertragungen als auch Alternativen gleichzeitig erlaubt sind, und dann gibt es Länder, in denen alles mehr oder weniger spontan, aber technisch auf einem sehr hohen Niveau funktioniert.

Die Rolle des Umsatzsteuerverlusts eines Landes im Laufe des Jahres spielt sicherlich auch eine Rolle. Eine dominante Phrase in den Vorschriften besagt, dass "die E-Rechnung den EN16931-Standards entsprechen muss". EN16931 ist der technische Name für den EU-E-Rechnungsstandard. Wir sehen auch oft Verweise auf Peppol-Übertragung. Peppol hat sich zu einem globalen Netzwerk für die Übertragung von E-Rechnungen entwickelt. Ein weiterer Punkt, den wir sehen, sind Verweise auf die E-Meldung. Dabei handelt es sich um eine Situation, in der die lokale Steuerbehörde Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Steuererklärungen von Rechnungsstellern erwartet.

Bei all dem oben Genannten ist Italien derzeit führend bei der E-Rechnungsstellung in Europa, da es sich stark dafür eingesetzt hat, dass alle E-Rechnungen über die zentrale Plattform des Landes abgewickelt werden. Frankreich wird in der zweiten Hälfte des Jahres 2026 eine E-Rechnungslösung auf Basis der Peppol-Architektur einführen, bei der die Steuerbehörde eine der beteiligten Parteien ist und die Mehrwertsteuer auf der Rechnung fast in Echtzeit erhoben wird.

Belgien, Deutschland, Lettland - ab Anfang 2026 treten die Anforderungen für B2B-E-Rechnungen in Kraft, kombiniert mit Peppol oder, falls nicht vorhanden, einem alternativen E-Rechnungskanal.

Als Este mag ich den nordischen Ansatz, bei dem die E-Rechnungsstellung zwischen Unternehmen freiwillig, aber sehr weit verbreitet und ein normaler Bestandteil des Geschäftslebens ist. Die E-Rechnung ist der Standard. Leider hat die freiwillige Annahme in Estland noch nicht zu einer weit verbreiteten Nutzung von E-Rechnungen geführt. Ich glaube, dass die ViDA (MwSt. im digitalen Zeitalter) Richtlinie Änderungen bei der Steuererklärung bringen wird, bei der die E-Rechnung einer der Wege sein wird, um Informationen zu übermitteln.

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Welche Länder werden bald die E-Rechnungsstellung verpflichtend machen? Wie wird sich dies auf Unternehmen auswirken, die international tätig sein möchten? 

Immer mehr sehen wir, dass internationale Unternehmen nach Dienstleistern suchen, die ihnen helfen, Anforderungen zu verstehen und auch Lösungen für die Rechnungsübermittlung umzusetzen. Es ist überwältigend, all diese Veränderungen zu verfolgen und mit kontinuierlichen technologischen Updates Schritt zu halten. Darüber hinaus gibt es ziemlich viele Änderungen bei Fristen. Es gibt in der Regel Verzögerungen, aber diese zu verfolgen ist auch eine Herausforderung.

Ab Januar 2025 gelten in Deutschland und Lettland B2G E-Invoicing-Verpflichtungen. In naher Zukunft werden sich die Vorschriften in Ländern wie Griechenland ändern, wo B2B E-Invoicing ab Juli verpflichtend wird. Im Januar 2026 stehen eine Reihe von Änderungen an: B2B E-Invoicing in Belgien und Lettland, die mehrfach verschobene B2B-Regelung in Polen und Kroatien wird sich dem B2B E-Invoicing anschließen. Bis 2027 sollen auch die Slowakei und Slowenien ihre eigenen Änderungen umsetzen.

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Wie stark unterscheiden sich die Anforderungen an die E-Rechnungsstellung zwischen den Ländern? Gibt es Länder, die besonders komplex oder unerwartet sind? 

Die komplexesten Anforderungen gibt es in Ländern, die ihre E-Invoicing-Projekte vor der Entwicklung der ViDA-Initiative gestartet haben. ViDA bringt Regeln für länderübergreifende Steuermeldungen, bietet aber auch klare Empfehlungen für technische Lösungen - E-Invoicing über EN16931 und E-Rechnungsübertragung über das Peppol-Netzwerk.

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Estland und die Entwicklung von E-Rechnungen

Estland war eines der ersten Länder, in denen das Versenden von E-Rechnungen für den öffentlichen Sektor verpflichtend wurde. Wie hat sich dies auf die Einstellung der Unternehmen gegenüber E-Rechnungen ausgewirkt?

Die Verpflichtung, E-Rechnungen an den öffentlichen Sektor zu senden, trat am 1. Juli 2019 in Kraft. Der einzige Weg, um Zahlungen für Dienstleistungen, die dem Staat erbracht wurden, zu erhalten, war die Einreichung einer E-Rechnung. Diese Änderung brachte die B2G-E-Rechnungsstellung schnell auf ihr Maximum. Nur grenzüberschreitende Lieferanten durften weiterhin Rechnungen im PDF-Format einreichen.

