E-facturatie in België komt eraan: Tips voor een vlotte start

De overstap naar elektronische facturatie via Peppol is volop aan de gang. De cijfers tonen aan dat we op de goede weg zijn, maar tegelijk ook dat veel ondernemingen hun effectieve opstart nog uitstellen. Dat kan leiden tot praktische problemen in de nabije toekomst. Tijd om vooruit te kijken én actie te ondernemen.

De stand van zaken: veel registraties, weinig gebruik

In de laatste week van december 2025 zijn er meer dan 800.000 Peppol-ID’s geregistreerd, op een totaal van 1,2 miljoen btw-nummers. Dat is een bemoedigend signaal, want steeds meer ondernemingen zetten de stap naar Peppol en het aantal registraties blijft versnellen.

Toch is er een duidelijke kloof tussen registratie en effectief gebruik. In dezelfde periode worden er slechts ongeveer 3 miljoen Peppol-facturen per maand verzonden. Volgens ramingen van de FOD BOSA zou dit aantal moeten oplopen tot 40 miljoen facturen per maand. Dat verschil wijst erop dat heel wat bedrijven wel geregistreerd zijn, maar hun Peppol-facturatie nog niet actief gebruiken.

Wat als je nog niet klaar bent?

Voor ondernemingen die niet tijdig volledig operationeel zijn, voorziet de overheid een tolerantieperiode van maximaal drie maanden en dit onder bepaalde voorwaarden. Dat biedt wat ademruimte, maar is geen structurele oplossing. Ondernemingen die ook na deze periode niet voldoen aan de verplichtingen rond e‑invoicing riskeren sancties, zoals boetes of andere administratieve maatregelen. Meer info over de gevolgen van niet tijdig klaar zijn, vind je in deze blog.

Omdat veel bedrijven hun opstart uitstellen tot het laatste moment, verwachten we praktische opstartproblemen in het begin van 2026. Denk aan foutieve gegevens, niet-aansluitende systemen of vertragingen in de facturatie. Een goede voorbereiding is dus essentieel.

Zo ga je vlot van start met Peppol: tips & tricks

Om problemen te vermijden en je Peppol-opstart soepel te laten verlopen, helpen deze praktische tips je op weg:

1. Begin klein en test gericht

Start vandaag nog met een beperkt aantal klanten of leveranciers om het Peppol-proces te testen. Zo kan je eventuele kinderziektes tijdig opsporen en oplossen, vóór je Peppol breed uitrolt binnen je organisatie.

2. Controleer je masterdata

Zorg ervoor dat alle gegevens in je ERP- of facturatiesysteem correct en up-to-date zijn. Denk aan:

• Ondernemingsnummers

• Peppol-ID’s (zoals KBO- of GLN-nummers)

• E-mailadressen (bijvoorbeeld voor reminders)

• Juiste contactpersonen

Correcte data vormen de basis van een vlotte elektronische facturatie.

3. Communiceer proactief met je netwerk

Informeer je klanten en leveranciers tijdig. Een eenvoudige mail volstaat om te laten weten of jullie al klaar zijn met Peppol of wanneer dat het geval zal zijn. Zo vermijd je verrassingen en misverstanden.

4. Maak duidelijke afspraken over Peppol-ID’s

Facturen worden niet altijd verzonden op basis van het ondernemingsnummer. Soms wordt gewerkt met een GLN-nummer of een andere Peppol-ID. Maak duidelijk welke Peppol-ID gebruikt moet worden en wanneer. Meer uitleg over de verschillende types Peppol-ID’s vind je in onze blog.

5. Bewaak je facturatie en cashflow

Volg vooral in de opstartfase je facturatie nauwgezet op. Zo vermijd je vertragingen in betalingen en zorg je ervoor dat je cashflow en operationele continuïteit niet in het gedrang komen.

Conclusie

Peppol is geen toekomstverhaal meer, maar een realiteit waar elke onderneming mee te maken krijgt. Wie nu al test, communiceert en optimaliseert, vermijdt stress en problemen later. Door vandaag te starten, ben je morgen écht klaar.