B2G e-facturatie in Duitsland begrijpen: Een uitgebreide gids (2/5): De verschillende facturatiestandaarden

Ontdek de diversiteit aan e-facturatiestandaarden in Duitsland! Van XRechnung tot ZUGFeRD en Peppol BIS 3.0: leer alles over de toepassingen en de impact op B2G e-facturatie. Duik erin om je facturatieprocessen te optimaliseren en aan de wettelijke vereisten te voldoen.

In onze eerste blogpost in deze serie over de Duitse B2G e-facturatie hebben we de verschillende portalen en verzendkanalen verkend die worden gebruikt voor het factureren aan klanten in de publieke sector in Duitsland. Vandaag richten we onze aandacht op de verschillende factuurstandaarden die je tegenkomt in de Duitse e-facturatiewereld, zodat je beter begrijpt wat ze gemeen hebben, waarin ze verschillen en wanneer welke standaard over het algemeen wordt gebruikt.

De meest gebruikte factuurstandaarden in Duitsland zijn de Duitse CIUS XRechnung, die specifiek wordt gebruikt door centrale, regionale en lokale overheden en in toenemende mate in de B2B-sector; ZUGFeRD in B2B-transacties; en Peppol BIS 3.0, dat ook gebruikelijk is in de B2B-sector en bovendien acceptabel is voor buitenlandse verzenders in de B2G-sector. Voor al deze formaten gelden dezelfde wettelijke vereisten als voor papieren facturen, maar ze verschillen op een aantal belangrijke punten van elkaar.

Laten we ze stuk voor stuk nader bekijken.

XRechnung

Hoewel andere standaarden ook worden geaccepteerd, mits ze voldoen aan de eisen van de Europese norm voor e-facturatie (EN) 16931, werd de XRechnung-standaard in de eerder genoemde Verordening inzake elektronische facturatie bij federale overheidsopdrachten (E-Rechnungsverordnung - ERechV) gedefinieerd als de belangrijkste standaard voor gegevensuitwisseling voor het verzenden van elektronische facturen aan overheidsinstanties in Duitsland.

De XRechnung is een Core Invoice User Specification (CIUS) van de Europese norm (EN) voor e-facturatie. De KoSIT (Coordination Office for IT Standards of Koordinationsstelle für IT Standards) is verantwoordelijk voor de publicatie en het onderhoud van de CIUS XRechnung. Deze organisatie, die een rol speelt bij het coördineren en standaardiseren van IT-gerelateerde processen en standaarden (met name in de context van e-government en digitaliseringsinitiatieven), heeft op haar website een groot aantal nuttige documenten over XRechnung gepubliceerd, waaronder de nieuwste specificaties.

Een van de belangrijkste voordelen van de XRechnung is de mogelijkheid om inkomende facturen automatisch te verwerken doordat ze machineleesbaar zijn. Dit vermindert het risico op fouten, verlaagt de personele en financiële uitgaven en versnelt de facturatieprocessen, waardoor de factuurverstuurder sneller betalingen ontvangt. Bovendien worden de facturen dankzij het gebruik van centrale platforms voor factuurontvangst automatisch gecontroleerd op fouten. Als er correcties nodig zijn, wordt de factuurverstuurder hier onmiddellijk van op de hoogte gesteld.

Hoewel het gebruik van XRechnung aanvankelijk hoofdzakelijk beperkt bleef tot facturatie in de publieke sector, heeft het de afgelopen jaren ook binnen de B2B-facturatie in Duitsland steeds meer voet aan de grond gekregen.

In de context van de federale B2G e-facturatie in Duitsland is een van de verplichte gegevenselementen van het XRechnung-schema de kopersreferentie (buyer reference), een unieke reeks tekens die de factuurontvanger identificeert en dient als adres bij het verzenden van e-facturen, bekend als de Leitweg-ID. Deze routerings-ID moet door de factuurontvanger aan de factuurverstuurder worden doorgegeven en worden opgenomen in de standaard XRechnung-factuur in het veld "Buyer reference" (BT-10). Naast het Duitse btw-identificatienummer is dit ook een van de nationaal gedefinieerde Peppol Participant Identifiers.

Je kunt meer informatie over de Leitweg-ID vinden in onze volgende blogpost hier!

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) is voortgekomen uit het Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) en streefde ernaar de visie om elektronische facturen gelijk te stellen aan hun papieren tegenhangers in de praktijk te brengen. Dit hybride factuurformaat biedt een gemeenschappelijke structuur en richtlijnen voor het maken van elektronische facturen die zowel door mensen als door computersystemen begrepen kunnen worden. Het doel is om de manier waarop elektronische facturen worden geformatteerd en verzonden te standaardiseren, wat de efficiëntie en interoperabiliteit in digitale facturatieprocessen bevordert.

