Warum ist E-Rechnungsstellung nicht dasselbe wie eine PDF-Datei?

Viele denken, dass elektronische Rechnungen und PDFs einfach dasselbe sind. Aber das ist nicht der Fall. E-Rechnungswesen ist jedoch mehr als das. Schauen Sie sich unten die wichtigsten Unterschiede an und entdecken Sie die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen.

Wenn Unternehmen von E-Rechnungen hören, denken sie oft, dass dies das Versenden von Rechnungen per E-Mail bedeutet. Nicht nur das Versenden der Rechnung gehört dazu, sondern auch die elektronische Buchung, Zahlung und Einziehung des Geldes. Die elektronische Rechnungsstellung führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Für den Absender, aber vor allem für den Empfänger. Da die E-Rechnungsstellung die Rechnungsstellung sowohl für den Absender als auch für den Empfänger digitalisiert, wird eine PDF-Rechnung nicht als elektronische Rechnung angesehen.

Beim Empfang eines PDFs muss der Empfänger immer noch, mit oder ohne Hilfe von OCR-Software, die Daten manuell in ein System eingeben oder korrigieren. Im Falle von E-Rechnungen erhält der Empfänger alle Daten elektronisch, die automatisiert mit seinen Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können. Eine manuelle Eingabe ist nicht mehr erforderlich und die Kontrolle des Rechnungsinhalts kann automatisiert werden.

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Automatisiert

Wenn ein Absender sich dafür entscheidet, elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) anstelle des einfachen Versendens einer PDF-Datei durchzuführen, eröffnet sich für den Unternehmer eine Vielzahl von Vorteilen. Zunächst einmal ist E-Invoicing wie ein Einschreiben, nur schneller. Sie wissen immer sicher, dass die Rechnung empfangen wurde, und werden darüber stets informiert. Da die Zahlungsfrist in der Regel ab dem Zeitpunkt beginnt, an dem die Rechnung registriert wird, kann die E-Rechnung die Zahlungsfrist um ein paar Tage verkürzen.

Ohne Eingreifen der Post oder Poststellen oder anderer interner Abteilungen landet die E-Rechnung direkt im Finanzsystem des Empfängers. Mahnungen können automatisch versendet und Zahlungsoptionen in die Rechnung oder Mahnung integriert werden. E-Rechnungen können einfach digital archiviert werden, was sie leicht auffindbar macht und somit immer innerhalb der Organisation zugänglich sind.

Mit der E-Rechnungsstellung sind Sie bereit für die Zukunft. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Empfänger keine Rechnungen auf andere Weise erhalten möchten. Die (niederländische) Regierung hat die E-Rechnungsstellung sogar ab dem 1. Januar verpflichtend gemacht (also keine PDFs).

E-Rechnungsmethode

Papierrechnungen und PDF-Rechnungen per E-Mail werden in der Regel direkt zwischen zwei Parteien ausgetauscht. Dies gilt natürlich auch für E-Rechnungen. In diesem sogenannten Zwei-Ecken-Modell treffen zwei Parteien Vereinbarungen über das E-Rechnungsformat, das sie verwenden, und über die technische Verbindung.

Allerdings gibt es in der Welt der elektronischen Rechnungsstellung viele verschiedene Formate, und diese Vielfalt hat eine Funktion. Ein Format (Rechnungsstandard) spiegelt oft die spezifischen Bedürfnisse eines Sektors oder einer Zusammenarbeit wider. Jeder Sektor hat seinen eigenen Bestell- und Rechnungsprozess, sodass ein Format sogar unerwünscht sein kann.

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Abrechnungsdienstleister

Im Drei-Ecken-Modell übernimmt ein Abrechnungsdienstleister die Last sowohl für den Absender als auch für den Empfänger im Rechnungsprozess. Der Absender, der seine eigenen Branchenstandards verwendet, stellt der Abrechnungsdienstleister sicher, dass die Rechnung im richtigen Format beim Empfänger ankommt. Bevorzugt elektronisch, aber auch per E-Mail oder Post sind möglich.

Ein weiterer Vorteil für den Absender ist, dass nur eine technische Verbindung mit dem Abrechnungsdienstleister hergestellt werden muss. Der Abrechnungsdienstleister kümmert sich um verschiedene Verbindungen auf der Empfängerseite. Durch die Übersetzung verschiedener Formate stellt der Abrechnungsdienstleister sicher, dass der Empfänger alle seine Rechnungen auf die gleiche elektronische Weise erhält und dass die Echtheit und Integrität der Rechnung richtig bestimmt werden. Abrechnungsdienstleister verfügen über ein großes Netzwerk und schließen Vereinbarungen mit (großen) Buchhaltungssystemen ab.

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Einfach mit großen Vorteilen

Durch die Verwendung von AbrechnungsdienstleisterUnternehmen können elektronische Rechnungen einfach direkt mit vielen Anbietern aus verschiedenen Branchen und Lieferanten austauschen. Dafür ist lediglich eine Verbindung (Einrichtung einmalig) zwischen dem Buchhaltungssystem und der Plattform des Dienstleisters erforderlich. Auch kleine Unternehmen können ein Webportal für den Versand und Empfang von E-Rechnungen nutzen.

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