Wie funktioniert die E-Rechnungsstellung?

Da sich viele E-Invoicing-Standards und -Formate unterscheiden, lohnt es sich, genauer hinzuschauen, um zu verstehen, wie jeder einzelne funktioniert. Erfahren Sie, wie E-Invoicing tatsächlich funktioniert, und verschaffen Sie Ihrem Unternehmen ein umfassenderes Verständnis der Schritte, die bei der Einrichtung eines E-Invoicing-Prozesses zu beachten sind.

Bevor wir in die Details der E-Rechnungsstellung eintauchen, ist es wichtig zu verstehen, was genau elektronische Rechnungsstellung ist.

Die elektronische Rechnungsstellung (oder "E-Rechnung") ist der elektronische Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gesendet und empfangen wird, kann sie automatisch verarbeitet werden, ohne dass herkömmliche Papierarbeit erforderlich ist.

Die elektronische Rechnungsstellung ist mittlerweile gängige Praxis für Unternehmen jeder Größe auf der ganzen Welt und hat in den letzten 30 Jahren stetig zugenommen. Mehr Informationen darüber, was E-Rechnungsstellung ist, finden Sie hier über unseren Blog.

Obwohl das Konzept weltweit weitgehend gleich ist, unterscheiden sich die rechtlichen Anforderungen von Land zu Land. Von Formaten über Verfahren bis hin zu lokalen E-Invoicing-Regeln. Viele Länder haben begonnen, ihr eigenes Format und ihre Strukturen entsprechend festzulegen. Steuerkonformität Viele setzen verbindliche Prozesse ein, um ihren "MwSt.-Lücke" zu schließen und ihre allgemeine Steuerkonformität zu verbessern. Erfahren Sie, wie sich Steuerkonformität und E-Invoicing verhalten und was mit der MwSt.-Lücke gemeint ist.

E-Rechnungsstandards

Viele Länder und Netzwerke haben ihren eigenen E-Rechnungsstandard:

Europäischer Standard

Die Europäische Kommission und die EU-Mitglieder haben einen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung im Zusammenhang mit B2G (Business-to-Government) und G2G (Government-to-Government) Transaktionen eingeführt. Dies ist im Rahmen der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU festgelegt.

Der europäische Standard ist ein semantisches Datenmodell, das die erforderlichen Elemente auflistet, die eine E-Rechnung enthalten muss, um gesetzlich und steuerlich konform zu sein. Dieses Datenmodell ist technologieneutral und kann mit zwei XML-Formaten - UBL und CII - verwendet werden. Lesen Sie hierzu weitere Details.

Peppol-Standard

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) ist ein internationales Netzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Daten sicher mit anderen registrierten Benutzern auszutauschen. Unternehmen treten dem Peppol-Netzwerk über einen Zugangspunkt bei, und alle E-Rechnungen werden innerhalb des Peppol-Rahmens verarbeitet. Derzeit gibt es weltweit etwa 200 zertifizierte Zugangspunktanbieter. Erfahren Sie mehr über Peppol über unseren Blogbeitrag.

EDIFACT-Standard

EDIFACT ist eine Abkürzung für "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport". Dies ist ein weltweiter Satz von Regeln, der im Jahr 1986 für den zwischenbetrieblichen elektronischen Datenaustausch zwischen zwei oder mehr Geschäftspartnern über EDI entwickelt wurde. Der Prozess kann jedoch je nach Einrichtung zwischen den einzelnen Unternehmen unterschiedlich sein.

EDIFACT wurde von den Vereinten Nationen (UN) definiert und wird weit verbreitet in ganz Europa verwendet. Der Standard definiert den Adresstyp, das Format und die Infrastruktur, die für die Durchführung von konformen E-Rechnungen erforderlich sind.

Länderspezifische Standards

Einige Länder haben spezifische Standards, die für ihre eigenen Anforderungen entwickelt wurden. Zum Beispiel gibt es in Italien FatturaPA - ein XML-Rechnungsformat. Erfahren Sie, welche Länder welche Formate in unserem Globalen E-Rechnungsleitfaden haben.

