Pourquoi ai-je besoin d'une facture électronique ?

Andrus Kaarelson, PDG de Banqup Estonie, expliquant les factures électroniques sur le marché estonien et pourquoi le secteur privé devrait s'inspirer de l'État estonien.

J'ai récemment parlé à un entrepreneur qui a demandé : pourquoi ai-je besoin d'une facture électronique ? Cependant, deux ans après le début de la facturation électronique avec les autorités publiques, l'entrepreneur devrait réfléchir à l'innovation des processus, qui aide à économiser des coûts et à rendre les entreprises plus efficaces.

En 2019, l'État estonien a souhaité que tous les prestataires de services et vendeurs de biens aux sous-agents ne reçoivent de l'argent que s'ils soumettent une facture électronique. Cette mesure énergique a considérablement réduit le volume des factures papier et des factures PDF en Estonie. La part des factures électroniques envoyées à l'État est passée de 35% en juin à 90% en juillet, et aujourd'hui, deux ans plus tard, la part des factures électroniques de l'entreprise à l'État est aussi élevée que 98%. En termes de volume, environ 30 000 factures électroniques seront envoyées à l'État chaque mois, encore plus dans les derniers mois de l'année. L'État a donné un bon élan à l'innovation !

Au fait, savez-vous quand la première facture électronique B2B a été envoyée en Estonie ?

Cela s'est passé en 2007, et nous avons donc une expérience de 14 ans dans ce domaine, ce qui n'est pas du tout négligeable.

Selon Banqup, les factures électroniques représentent environ 40 % des factures envoyées en Estonie, et elles sont principalement envoyées aux entreprises publiques. La part des factures électroniques dans notre propre base de clients est encore plus élevée, 50 %, et il est clair que les grandes entreprises estoniennes soutiennent la transition vers les factures électroniques. Notre solution de facturation pour les petites et moyennes entreprises, arved.ee, qui peut également être utilisé pour envoyer des factures à l'État, compte près de 18 000 utilisateurs.

La moitié restante de la facturation électronique devrait provenir d'un règlement entre les entreprises privées, mais ce n'est pas encore le cas. Pourquoi ? Tout d'abord, il semble à certains entrepreneurs conservateurs que la facturation électronique circulant entre les systèmes d'information des entreprises n'est pas une vraie facture. Ils veulent voir une facture au format PDF dans la boîte aux lettres ou même une facture sur papier, qui peut être récupérée et signée lors de l'envoi pour paiement. D'autres pensent que nous avons un comptable ; après tout, il saisit les factures de vente et les vérifie dans l'ordinateur, et ce travail est inclus dans son salaire. Pourquoi changer quoi que ce soit ?

Nous avons examiné si la saisie des factures d'achat est appréciée par les comptables, et les deux tiers ont répondu que ce n'était pas le cas. Je dirais que de nos jours, les comptables ne veulent pas voir un grand nombre de factures d'achat et de chèques sur leur bureau, mais plutôt sur l'écran d'ordinateur. La perception des PDG, des directeurs financiers et des comptables doit changer - nous nous dirigeons vers une gouvernance numérique, et le temps passé sur les tâches administratives doit être réduit. Pour automatiser l'envoi et la réception des factures, on peut choisir un opérateur d'e-facturation et apporter quelques ajustements au programme comptable. Le comptable de l'entreprise pourra alors se consacrer à des questions financières plus substantielles et à la comptabilité de gestion, et pourra profiter de son poste de mini-directeur financier.

Nous parlons de l'efficacité de l'utilisation de la facturation électronique, mais qu'est-ce que c'est ?

Tout d'abord, la facture envoyée atteint toujours automatiquement l'environnement de facturation. Elle ne disparaît pas, ce qui accélère le flux d'argent - le destinataire confirme par téléphone ou par ordinateur, et le vendeur reçoit l'argent à temps.

Deuxièmement, le coût du temps. Personne n'a à perdre du temps à saisir ou à numériser la facture. Il peut falloir une demi-heure ou plus pour traiter une facture papier ; dans le cas d'une facture électronique, il s'agit de quelques minutes.

Troisièmement, le montant d'argent dépensé est certainement moins élevé, car les systèmes d'information envoient eux-mêmes les factures d'un système à un autre, et métaphoriquement, seule une petite somme d'argent est dépensée en électricité.

L'État estonien s'est fixé pour objectif, dans le cadre du plan de développement économique en temps réel, que d'ici fin 2023 au plus tard, l'utilisation de la facturation électronique soit également devenue prédominante dans le secteur privé. Et le secteur privé doit s'inspirer de l'État estonien et des entreprises scandinaves, où les factures électroniques sont largement utilisées et peuvent être reçues dans le système d'information financière de leur entreprise.

Que nous réserve le futur proche ?

Déjà cet automne, nous partagerons des innovations. Une plateforme tout-en-un est en cours de finalisation qui offre un aperçu de toutes les factures entrantes et sortantes. Elle peut être configurée pour répondre à vos besoins commerciaux et aide à réduire les charges administratives - toutes les factures sont regroupées au même endroit, numérisées et partagées avec un comptable sans avoir besoin de plateformes de fichiers. Des services de paiement pour les factures de vente et d'achat seront bientôt ajoutés.

Revenons au titre - pourquoi ai-je besoin d'une facture électronique ?

S'il est envoyé par e-mail, c'est une facture électronique ! Après tout, un entrepreneur pratique se soucie peu de la forme sous laquelle une facture se présente. Il veut être payé pour ses biens ou services le plus tôt possible, de manière efficace, sans avoir à demander au client s'il a déjà reçu la facture. Afin de pouvoir réaliser plus de travail, de tirer davantage de profit du temps et de l'argent économisés, de développer l'entreprise, et parfois de rentrer chez lui ou de s'adonner à un passe-temps plus tôt. Et c'est dans cette direction que nous avançons aux côtés de l'État estonien et des entrepreneurs estoniens.

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