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Entdecken Sie die Vielfalt der E-Rechnungsstandards in Deutschland! Von XRechnung über ZUGFeRD bis hin zu Peppol BIS 3.0: Erfahren Sie mehr über Anwendungen und Auswirkungen auf die B2G-E-Rechnung. Tauchen Sie ein, um Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
In unserem ersten Blogbeitrag über B2G E-Invoicing in Deutschland haben wir die verschiedenen Portale und Übermittlungskanäle untersucht, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet werden. Heute wenden wir uns den verschiedenen Rechnungsstandards zu, auf die Sie stoßen werden, wenn Sie sich in der deutschen E-Invoicing-Landschaft umsehen. Wir möchten besser verstehen, was sie gemeinsam haben, was sie voneinander unterscheidet und wann welcher Standard allgemein verwendet wird.
Die am weitesten verbreiteten Rechnungsstandards in Deutschland sind die deutsche CIUS XRechnung, die insbesondere von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden sowie auch zunehmend im B2B-Bereich verwendet wird, ZUGFeRD im B2B-Bereich und Peppol BIS 3.0, das ebenfalls im B2B-Bereich weit verbreitet ist und auch im B2G-Bereich von ausländischen Versendern akzeptiert wird. Alle diese Formate unterliegen den gleichen gesetzlichen Anforderungen wie Papierrechnungen, unterscheiden sich aber in einigen wichtigen Punkten.
Im Folgenden wird auf die einzelnen Formate näher eingegangen:
XRechnung
Obwohl auch andere Standards akzeptiert werden, sofern sie die Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (EN) 16931 erfüllen, wurde der XRechnungs-Standard in der vorher erwähnten Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) als primärer Datenaustauschstandard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland festgelegt.
XRechnung ist eine Core Invoice User Specification (CIUS) der Europäischen Norm (EN) für elektronische Rechnungen. Verantwortlich für die Veröffentlichung und Pflege der CIUS XRechnung ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Diese Organisation, die eine Rolle bei der Koordination und Standardisierung von IT-bezogenen Prozessen und Standards spielt, insbesondere im Kontext von E-Government- und Digitalisierungsinitiativen, hat eine Vielzahl nützlicher Dokumente zur XRechnung, einschließlich der neuesten Spezifikationen, auf ihrer Website veröffentlicht.
Einer der Hauptvorteile von XRechnung ist die Möglichkeit, eingehende Rechnungen automatisch zu verarbeiten, da sie vollständig maschinenlesbar sind. Dies reduziert das Fehlerrisiko, senkt den personellen und finanziellen Aufwand und beschleunigt die Rechnungsprozesse, was zu einem schnelleren Zahlungseingang beim Rechnungssteller führt. Durch den Einsatz zentraler Rechnungseingangsplattformen werden die Rechnungen zudem automatisch auf Fehler geprüft und der Rechnungssteller bei Korrekturbedarf umgehend informiert.
Während sich der Einsatz der XRechnung zunächst vor allem auf die Rechnungsstellung der öffentlichen Hand beschränkte, hat sie in den letzten Jahren auch im Bereich der B2B-Rechnungsstellung in Deutschland an Bedeutung gewonnen.
Im Kontext der bundesweiten B2G-E-Rechnung in Deutschland ist eines der obligatorischen Datenfelder des XRechnung-Schemas die Leitweg-ID, eine eindeutige Zeichenkette, die den Rechnungsempfänger identifiziert und als Adresse bei der Übermittlung von E-Rechnungen dient. Diese Leitweg-ID muss dem Rechnungssteller vom Rechnungsempfänger mitgeteilt und in der Standard-XRechnung im Feld "Käuferreferenz" (BT-10) eingetragen werden. Sie ist neben der deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine der national definierten Peppol Participant Identifier (Peppol-Participant-ID).
Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie in unserem nächsten Blogpost hier!
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist aus dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hervorgegangen und hat sich zum Ziel gesetzt, die Vision der Gleichberechtigung von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen zu verwirklichen. Dieses hybride Rechnungsformat bietet eine gemeinsame Struktur und Richtlinien für die Erstellung elektronischer Rechnungen, die sowohl von Menschen als auch von Computersystemen verstanden werden können. Ziel ist es, die Art und Weise, wie elektronische Rechnungen formatiert und übermittelt werden, zu standardisieren und die Effizienz und Interoperabilität digitaler Rechnungsprozesse zu fördern.
