Elektronische Rechnungsstellungspflichten für deutsche Unternehmen gegenüber der öffentlichen Verwaltung

^{Dieser Artikel wurde zuletzt am 02. Oktober 2025 aktualisiert, um den erfolgreichen Abschluss der Plattformkonsolidierung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE widerspiegeln.}

Zusammenfassung

• Deutschland ist zu einer "Digital-First"-Rechnungslandschaft für den öffentlichen Sektor (B2G) und den Geschäftsbereich (B2B) übergegangen.

• Das primär akzeptierte Format für die B2G E-Rechnungsstellung in Deutschland ist XRechnung. Andere Formate sind zulässig, sofern sie der Norm EN 16931 entsprechen, wie zum Beispiel bestimmte ZUGFeRD-Profile.

• Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) (basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU) hat die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für das öffentliche Auftragswesen des Bundes über einen Zeitraum von drei Jahren schrittweise eingeführt.

• Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten von Bundesauftraggebern verpflichtet, Rechnungen elektronisch einzureichen.

• Die ehemalige ZRE-Plattform wurde außer Betrieb genommen. Die OZG-RE ist nun die einzige Bundesplattform für die Einreichung elektronischer Rechnungen.

• Um dem deutschen Steuerrecht zu entsprechen, reicht das bloße Senden oder Empfangen einer E-Rechnung nicht aus; sie muss auch gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahrt werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass die strukturierten Daten unverändert, maschinenlesbar und für Prüfungszwecke zugänglich bleiben.

• Deutschland hat das Wachstumschancengesetz verabschiedet, welches die obligatorische E-Rechnungsregelung für den B2B-Bereich enthält.

• Ab Januar 2027 müssen Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von mehr als 800.000 € erzielt haben, strukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Während die Bundesregierung für ihre Lieferanten seit November 2020 die Business-to-Government (B2G) E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU vorgeschrieben hat, umfasst die Landschaft der E-Rechnungsstellung in Deutschland unterschiedliche Anforderungen auf Länderebene, spezifische Formate und kommende Business-to-Business (B2B) Verpflichtungen.

Während das Bundesmandat eine Basis für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) in B2G-Transaktionen schafft, haben die deutschen Bundesländer eigene E-Rechnungsverordnungen. Dies führt zu unterschiedlichen Anforderungen für Lieferanten von Landes- und Kommunalverwaltungen. Einige Bundesländer, wie Hamburg und das Saarland, haben die E-Rechnungspflicht bereits 2022 eingeführt, während andere bis heute noch nicht die E-Rechnung für alle ihre Lieferanten vorgeschrieben haben.

^{Lieferanten sollten beachten, dass die spezifischen Anforderungen an die E-Rechnungsstellung durch die Gesetze des jeweiligen Bundeslandes festgelegt werden. Weitere Informationen werden hier (nur auf Deutsch) von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereitgestellt. Wir empfehlen, die zuständige Landesverwaltung oder Ihren öffentlichen Kunden direkt zu kontaktieren, um spezifische Regelungen oder Details wie die Käuferreferenz (die sogenannte „Leitweg-ID“) zu klären.}

Werfen wir einen Blick auf die Nuancen der deutschen B2G-E-Rechnungspflichten, die beteiligten Formate und den Weg des Landes hin zu B2B-Regelungen.

Was eine E-Rechnung ausmacht

Gemäß der deutschen Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, kurz ERechV) gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

In der Regel muss für die B2G-E-Rechnung der XRechnung-Standard in seiner aktuellsten Fassung verwendet werden. Dabei handelt es sich um den lokalen deutschen Standard und eine Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931). Es kann jedoch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn dieser ebenfalls die Anforderungen der EN 16931 erfüllt (z. B. ZUGFeRD Version 2.0 oder höher im Profil XRECHNUNG).

Zusätzlich zu den in der europäischen Norm oder im XRechnung-Standard festgelegten Spezifikationen können die Bundesländer den lokalen Unternehmen weitere Anforderungen auferlegen. Neben diesen Vorgaben müssen Unternehmen auch alle zusätzlichen Anforderungen von Bund oder Ländern berücksichtigen.

Wer muss im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (B2G) elektronische Rechnungen versenden?

Die am 6. September 2017 verabschiedete E-Rechnungsverordnung (ERechV) schreibt die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (B2G) vor und setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Bundesrecht um.

Hier ist ein Zeitplan der wichtigsten Umsetzungsdaten:

• 27. November 2018: Oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes waren verpflichtet, E-Rechnungen im Format XRechnung anzunehmen und zu verarbeiten.

• 27. November 2019: Alle übrigen Bundesbehörden waren verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

• 27. November 2020: Alle Lieferanten von Bundesauftraggebern wurden verpflichtet, E-Rechnungen zu übermitteln. Ausgenommen sind jedoch Direktaufträge mit einem Nettowert von bis zu 1.000 € (alle Ausnahmen siehe § 3 Abs. 3 ERechV).

Im Wesentlichen verpflichtet die ERechV die Bundesverwaltung zum Empfang elektronischer Rechnungen und die Lieferanten sowie Dienstleister des Bundes zum Versand elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen.

Welches Format ist für B2G-Transaktionen erforderlich?

Für die B2G-E-Rechnungsstellung in Deutschland ist das primär akzeptierte Format XRechnung. Dies ist eine lokale deutsche Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung. XRechnung, das sowohl CII (Cross-Industry Invoice) als auch UBL (Universal Business Language) als XML-basierte Syntax unterstützt, ist darauf ausgelegt, Maschinenlesbarkeit und eine nahtlose Integration in Verarbeitungssysteme zu gewährleisten. Obwohl es ursprünglich speziell für B2G-Bedürfnisse entwickelt wurde, entwickelt es sich weiter, um breitere B2B-Anforderungen und digitale Meldepflichten zu unterstützen.

