Kein manuelles Rätselraten mehr: 5 Gründe für den Umstieg auf den automatisierten Abgleich

Das Monatsende rückt näher. Sie starren auf eine endlose Liste von Banktransaktionen und versuchen herauszufinden, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört. Die Abstimmung Ihrer Konten fühlt sich oft an, als würden Sie die Nadel im Heuhaufen suchen.

Damit sind Sie nicht allein. Was früher jedoch stundenlange manuelle Arbeit erforderte, lässt sich heute in Minuten erledigen. Hier sind die 5 Hauptgründe, warum Ihr Abstimmungsprozess kompliziert wird – und wie der richtige Ansatz, unterstützt durch Tools wie Banqups Transaction Radar, Ihnen hilft, wieder die Kontrolle zu übernehmen.

1. Sie gleichen immer noch alles manuell ab

Zu raten, welche Transaktion zu welchem Einkauf gehört, kostet viel Zeit und bietet Raum für Fehler. Sie geben möglicherweise die falsche Referenznummer ein oder übersehen eine Transaktion vollständig.

Lösung: Um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen, benötigen Sie ein System, das die Schwerstarbeit für Sie übernimmt. Ein automatisierter Ansatz sollte Zahlungsreferenzen, übereinstimmende Beträge, Daten und Lieferanteninformationen eigenständig prüfen, um Transaktionen den richtigen Rechnungen zuzuordnen. Mit Banqups Transaction Radar läuft dieser Prozess automatisch ab und verknüpft den Großteil Ihrer Transaktionen sicher, ohne manuelles Eingreifen.

2. Unklare Kartenzahlungen erzeugen blinde Flecken

Sie tätigen geschäftliche Einkäufe mit Ihrer Bankkarte in Webshops, aber der Kontoauszug enthält keine klaren Angaben zur Gegenpartei. Infolgedessen bleiben diese Transaktionen unerklärt und offen.

Lösung: Die Lösung ist hier ein intelligentes Matching, das auf Logik statt nur auf Beschreibungen basiert. Wenn eine Zahlung und ein Beleg exakt denselben Betrag und dasselbe Datum haben, sollte Ihre Software klug genug sein, die Verbindung herzustellen. Im Transaction Radar schlägt eine spezielle Regel automatisch Übereinstimmungen für diese kniffligen Kartenzahlungen vor und reduziert so den manuellen Aufwand für deren Zuordnung.

3. Unvollständige Zuordnungen häufen sich an

Selbst wenn Sie einen Teil des Prozesses automatisiert haben, bleiben Ihnen häufig Transaktionen, die nicht perfekt passen. Sie verlieren den Überblick in einem Rückstand offener Posten.

Lösung: Sie brauchen eine klare Möglichkeit, potenzielle, aber unvollständige Übereinstimmungen zu prüfen, ohne den Überblick zu verlieren. Am besten ist es, wenn diese Übersichten nebeneinander dargestellt werden, sodass Sie die Details leicht überprüfen können. Damit Sie die Kontrolle behalten, verfügt Transaction Radar über eine Übersicht „Vorgeschlagene Posten“, in der Sie vorgeschlagene Zuordnungen einfach per Klick mit voller Sicherheit bestätigen oder ablehnen können.

4. Teilzahlungen und Gutschriften erschweren den Überblick

Nichts bringt Ihre Aufzeichnungen schneller durcheinander, als wenn ein Kunde eine Rechnung in Raten bezahlt oder eine Gutschrift mit einem offenen Saldo verrechnet werden muss.

Lösung: Sie benötigen einen Finanzprozess, der komplexe Szenarien wie Mehrfachzuordnungen bewältigt und verbleibende Salden genau nachverfolgt. Es ist entscheidend, eine vollständige historische Ansicht des zeitlichen Ablaufs einer Rechnung zu haben. Transaction Radar ist dafür ausgelegt, dies nahtlos zu handhaben. Sie können Teilzahlungen oder Gutschriften ganz einfach verknüpfen und jede Transaktionszeile erweitern, um die vollständige Historie aller Zusammenhänge einzusehen.

5. Zahlungen ohne Rechnungen blockieren Ihren Arbeitsablauf

Nicht jede Banktransaktion erfordert eine Rechnung. Ein Beispiel ist die Überweisung zwischen Ihren eigenen Konten. Wenn Ihr System weiterhin ein Dokument verlangt, wird Ihre Liste der nicht zugeordneten Posten niemals leer.

Lösung: Um Ihre finanzielle Übersicht klar zu halten, benötigen Sie eine Möglichkeit, diese „Nicht-Dokument“-Transaktionen sofort herauszufiltern. Indem Sie diese Ausnahmen direkt beim Auftreten kennzeichnen, stellen Sie sicher, dass Ihr Fokus nur auf den Posten liegt, die tatsächlich Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Wir haben im Transaction Radar eine Schnell-Kennzeichnungsfunktion integriert, die Ihnen genau dabei hilft, dieses „Zero-Inbox“-Gefühl in Ihrer Verwaltung aufrechtzuerhalten.