Die ZUGFeRD-Rechnung hat sich mittlerweile im B2B-Bereich als häufig genutzte Art der elektronischen Rechnung etabliert. Der wesentliche Vorteil der ZUGFeRD-Rechnung besteht darin, dass die Rechnungen als menschenlesbare PDF-A/3-Dateien mit eingebetteten strukturierten Rechnungen als maschinenlesbare XML-Dateien - ähnlich dem französischen Pendant Factur-X - ausgegeben werden.
Da die elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Rechnungsformat sowohl die Rechnungsdaten (XML-Daten) als auch das Rechnungsbild (PDF/A-3) enthält, können sowohl die Daten als auch das Bild eine Rechnung darstellen, die nach § 14 Abs. 4 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt. Da sowohl das PDF als auch das eingebettete XML inhaltlich identisch sein sollten, es sich also um nichts anderes als mehrere Kopien derselben Rechnung (eingebettet in ein PDF als Transportformat) handeln sollte, ist der Verifikationsprozess des Empfängers einer eingehenden Rechnung entscheidend dafür, ob das Rechnungsbild (PDF-Datei) oder die strukturierten Rechnungsdaten (XML-Datei) als das rechtlich verbindliche Dokument angesehen werden.
Im Rahmen des vom Steuerpflichtigen gewählten innerbetrieblichen Kontrollverfahrens - das in der Praxis weitestgehend dem herkömmlichen Verfahren der Rechnungseingangsprüfung entspricht - obliegt es dem Steuerpflichtigen zu entscheiden, ob er die Rechnungsdaten (XML-Daten) oder das Rechnungsbild (PDF/A-3) in das von ihm gewählte innerbetriebliche Kontrollverfahren einbezieht. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn Daten und Bild voneinander abweichen.
Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes ändert sich diese Regelung: Im Falle von Abweichungen zwischen den strukturierten Daten und dem Rechnungsbild gilt der strukturierte Datensatz (XML-Datei) künftig als führend. Dies stellt sicher, dass maschinenlesbare Daten im Sinne der Standardisierung und Automatisierung Vorrang erhalten. Dennoch bleibt die korrekte Abstimmung zwischen Bild und Daten zentral, um potenzielle Fehler zu vermeiden und Prozesse reibungslos zu gestalten.
Weitere Details können dem Dokument „Hinweise zur umsatzsteuerlichen Beurteilung des Datenformats für elektronische Rechnungen ‚ZUGFeRD‘“ entnommen werden, das vom FeRD veröffentlicht wurde.
Peppol BIS Billing 3.0
Um die internationale Interoperabilität innerhalb des Peppol-Netzwerks zu gewährleisten, müssen öffentliche Stellen in Deutschland, die über Peppol erreichbar sind, gemäß Beschluss 2018/46 vom 25. Oktober 2018 in der Lage sein, Peppol BIS Billing 3.0 zu verarbeiten. Damit wird Peppol BIS Billing 3.0 für die Übermittlung elektronischer Rechnungen aus dem Ausland an deutsche öffentliche Stellen akzeptiert.
Verschiedene E-Rechnungs-Syntaxen: CII und UBL
Beim Thema E-Invoicing-Standards in Deutschland ist es auch wichtig, die beiden grundlegenden XML-basierten Syntaxen für die Rechnungsformatierung zu kennen: CII (Cross-Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language). Diese Formate legen fest, wie Rechnungsdaten strukturiert werden, und sorgen für Konformität und Interoperabilität.
CII: Eine von UN/CEFACT entwickelte robuste Syntax, die vor allem in komplexeren Rechnungsszenarien verwendet wird. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD verwenden CII, wobei ZUGFeRD ausschließlich auf CII basiert.
UBL: UBL wurde im Hinblick auf Einfachheit und Effizienz entwickelt, ist im internationalen Kontext weit verbreitet und bildet die Grundlage für Peppol BIS Billing 3.0. XRechnung unterstützt ebenfalls UBL und kann somit an globale Rechnungsnetzwerke angepasst werden.
Während CII mehr Flexibilität für detaillierte Rechnungen bietet, vereinfacht das schlanke Design von UBL die Prozesse und wird im grenzüberschreitenden Einsatz bevorzugt. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD haben (nach Einführung des Wachstumschancengesetzes, also ab 1.1.2025) die strukturierten Daten (CII) Vorrang und gewährleisten die maschinenlesbare Datenintegrität.
In einem späteren Beitrag dieser Blogserie werden wir Peppol im Zusammenhang mit der deutschen B2G-E-Rechnung näher betrachten. Bleiben Sie also gespannt!