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Elektronische Rechnungspflichten breiten sich weltweit in raschem Tempo aus, wobei immer mehr Länder monatlich neue Vorschriften ankündigen. Aber warum hat der Schwung der elektronischen Rechnungsregulierung noch nicht das Vereinigte Königreich erreicht?
Wir sprechen mit Bern Direito, dem Country Lead von Banqup UK, dessen Fachwissen die Komplexitäten der elektronischen Rechnungsstellung in Großbritannien aufdeckt. E-Rechnungsstellung Mit über 20 Jahren Erfahrung in Technologie, Rechnungsstellung und Automatisierung liefert uns Bern wertvolle Einblicke in die Situation der elektronischen Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich und die Herausforderungen, die möglicherweise bevorstehen, wenn Unternehmen nicht proaktiv vorgehen.
Zunächst einmal Bern, welche aktuellen Vorschriften gelten in Großbritannien für die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung?
In Großbritannien gibt es nur zwei Vorschriften, was den Prozess für lokale Unternehmen auf den ersten Blick recht einfach macht. Erstens gibt es die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für jedes Unternehmen, das dem NHS (dem nationalen Gesundheitsdienst des Vereinigten Königreichs) Rechnungen stellt. Zweitens gibt es ein staatlich geführtes Programm namens Making Tax Digital (MTD).
B2G E-Rechnungsstellung an den NHS
E-Rechnungsstellung an den NHS ist derzeit der einzige verpflichtende E-Rechnungsprozess im Vereinigten Königreich. Jedes Unternehmen, das den NHS beliefert, muss mit einem Peppol Access Point verbunden sein und seine Rechnung über diesen senden. Peppol Netzwerk.
Dies ist die einzige verpflichtende Regelung für die elektronische Rechnungsstellung. Öffentliche Einrichtungen müssen jedoch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, es besteht jedoch keine allgemeine Verpflichtung für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Regierung.
Digitale Steuererklärung (MTD)
Making Tax Digital dreht sich darum, die Steuerprozesse des Vereinigten Königreichs in digitale Steuerprozesse zu überführen. Im Jahr 2019 führte die britische Regierung (HMRC) Making Tax Digital ein und implementierte einen gestuften Ansatz, um verschiedene Arten von Unternehmen einzubeziehen. Die erste Phase umfasste britische Unternehmen, die für die Mehrwertsteuer registriert sind und einen Jahresumsatz von £85.000 haben. Seit 2019 waren Unternehmen in dieser Kategorie verpflichtet, ihre Quartalsberichte und dann ihre abschließenden Steuerberichte einzureichen, was bedeutet, dass Steuerberater und Unternehmen fünfmal im Jahr berichten mussten, anstatt nur am Jahresende.
Das Schema sollte ab 2023 Unternehmen mit einem Jahresumsatz von £10.000 umfassen. Allerdings wurde dies nun auf 2026 verschoben.
Auch wenn MTD keine elektronische Rechnungsstellung ist, ist das Prinzip dennoch ähnlich - Unternehmen müssen ihre Steuern über einen digitalen Prozess melden, damit die Regierung mehr Einblick hat.
Wenn die elektronische Rechnungsstellung nicht üblich ist, wie führen britische Unternehmen dann ihre Rechnungsprozesse durch?
Die Landschaft der Rechnungsprozesse in Großbritannien ist nuanciert und hängt von der Größe und Art des Unternehmens ab:
In größeren Unternehmen wird der am häufigsten verwendete Ansatz zur Abrechnungsverwaltung intern mithilfe von Softwareplattformen umgesetzt, was technisch gesehen bis zu einem gewissen Grad E-Rechnungen sind. Viele der Unternehmen, mit denen ich spreche, erstellen ihre Rechnungen auf einer Plattform und senden sie dann per E-Mail, also kein vollständig elektronischer Ansatz. Bei eingehenden Rechnungen wird besonders auf Automatisierungstools, insbesondere OCR (Optische Zeichenerkennung), gesetzt.
Mittelständische Unternehmen verfolgen manchmal denselben Ansatz und verlassen sich auf Buchhaltungssoftware.
Für kleinere Unternehmen gibt es in der Regel zwei Ansätze. Einige verwenden Cloud-Software-Tools, um ihre Rechnungsstellung und finanziellen Aktivitäten innerhalb dieser Plattformen zu verwalten. Alternativ verwenden andere sehr einfache Tools wie Microsoft Word oder Excel. In diesem Fall werden diese Rechnungen dann an ihren Buchhalter oder Steuerberater übergeben, der die Rechnung manuell in ihre Buchhaltungssoftware für zukünftige Steuererklärungen eingibt.
Wir können sehen, dass alle Unternehmen unterschiedlich sind, aber insgesamt nutzen nicht viele Unternehmen einen durchgängig elektronischen, digitalisierten Ansatz.
Realisieren große Unternehmen, dass sie in irgendeiner Form der E-Rechnungsstellung tätig sind?
Interessanterweise klassifiziert eine signifikante Anzahl von großen Unternehmen ihre Prozesse nicht als elektronische Rechnungsstellung. Dies liegt daran, dass Unternehmen zwar eine strukturierte Rechnung mit der richtigen Software erstellen, sie jedoch immer noch als PDF herunterladen und per E-Mail versenden.
