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Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Ihre manuellen Aufgaben reduzieren und Ihre Prozesse optimieren, aber wie funktioniert das alles? Werfen Sie einen Blick auf die Bedeutung und den Workflow der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung.
Verständnis von AP: Ein einfacher Leitfaden
Bevor wir über die Vorteile der Automatisierung von Verbindlichkeiten sprechen, sollten wir uns zunächst anschauen, was 'Verbindlichkeiten' bedeuten.
Die Verbindlichkeiten (häufiger bekannt als AP und auch als Procure-to-Pay) sind das Geld, das ein Unternehmen seinen Lieferanten für Produkte oder Dienstleistungen schuldet, die erhalten wurden. Es handelt sich im Wesentlichen um eine kurzfristige Schuld, da sie wahrscheinlich diesen Kauf auf Kredit getätigt haben.
Wie alle Geschäftstransaktionen erzeugt das Kreditorenkonto eine beträchtliche Menge an Papierkram, wie Rechnungen, Bestellungen, Warenempfangsbestätigungen und - in Ländern, in denen sie erforderlich sind - Proforma-Rechnungen. Passenderweise ist Kreditorenbuchhaltung auch der Name der Abteilung, die all diese Dokumente bearbeitet.
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Warum die Automatisierung von AP sinnvoll ist
Die manuelle Verarbeitung von AP-Dokumenten kann nicht nur zeitaufwändig, sondern auch kostspielig sein - zwischen €3 und €15 pro Rechnung. Um diese Kosten insgesamt zu reduzieren, müssen Unternehmen automatisieren und Kosten in jedem Stadium senken.
Betrachten Sie die Auswirkungen des Übergangs von traditionellen Papierrechnungen auf die Effizienz der elektronischen Rechnungsstellung.E-Rechnungsstellung—eine Maßnahme, die zu Kosteneinsparungen von bis zu 30% führen kann. Darüber hinaus hat die nahtlose Automatisierung der Abstimmung von Bestellungen (POs) mit Rechnungen das Potenzial, bemerkenswerte Einsparungen von bis zu 80% zu erzielen. Angesichts solch überzeugender Möglichkeiten zur Kosteneffizienz wird die Notwendigkeit einer vollständig integrierten AP-Automatisierungslösung offensichtlich.
Automatisierung kann auch menschliche Fehler reduzieren. Daten werden nicht mehr falsch eingegeben und Duplikate existieren nicht mehr, da AP-Automatisierungstools darauf hinweisen, wenn es Unstimmigkeiten im System gibt.
Die Behebung solcher Probleme verursacht mehr Arbeit und verzögert Zahlungen an Lieferanten, was wiederum den Zahlungsfluss des Kreditors beeinträchtigen und sich negativ auf die Kosten pro Rechnungsmetrik auswirken kann. Die Automatisierung des Kreditorenwesens kann dieses Problem von vornherein vermeiden, während Einsparungen erzielt und das Cashflow-Management verbessert werden.
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Wie die Automatisierung von Rechnungsprüfungen funktioniert
Im Wesentlichen optimiert die automatisierte Rechnungsverarbeitung den Prozess der Rechnungsstellung Ihres Unternehmens. Indem Rechnungen durch einen digitalen Workflow geleitet werden, erleben Lieferanten keine verzögerten Zahlungen mehr, sondern zeitnahe und genaue Zahlungen.
Wie das alles funktioniert, kann in drei Phasen unterteilt werden:
1. Guten Morgen! Wie geht es Ihnen heute? RechnungsbelegSure, please provide me with the text you would like me to translate into German.
Rechnungen können elektronisch (ein Prozess, der als E-Rechnung bekannt ist) oder als Papierkopie empfangen werden. E-Rechnungen können über eine Geschäft-zu-Geschäft (B2B) oder Electronic Data Interchange (EDI) Verbindung erfolgen. Alternativ können Rechnungen im PDF-Format oder über ein Lieferantenportal gesendet werden.
Wenn Papierrechnungen eingehen, müssen diese manuell gescannt oder mithilfe von Optical Character Recognition (OCR)-Software verarbeitet werden. Die OCR-Software wandelt die Informationen in strukturierte Daten in einem geeigneten elektronischen Format um.
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2. Abgleich und Arbeitsablauf
Please provide the text you would like me to translate into German.Sobald die Daten einer Rechnung erfasst oder elektronisch empfangen wurden, müssen sie mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen werden - etwas, das die AP-Automatisierungssoftware automatisch erledigt. Nach dem Abgleich werden die Rechnungen genehmigt und an das Electronic Resource Planning (ERP) oder Buchhaltungssystem des Unternehmens zur Zahlung weitergeleitet.
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3. Prüfung und Archivierung
Please provide the text that you would like me to translate into German.Viele Länder verlangen von Unternehmen, Rechnungen für eine bestimmte Anzahl von Jahren nach der Verarbeitung zu archivieren (zum Beispiel bis zu 7 Jahre in Großbritannien) - etwas, das die AP-Automatisierung sicher und zuverlässig erledigen kann. Außerdem erstellt die Automatisierung im Gegensatz zur manuellen Verarbeitung von Rechnungen auch eine vollständige digitale Prüfspur aller Dokumente.
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Vorteile für jedes Unternehmen
Geeignet für Unternehmen jeder Größe, ist der ultimative Vorteil der Automatisierung, wie sie den gesamten AP-Prozess optimieren kann, während sie das Potenzial für menschliche Fehler beseitigt und die Kosten pro Rechnung senkt.
Darüber hinaus können die Fähigkeit, detaillierte Berichte zu erstellen, wertvolle Einblicke liefern und Unternehmen dabei unterstützen, Trends zu identifizieren. Außerdem ermöglicht es, Daten zu verarbeiten und Bezahlen Sie Rechnungen schnell. Kann zu besseren Beziehungen mit Lieferanten führen.
Gleichzeitig kann der Wechsel zur AP-Automatisierung den Mitarbeitern zugutekommen, indem die Zeit reduziert wird, die sie mit monotonen, wiederkehrenden Aufgaben verbringen. Dadurch haben sie mehr Freiraum, um sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die einen höheren Wert haben und einen größeren Einfluss innerhalb ihrer Organisation haben.
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Unter Berücksichtigung all dessen ist es klar, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit einer Lösung wie Elektronische Rechnungsstellung der Banqup GroupDas kann für Unternehmen enorm vorteilhaft sein.
Eine innovative Lösung für eingehende Rechnungsstellung gewährleistet, dass eingehende Lieferketten-Dokumente oder Daten einfach empfangen und automatisch verarbeitet werden können - was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt und die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Lieferantenbeziehungen verbessert.