Jetzt ist die Zeit, die digitale Revolution zu beschleunigen.

Seit dem Beginn der Covid-19-Pandemie haben Millionen von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt den Übergang zur Heimarbeit vollzogen. Diese einzige Veränderung hat eine erzwungene digitale Revolution vorangetrieben - und nicht nur für Unternehmen.

In diesem Zusammenhang war das alte Sprichwort, dass Notwendigkeit erfinderisch macht, noch nie wahrer. Es ist jetzt an der Zeit, die Digitalisierung voranzutreiben, damit wir auch lange nach Ende der Krise weiterhin von ihren vielen Vorteilen profitieren können - von gesteigerter Produktivität und Transparenz bis hin zu niedrigeren Kosten und CO2-Emissionen. Wir können einfach nicht zu den alten Arbeitsweisen zurückkehren - die Räder sind bereits kräftig in Bewegung.

Kommunikationsplattformen, die es Menschen ermöglichen, effektiv von zu Hause aus zu arbeiten, gibt es schon seit einiger Zeit. Und jetzt, da Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen die Produktivität, Kosteneinsparungen und das Wohlbefinden erkennen, die es bringen kann, ist es wahrscheinlich, dass Remote-Arbeit ein fester Bestandteil der neuen Normalität sein wird. Wie Winston Churchill einmal sagte: "Man sollte eine gute Krise niemals ungenutzt verstreichen lassen.Unternehmer erkunden bereits, wie diese neue Arbeitsumgebung neue Möglichkeiten schaffen kann. Estlands Ruf als digitaler Vorreiter hat in den letzten Jahren etwas nachgelassen, und es ist an der Zeit, dieses nationale Merkmal wiederzubeleben: Wir stehen jetzt kurz davor, unsere finanziellen Prozesse und Einkaufstransaktionen vollständig zu automatisieren und die elektronische Rechnungsstellung im privaten Sektor zum Standard zu machen, genauso wie im öffentlichen Sektor.

Der Versand von Verkaufsrechnungen an Kunden über elektronische Kanäle stieg im März um 3% im Vergleich zum Februar und sogar um 22% im Vergleich zu 2019. Die Papierrechnungsstellung geht stark zurück. In der heutigen sozial distanzierten Realität haben die Menschen Angst, physisch mit Papierkram umzugehen, was bedeutet, dass diese wachsende Nachfrage nach kontaktloser Rechnungsstellung eine gründlichere und beschleunigte Entwicklung vorantreiben wird. Digitalisierung von finanziellen Prozessen.

Wir sehen dies bereits anhand der wachsenden Menge an elektronischen Rechnungen, die in Estland verarbeitet werden, was gleichzeitig seine Position in der Echtzeitwirtschaft festigt. Tatsächlich haben Unternehmen laut Billentis, einer Forschungsorganisation für Rechnungsstellung und Rechnungslegung, im letzten Jahr weltweit 550 Milliarden Rechnungen ausgestellt, von denen nur 10% papierlos waren. In Estland werden mittlerweile fast 90% der Verkaufsrechnungen digital ausgestellt, was unsere Führungsposition in diesem Bereich unterstreicht.

In unserer Erfahrung sparen Echtzeit-Transaktionen und -Operationen im täglichen Geschäft Zeit, Geld und Arbeitskräfte. Derzeit wird der Kostenanteil der allgemeinen betrieblichen Buchhaltung am Bruttoinlandsprodukt Estlands auf etwa 0,9% geschätzt - eine erhebliche Belastung für die Unternehmensrentabilität. In der Echtzeitwirtschaft steigert die Digitalisierung jedoch die Produktivität und Exportkapazität, was zum Wachstum beiträgt. Sie hat auch einen positiven Einfluss auf die Gesamtzufriedenheit im Unternehmen, indem sie administrative Arbeit durch den Austausch hochwertiger Daten ersetzt, Zeit und Fähigkeiten für weitere Innovationen im Unternehmen freisetzt.