Die drei Teile der E-Rechnungsstellung

Um die E-Rechnungsstellung zum Laufen zu bringen, sind drei Schlüsselfaktoren erforderlich:

1. E-Rechnungsadressen

Zunächst müssen alle Parteien, die an der E-Rechnungsstellung beteiligt sind, über eine eigene E-Rechnungsadresse verfügen. Eine E-Rechnungsadresse kann je nach Land und Dienstleister variieren, beispielsweise eine Standard-E-Mail-Adresse oder eine ID-Nummer.

2. Formate

E-Rechnungsformate werden oft von jedem Land bestimmt. Ein gängiges europäisches Format ist XML, das von jedem Land angepasst wird, um länderspezifische Informationen wie:

• Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) - eine eindeutige Nummer, die sich für jedes Land unterscheidet.

• Global Location Number (GLN) - eine 13-stellige Nummer, die global eindeutig ist.

• Data Universal Numbering System (DUNS) - eine 9-stellige Nummer, die von Dun & Bradstreet vergeben wird.

3. Infrastruktur

Im Allgemeinen gibt es drei Arten von Infrastruktur, die zur Übermittlung von E-Rechnungen verwendet werden:

• 2-Eck-Modell - ein einfaches P2P (Peer-to-Peer)-Modell, bei dem Lieferant und Käufer elektronische Dokumente mithilfe von EDI- oder XML-Dateien austauschen.

• 3-Ecken-Modell - Lieferant und Käufer nutzen denselben Drittanbieter-Service zum Austausch von Dokumenten. Der Drittanbieter kann die Cloud oder E-Invoicing-Software verwenden.

• 4-Ecken-Modell - Sowohl Lieferant als auch Käufer verwenden verschiedene Anbieter zur Verarbeitung ihrer elektronischen Dokumente. Hier arbeiten die beiden Dienstleister zusammen, um den Transfer über ein internationales Netzwerk abzuschließen, das Unternehmen und Organisationen verbindet.

Die E-Rechnungsreise

1. Eine elektronische Rechnung wird mithilfe eines ERP-Systems, eines E-Invoicing-Anbieters oder über ein manuelles Online-Formular erstellt. Die Anzahl der Rechnungen bestimmt, welchen Prozess ein Unternehmen wählt.

2. Informationen werden hinzugefügt, in der Regel die gleichen Informationen, die in typischen Papierrechnungen enthalten sind. Allerdings benötigt eine Steuerbehörde oder ein Lieferant möglicherweise zusätzliche, maßgeschneiderte Informationen, die ihren Regeln entsprechen.

3. Die Rechnung wird dann in das Format umgewandelt, das der Empfänger benötigt. Unterschiedliche Kunden und Steuerbehörden verwenden unterschiedliche Formate, daher ist es wichtig, einen E-Invoicing-Anbieter zu wählen, der Ihre E-Rechnung in jedes vom Empfänger benötigte Format umwandelt. Die Rechnung wird dann über den vom Empfänger gewählten Kanal verteilt. Zum Beispiel direkt in ihr ERP-System, über ein Regierungsportal oder sogar gedruckt und per Post versandt.

Die Wahl des richtigen E-Invoicing-Anbieters

Ohne einheitliches globales E-Rechnungsformat ist es vorteilhaft, einen E-Rechnungsanbieter auszuwählen, der Daten automatisch konvertiert und alle Formate unterstützt. Ein vertrauenswürdiger Anbieter sollte an internationale Netzwerke angeschlossen sein, um die Steuerkonformität in vielen Ländern mit unterschiedlichen Standards sicherzustellen.

Dienstleistungen wie Rechnungsvorlagen, digitale Zahlungsschaltflächen und elektronische Signaturen können zusätzlichen Mehrwert bieten. Ein Anbieter, der auch eine Inbound-Lösung hat, wie Banqup Gruppe Die Prozesse der Debitorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) und der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR) können noch einfacher gestaltet werden.

Wie unsere Lösungen den Unterschied machen können

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