De ZUGFeRD-factuur is inmiddels goed ingeburgerd als een veelgebruikt type e-factuur in de B2B-sector. Het belangrijkste voordeel van ZUGFeRD-facturen is dat ze worden uitgegeven als door mensen leesbare PDF/A-3 bestanden, met ingesloten gestructureerde facturen als machineleesbare XML-bestanden – vergelijkbaar met het Franse equivalent Factur-X.

Omdat de elektronische factuur in ZUGFeRD-formaat zowel de factuurgegevens (XML-gegevens) als het factuurbeeld (PDF/A-3) bevat, kunnen zowel de gegevens als het beeld op zich een factuur vormen die de klant recht geeft op aftrek van voorbelasting overeenkomstig artikel 14, lid 4, van de UStG (Duitse wet op de omzetbelasting). Aangezien zowel de PDF als de ingesloten XML inhoudelijk identiek moeten zijn (het mag immers niets meer zijn dan meerdere kopieën van dezelfde factuur, ingebed in een PDF als transportformaat), is het verificatieproces van de ontvanger voor een inkomende factuur doorslaggevend voor de vraag of het factuurbeeld (PDF-bestand) of de gestructureerde factuurgegevens (XML-bestand) als het wettelijk bindende document wordt beschouwd.

Als onderdeel van de interne controleprocedure die door de belastingbetaler is gekozen – die in de praktijk grotendeels overeenkomt met de conventionele procedure voor het controleren van inkomende facturen – is het aan de belastingbetaler om te beslissen of hij de factuurgegevens (XML-gegevens) of het factuurbeeld (PDF/A-3) opneemt in zijn procedure. Dit is vooral belangrijk als de gegevens en het beeld van elkaar verschillen.

Dit zal veranderen met de invoering van de Growth Opportunities Act: bij discrepanties tussen de gestructureerde gegevens en het factuurbeeld krijgen de gestructureerde gegevens (het XML-bestand) voorrang. Dit zorgt ervoor dat machineleesbare gegevens prioriteit krijgen met het oog op standaardisatie en automatisering. Het correct matchen van beeld en gegevens blijft echter essentieel om mogelijke fouten te voorkomen en soepele processen te garanderen.

Verdere details hierover zijn te vinden in het document "Comments on the VAT assessment of the data format for electronic invoices 'ZUGFeRD'" zoals gepubliceerd door het FeRD.

Peppol BIS Billing 3.0

Om internationale interoperabiliteit binnen het Peppol-netwerk te garanderen, moeten overheidsinstanties in Duitsland die via Peppol bereikbaar zijn, in staat zijn om Peppol BIS Billing 3.0 te verwerken, zoals beschreven in Besluit (Beschluss) 2018/46 van 25 oktober 2018. Daarom wordt Peppol BIS Billing 3.0 geaccepteerd voor de verzending van elektronische facturen vanuit het buitenland naar Duitse overheidsinstanties.

CII en UBL begrijpen bij e-facturatie

Bij het bespreken van e-facturatiestandaarden in Duitsland is het ook belangrijk om te wijzen op de twee belangrijkste op XML gebaseerde syntactische formaten die worden gebruikt voor het structureren van facturen: CII (Cross-Industry Invoice) en UBL (Universal Business Language). Deze formaten definiëren hoe factuurgegevens worden opgebouwd, wat naleving en interoperabiliteit garandeert.

• CII: Een robuust formaat ontwikkeld door UN/CEFACT, dat voornamelijk wordt gebruikt in complexere facturatie-scenario's. Zowel XRechnung als ZUGFeRD maken gebruik van CII, waarbij ZUGFeRD er uitsluitend op vertrouwt.

• UBL: Ontworpen voor eenvoud en efficiëntie. UBL wordt veel gebruikt in internationale contexten en vormt de basis voor Peppol BIS Billing 3.0. XRechnung ondersteunt ook UBL, waardoor het aanpasbaar is aan wereldwijde facturatienetwerken.

Hoewel CII meer flexibiliteit kan bieden voor gedetailleerde facturen, stroomlijnt het lichte ontwerp van UBL de processen en heeft het de voorkeur bij grensoverschrijdend gebruik. Voor hybride formaten zoals ZUGFeRD krijgen de gestructureerde gegevens (CII) voorrang (vanaf de invoering van de Growth Opportunities Act, oftewel vanaf 1 januari 2025), waardoor de integriteit van machineleesbare gegevens gewaarborgd blijft.

We zullen in een toekomstig deel van deze blogserie dieper ingaan op Peppol in de context van de Duitse B2G e-facturatie, dus houd het in de gaten!