Wir sind seit drei Jahren der führende Partner des estnischen Staates bei der Verwaltung der Ausstellung und des Empfangs seiner Verkaufsrechnungen. Die Entscheidung des Staates, nur E-Rechnungen zu akzeptieren, hat die B2B-E-Rechnungsstellung zwischen Unternehmen erheblich erhöht, aber es gibt noch einen langen Weg zu gehen, bevor sie 100 Prozent der gesamten Geschäftsgemeinschaft erreicht.

Der Fall für die E-Rechnungsstellung ist klar. Zahlreiche Expertenstudien haben gezeigt, dass die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen die Kosten um 60 bis 80 Prozent senken kann, während die Expertengruppe der Europäischen Kommission für E-Rechnungsstellung geschätzt hat, dass pro Rechnung bis zu 15 € eingespart werden könnten. Darüber hinaus können Sie mit der E-Rechnungsstellung schneller bezahlen, menschliche Fehler reduzieren, Betrug vorbeugen und den Cashflow in den Lieferketten verbessern. In Europa beträgt die durchschnittliche Zahlungsfrist etwa 30 Tage, was für viele Unternehmen zu lang ist. Wenn die E-Rechnungsstellung in der gesamten Europäischen Union weit verbreitet wird, könnten die wirtschaftlichen Einsparungen laut dem Real Economy Action Plan bis zu 2,3 Milliarden € betragen.

Also, was hält die Zukunft bereit? Im Mai wird Fitek einen neuen Zahlungsservice starten, der die Bearbeitung ausgehender Rechnungen verbessern wird, indem es dem Kunden ermöglicht, sofort nach Erhalt zu bezahlen. Dies ist ein entscheidender Schritt nach vorne für beide Unternehmen und die Kundenerfahrung.

E-Quittungen werden auch in den kommenden Jahren erwartet. Dieses strukturierte, standardisierte maschinenlesbare Dokument enthält Zahlungsinformationen zusätzlich zu den E-Rechnungsinformationen. Beispielsweise wird beim Tanken die papierlose Quittung direkt an den Händler gesendet, der den Verkauf dann in seine Unternehmenssoftware einträgt. In Finnland wurde vorgeschlagen, dass der Übergang zu E-Quittungen rund 900 Millionen Euro pro Jahr einsparen könnte. Ich wage zu behaupten, dass in Estland die Einsparungen etwa ein Drittel davon betragen könnten. Ein Standard für E-Quittungen wird derzeit vom Estnischen Verband für Informationstechnologie und Telekommunikation in Zusammenarbeit mit dem Bankenverband, dem Verband der estnischen Buchhalter und einer Reihe anderer Organisationen entwickelt.

Führungskräfte werden natürlich über Kosteneinsparungen erfreut sein, aber sie könnten auch Bedenken hinsichtlich möglicher Nachteile im Zusammenhang mit der Digitalisierung haben. Aber meiner Meinung nach gibt es keine. Ja, es kann die Arbeitsbelastung für einige im Rechnungswesen reduzieren, aber da wir immer größere Datenmengen verarbeiten, wird die Nachfrage nach tiefergehender Analyse sicherlich die Mitarbeiter beschäftigen.

Wir unterstützen voll und ganz die derzeit von staatlicher Seite vorangetriebene Popularisierung der E-Rechnungsstellung und sind der Meinung, dass Unternehmen finanziell unterstützt werden sollten, die ihre ersten Schritte zur Integration in ihr Geschäft unternommen haben. Durch Unterstützung könnten Unternehmen besser in E-Rechnungssysteme investieren. Der Übergang könnte auch beschleunigt werden, indem man dem Beispiel Finnlands folgt, das nun gesetzlich vorschreibt, dass Lieferanten E-Rechnungen ausstellen müssen.

Bei Fitek sind wir optimistisch über die Vorteile, die diese digitale Revolution für estnische Unternehmen bringen wird. Sie könnte das Wachstum fördern, die Produktivität steigern, Emissionen reduzieren und Zeit für Innovation und Geschäftsverbesserung freisetzen - was gibt es daran nicht zu mögen?

Andrus Kaarelson - CEO Fitek AS, Teil der Banqup Group