Es gab auch Auswirkungen auf das Wachstum von B2B-E-Rechnungen, aber um ehrlich zu sein, glaube ich, dass jeder, der täglich mit E-Rechnungen arbeitet, mit einem etwas schnelleren Wachstum gerechnet hat. Ein positiver Trend, den wir beobachtet haben, war der Austausch von Ideen über neue technische Möglichkeiten, und in dieser Zeit begannen auch die Projekte zur Echtzeitwirtschaft (RTE) in Estland. Estland bietet eine großartige Umgebung für das Testen und Einführen neuer Ideen, unterstützt durch flexible Gesetzgebung und eine starke E-Government.

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Beim Vergleich Estlands mit seinen Nachbarländern und Europa, sind Sie in Bezug auf die E-Rechnungsstellung eher Innovatoren oder konservativer?

Meine Antwort wären konservative Innovatoren. In einer guten technologischen Umgebung, in der der Staat mit B2G E-Rechnungen als Vorbild dient, wächst B2B E-Rechnungsstellung langsam, aber stetig durch freiwillige Einreichungen. Ein gutes Beispiel für unseren technologischen Hintergrund ist das Unternehmensregister, das als unser zentrales Adressbuch dient und anzeigt, ob ein Unternehmen eine E-Rechnungsstelle ist oder nicht.

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Sind estnische Unternehmen im Allgemeinen gut auf die Einführung von E-Rechnungen vorbereitet, oder gibt es noch Verbesserungsbedarf? Welche Branchen sind am weitesten fortgeschritten und welche hinken hinterher?

Der Übergang zur E-Rechnungsstellung fällt mittleren und großen Unternehmen leichter. Dies liegt an zwei Gründen: Sie verwenden in der Regel bereits Buchhaltungssoftware, die die E-Rechnungsstellung unterstützt, und sie haben mehr davon, wenn sie ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten. E-Rechnungen ermöglichen einen schnelleren Informationsfluss, der Rechnungslebenszyklus ist von Anfang bis Ende nachvollziehbar und Zahlungen sowie Archivierung können alle mit einem einzigen Klick erledigt werden.

Unternehmen, die keine Buchhaltungssoftware verwenden (Kleinunternehmen) oder die die E-Invoicing-Integration in ihrer bestehenden Software noch nicht aktiviert haben, sollten sich darauf konzentrieren, ihre Arbeitsmethoden zu ändern. Für Letzteres müssen wir noch an einem Trend arbeiten, bei dem das Versenden von PDF-Rechnungen per E-Mail als akzeptable Form der Rechnungsstellung betrachtet wird. Es ist wichtig zu bedenken, dass E-Mails leicht verloren gehen, Daten aus PDFs manuell eingegeben werden müssen und dies zu Eingabefehlern führen kann.

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Was können estnische Unternehmer und Buchhalter heute tun, um sich mehr über E-Rechnungen bewusst zu sein und für die Zukunft bereit zu sein?

Ich habe hier drei Empfehlungen: 1) Wenn Sie noch keine Buchhaltungssoftware verwenden, fangen Sie an, diese zu nutzen oder einen Cloud-basierten Rechnungsservice, der bei der Organisation von Daten hilft und einen klareren Überblick bietet; 2) Wenn Sie bereits eine Softwarelösung haben, kontaktieren Sie gerne den Kundensupport Ihres Dienstleisters und erkundigen Sie sich nach E-Rechnungen - sowohl für Verkäufe als auch Einkäufe; 3) Wenn Sie mehr von Ihrer bestehenden Software benötigen (Volumen, grenzüberschreitende Transaktionen, andere Vorschriften), zögern Sie nicht, E-Rechnungsbetreiber zu kontaktieren und einen zuverlässigen Partner zu finden, der bei der Lösung dieser Probleme helfen kann.

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In Estland herrscht immer noch der weit verbreitete Glaube, dass eine E-Rechnung einfach das Versenden einer PDF per E-Mail ist. Wie können wir diesen Glauben brechen?

Ich möchte niemanden erschrecken, aber basierend auf unserer Erfahrung sind PDFs als E-Mail-Anhänge mit drei Hauptrisiken verbunden: 1) Sie neigen dazu, verloren zu gehen; 2) Fehler treten auf, wenn Daten aus PDFs manuell eingegeben werden (beide Parteien verlieren Zeit und Energie bei der Fehlerbehebung); und 3) Betrügerische E-Mails sind in unserer Region häufig - leider nimmt dieser Trend auch bei Rechnungen zu. Wir hoffen immer auf das Beste, aber um Risiken zu minimieren, ist der sicherere Weg, den Weg der E-Rechnungsstellung zu wählen. Ein E-Rechnungsbetreiber stellt sicher, dass es keine unbekannten Absender oder Empfänger in ihrem Netzwerk gibt, die Daten überprüft werden und der gesamte Rechnungslebenszyklus nachverfolgbar ist (sowohl positive als auch negative Ereignisse werden erfasst).