Während XRechnung der primäre Standard ist, wird unter bestimmten Bedingungen auch ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) – technisch identisch mit dem französischen Factur-X – akzeptiert. Das 2013 eingeführte ZUGFeRD bietet ein hybrides Format, das sowohl eine PDF/A-3-Datei (menschenlesbar) als auch eine eingebettete XML-Datei (maschinenlesbar) in der CII-Syntax verwendet und besonders im B2B-Kontext weit verbreitet ist. Insbesondere ZUGFeRD ab Version 2.0 in einem EN 16931-konformen Profil, wie dem Profil EN 16931/Comfort oder XRechnung, ist eine akzeptable B2G-Alternative zu XRechnung. Bitte beachten Sie, dass die Profile Minimum, Basic WL und Basic für die B2G-Nutzung weiterhin nicht ausreichen.

Zusätzlich wird Peppol BIS Billing 3.0 für Rechnungen aus dem Ausland an deutsche Behörden akzeptiert.

Update (2026): Leitfaden und zukünftige Entwicklung der XRechnung

Im März 2026 veröffentlichte die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) ein aktualisiertes FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung, das praktische Hinweise zu strukturierten E-Rechnungen gemäß EN 16931 gibt, einschließlich XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0). Der Leitfaden hebt Validierungsanforderungen, umsatzsteuerlich relevante Datenprüfungen und die Integration in Buchhaltungs-Workflows hervor. Er bekräftigt zudem die Archivierung gemäß GoBD, dem deutschen Standard für digitale Buchführung und Prüfung, wonach strukturierte Rechnungsdaten unverändert, maschinenlesbar und für Prüfungszwecke zugänglich bleiben müssen.

Darüber hinaus hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die für die Pflege des XRechnung-Standards und der XRechnung-Erweiterung zuständig ist, eine Roadmap für XRechnung 4.0 vorgestellt. Dies deutet auf eine umfassendere Entwicklung des Standards über B2G-Anwendungsfälle hinaus hin, um B2B-Szenarien und künftige digitale Meldepflichten (Digital Reporting Requirements, DRR) unter ViDA zu unterstützen.

Deutschlands zentrale E-Rechnungsplattform: OZG-RE

Die deutsche Bundesverwaltung nutzte zuvor zwei Hauptplattformen für den Empfang elektronischer Rechnungen: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (kurz ZRE) und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (kurz OZG-RE).

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF) haben jedoch am 19. September 2025 die Konsolidierung dieser Plattformen erfolgreich abgeschlossen. Die ZRE wurde abgeschaltet, und die OZG-RE ist nun die einzige Plattform des Bundes für die Einreichung von E-Rechnungen an die gesamte Bundesverwaltung (einschließlich der ehemaligen ZRE-Nutzer der unmittelbaren Bundesverwaltung sowie der ehemaligen OZG-RE-Nutzer der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer).

Diese Konsolidierung vereinfacht den Prozess für Lieferanten durch einen einheitlichen Zugangspunkt. Die OZG-RE, die über das auf der ELSTER-Steuersoftware basierende „Mein Unternehmenskonto“ aufgerufen werden kann, wickelt nun die elektronische Rechnungseinreichung für über 170 Institutionen der mittelbaren Bundesverwaltung und aktuell fünf Bundesländer zusätzlich zur gesamten unmittelbaren Bundesverwaltung ab. Lieferanten können weiterhin das OZG-RE Registrierungsportal nutzen.

Datenarchivierung und Compliance der deutschen GoBD

Über die Formatierung und Übermittlung von E-Rechnungen hinaus müssen Unternehmen die deutschen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) einhalten. Diese Grundsätze regeln in ihren regelmäßig überarbeiteten Fassungen die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich E-Rechnungen.

Auf Verlangen der Finanzbehörden müssen aufzeichnungspflichtige und aufbewahrungspflichtige Daten sowie die für die Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen vom geprüften Unternehmen in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Alle die Rechnung begründenden Informationen, einschließlich der Strukturdaten, müssen in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden. Bei elektronischen Rechnungen bedeutet dies, dass das ursprüngliche elektronische Format erhalten bleiben muss.

Die Einführung der B2B-E-Rechnung

Deutschland hat das Wachstumschancengesetz verabschiedet, welches die obligatorische B2B-E-Rechnungsregelung enthält. Dieses Gesetz wurde am 17. November 2023 vom Deutschen Bundestag und am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet.

Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Umsetzungsdaten und Anforderungen:

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen nach dem Standard EN 16931 zu empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen in diesem Format ist keine Zustimmung des Käufers erforderlich.

• Bis zum 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und nicht EN 16931-konforme E-Rechnungen sind weiterhin erlaubt, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers.

• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von 800.000 EUR oder mehr müssen E-Rechnungen nach EN 16931 oder in anderen vereinbarten elektronischen Formaten ausstellen, aus denen die Umsatzsteuerinformationen korrekt extrahiert werden können. EDI bleibt zulässig, sofern die Umsatzsteuerdaten in EN 16931 extrahiert werden können. Für Unternehmen, die zu diesem Zeitpunkt in den Anwendungsbereich fallen, sind Papierrechnungen nicht mehr rechtskonform.

• Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird auf alle Unternehmen ausgeweitet. EDI bleibt unter den vorgenannten Bedingungen zulässig.

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, wie z. B. XRechnung oder ZUGFeRD. Formate wie PDFs oder Text-E-Mails gelten nicht als rechtskonform.

Für die neuesten Updates und weitere Details werfen Sie einen Blick auf die deutschen E-Rechnungsregelungen.

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