Aufgrund der Vertrautheit und übermäßigen Nutzung von PDFs können viele Unternehmen, selbst die größeren, die Feinheiten verschiedener E-Invoicing-Formate möglicherweise nicht verstehen. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre ausgewählte Software automatisch eine Vielzahl von Formaten verarbeiten wird, aber das ist nicht der Fall.
Dieses mangelnde Bewusstsein kann zu Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung führen, insbesondere wenn der Rechnungsempfänger die Rechnung aufgrund fehlender Software nicht lesen kann. Dies wirkt sich auf die internen Prozesse aller beteiligten Parteien aus und führt zu mehr Kundenanfragen, Verzögerungen oder sogar Zurückweisungen von Rechnungen.
Denken Sie, dass britische Unternehmen und Softwareanbieter aufgrund der europäischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung sensibler werden?
Die Zunahme von Europäische E-Invoicing-Vorschriften In Großbritannien hat sich definitiv ein Gefühl der Dringlichkeit entwickelt. Allerdings könnte das Vereinigte Königreich etwas langsamer sein, aufgrund des Mangels an lokalen Vorschriften.
Sie fragen sich vielleicht, warum wir keine E-Rechnungsvorschriften auf unserer Roadmap haben wie unsere europäischen Nachbarn?
Zunächst einmal ist klar zu sagen, dass der Brexit ein entscheidender Faktor war. Das Vereinigte Königreich möchte seine eigenen Regeln und Vorschriften festlegen, daher gibt es Verzögerungen bei der Angleichung an europäische Standards.
Zweitens glaube ich, dass Making Tax Digital (MTD) ebenfalls eine bedeutende Rolle spielt. MTD hat mit vielen Verzögerungen zu kämpfen gehabt, was britische Unternehmen verunsichert hat, wann die nächsten Regeln oder Vorschriften in Kraft treten könnten. Mit weiteren Verzögerungen könnten britische Unternehmen und Softwareanbieter möglicherweise erst handeln, wenn die Regulierungstermine feststehen.
Daher liegt es an den Softwareanbietern, britische Unternehmen proaktiv über europäische Vorschriften aufzuklären und was dies tatsächlich für ihre Geschäftsprozesse bedeutet. Natürlich bedeutet dies auch, dass die Anbieter eine Lösung bereitstellen müssen, wenn sie mit der Aufklärung beginnen.
Glauben Sie, dass Softwareanbieter ihre Systeme anpassen werden, um für britische Unternehmen zu funktionieren?
Das hängt alles davon ab. Wenn die Nachfrage der Unternehmen besteht, werden sich viele Softwareanbieter anpassen müssen. Softwareanbieter sollten jedoch bereits damit rechnen, dass die E-Rechnungsstellung in Großbritannien wachsen wird, daher haben sie die Möglichkeit, proaktiv zu sein.
Bei proaktiven Maßnahmen haben die Softwareanbieter zwei Hauptoptionen:
Zunächst können sie ihre eigene Software entwickeln. Dies ist natürlich zeitaufwändig, kostspielig und erfordert ständige Weiterentwicklung, insbesondere da sich die globalen E-Invoicing-Vorschriften von Land zu Land unterscheiden. Es stellt sich auch eine zweite Herausforderung, sicherzustellen, dass ihre Kunden über die neuen Funktionen und Prozesse informiert sind.
Die zweite Option ist wahrscheinlich der Weg, den viele Softwareanbieter einschlagen werden, und das ist ein Partnerschaft Routen mit spezialisierten Lösungsanbietern, wie zum Beispiel Banqup Diese Route ermöglicht es Softwareunternehmen, den umfangreichen Entwicklungsprozess und die damit verbundenen Kosten zu umgehen. Durch die Integration mit Lösungen, die bereits den internationalen Vorschriften entsprechen, haben sie automatisch eine erprobte Lösung zur Verfügung. Dieser Ansatz ist vorteilhaft für Softwareunternehmen, die ihre Dienstleistungen optimieren möchten, ohne dabei erhebliche Störungen für ihre bestehende Benutzerbasis zu verursachen.
Softwareanbieter müssen bald eine Entscheidung treffen - ob sie entwickeln oder ob sie eine Partnerschaft eingehen sollen.
Was denkst du, ist der beste Weg für Softwareanbieter?
Insgesamt ist ein kooperativer Ansatz für den Erfolg unerlässlich.
Softwareanbieter sollten in Betracht ziehen, Partnerschaften zu bilden, um umfassende Lösungen zu schaffen, die Ineffizienzen, verschiedene Formate angehen und die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden verbessern. Diese Lösungen müssen kosteneffektiv sein, an zukünftige Veränderungen anpassbar und von einem Verständnis für die grundlegende Rolle getrieben werden, die Buchhalter und Buchhalterinnen in der britischen Geschäftslandschaft spielen, da sie für die Mehrheit der britischen Unternehmen unverzichtbar sind.
Die Entwicklung und Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Großbritannien in den nächsten Jahren wird eine interessante Reise sein. Aber ohne die richtige Schulung und verfügbare Lösungen werden viele Unternehmen in Panik geraten und möglicherweise überstürzte Entscheidungen treffen. Daher müssen ihre Anbieter ihnen den richtigen Weg zeigen und zeigen, dass ihre Lösungen oder Partnerlösungen die Arbeit einfach für sie erledigen können.