Customer case
Hoe Banqup Kreatos heeft geholpen om meer dan 120 salons te stroomlijnen tot een schaalbaar, mandaatklaar e-facturatienetwerk
Met meer dan 120 salons stapt Kreatos over van een handmatige, mailbox-gestuurde administratie naar één centraal e-invoicingnetwerk via Banqup. Door de integratie met het Peppol-netwerk worden facturen van eigen- én franchisesalons automatisch verwerkt en doorgestuurd naar de boekhouding. Het resultaat: maximale efficiëntie, minder fouten en een administratie die 100% klaar is voor de Belgische e-invoicingplicht van 2026.
)
Kreatos in een oogopslag
Kreatos is een gevestigde naam in de Belgische kappersbranche. Met meer dan 120 salons in heel Vlaanderen, combineert de keten een sterke merkidentiteit met een mix van eigen filialen en franchiselocaties.
De organisatie wordt centraal aangestuurd vanuit het hoofdkantoor in Antwerpen, waar de boekhouding voor de eigen salons wordt verzorgd, samen met administratieve ondersteuning voor een deel van de franchisenemers.
Sector: kappersbranche & retaillnetwerk (eigen filialen + franchise)
Omvang: 120+ salonlocaties in Vlaanderen, aangestuurd vanuit het hoofdkantoor in Antwerpen
Belangrijkste oplossingen: Banqup-platform, integratie met het Peppol-netwerk, boekhoudintegratie
Primair doel: Gecentraliseerde workflowautomatisering & Belgische e-facturatiegereedheid voor 2026
De uitdaging - Verder dan de gedeelde mailbox: handmatige facturatie tussen locaties overstijgen
Tot voor kort werd de facturatie voor de salons die door Kreatos werden beheerd of administratief opgevolgd, afgehandeld via een gedeelde mailbox. Salons en leveranciers stuurden hun facturen via e-mail, waarna ze handmatig per dossier werden gesorteerd en manueel verwerkt. Dit maakte het proces tijdrovend en verhoogde het risico op fouten of ontbrekende documenten.
Naarmate het aantal salons toenam, werd het steeds moeilijker om het overzicht te bewaren. Kreatos wilde niet alleen de efficiëntie verbeteren, maar zich ook voorbereiden op de verplichte e-facturatie in 2026.
De oplossing - Eén digitale workflow voor elke salon
Kreatos kwam via een indirecte connectie in contact met Banqup, voorheen Billtobox. Het platform was al in gebruik bij een eerder overgenomen salon en de duidelijke structuur en gebruiksvriendelijkheid spraken meteen aan. Kreatos besloot al zijn eigen dossiers te centraliseren in Banqup (Billtobox).
Alle betrokken salons werden aangesloten op het Peppol-netwerk, zodat leveranciers hun facturen rechtstreeks in elektronisch formaat kunnen indienen. Deze worden automatisch afgeleverd in Billtobox, waar ze centraal worden gebundeld, vlot worden goedgekeurd en verwerkt. Dankzij de integratie met het interne boekhoudsysteem verloopt het hele proces nu veel sneller en nauwkeuriger.
De voordelen van samenwerken met Banqup
Gecentraliseerd en uniform proces
Alle salons die door Kreatos worden beheerd of administratief ondersteund, werken nu volgens dezelfde aanpak.
Automatisering & efficiëntie
Facturen worden digitaal ontvangen, automatisch uitgelezen en verwerkt.
Minder fouten & betere opvolging
Geen manuele sortering meer en een actueel overzicht van alle inkomende documenten.
Toekomstgericht
Klaar voor de Belgische verplichting rond e-facturatie in 2026.
“Het verlicht echt onze dagelijkse werkdruk. Alle facturen komen op dezelfde manier binnen, worden automatisch uitgelezen en geëxporteerd naar onze systemen. Met de komende verplichting verwacht ik dat we binnenkort 99% van alle facturen met zekerheid zullen ontvangen.”
Koen Conings
Co-founder of Trustcount for Kreatos
Conclusie
Met Banqup, voorheen Billtobox , digitaliseert Kreatos de volledige facturatiestroom van zijn eigen salons en de salons waarvoor het de administratie beheert.
Wat vroeger een gefragmenteerd en handmatig proces was, evolueert nu naar een gecentraliseerd en digitaal proces. De eerste resultaten zijn duidelijk: meer efficiëntie, minder fouten en een veel beter overzicht. Een belangrijke stap richting een futureproof administratie, klaar voor de verplichte e-facturatie in 2026.