Deutschland

Dieser Artikel wurde am 28. September 2026 aktualisiert, um Deutschlands verpflichtenden B2B-E-Rechnungsrahmen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes widerzuspiegeln, einschließlich des stufenweisen Umsetzungsplans bis 2028, der rechtlichen Definition elektronischer Rechnungen, der Anforderungen gemäß EN 16931, der akzeptierten Rechnungsformate und der neuesten Hinweise zu Deutschlands digitalem Mehrwertsteuer-Compliance-Rahmen.

Deutschland hat sein Mehrwertsteuersystem grundlegend überarbeitet, indem es die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ausgeweitet hat – aufbauend auf der Business-to-Government-E-Rechnung (B2G), die seit mehreren Jahren besteht – auf inländische Business-to-Business (B2B)-Transaktionen. Verankert im Growth Opportunities Act (Wachstumschancengesetz), definiert die Reform elektronische Rechnungen rechtlich neu und verabschiedet sich von einfachen PDFs zugunsten strukturierter semantischer Formate, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.

Die bundesweite Einführung im B2B-Bereich folgt einem stufenweisen Zeitplan. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen ohne Zustimmung des Käufers zu empfangen. Die verpflichtende Ausstellung erfolgt in schrittweisen Wellen: Größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € müssen konforme E-Rechnungen ausstellen, und zwar ab dem 1. Januar 2027, bevor die Verpflichtung auf alle übrigen inländischen Unternehmen ausgeweitet wird, und zwar ab dem 1. Januar 2028.

Während Deutschland derzeit kein zentrales Vorab-Freigabemodell betreibt, arbeitet das Bundesministerium der Finanzen aktiv an einem dezentralen System zur elektronischen Meldung (elektronisches Meldesystem), das Transaktionsdaten in Echtzeit erfasst und als nationale Brücke Deutschlands zu den verpflichtenden europäischen digitalen Meldevorschriften dient, die im Rahmen von ViDA für 2030 vorgesehen sind.

Einführung & digitale Steuerstrategie

Deutschland durchläuft eine der umfassendsten Transformationen seiner gewerblichen Rechnungsstellungs- und Steuer-Compliance-Landschaft in der modernen Geschichte. Die Bundesregierung ist dazu übergegangen, Papier- und unstrukturierte digitale Formate durch maschinenlesbare, strukturierte elektronische Rechnungen in allen inländischen Wirtschaftssektoren zu ersetzen..

Der Hauptgrund für diesen digitalen Wandel ist zweigeteilt: die Schließung der anhaltenden nationalen Mehrwertsteuerlücke sowie die Modernisierung der Business-to-Business-Prozesse in der größten Volkswirtschaft des Kontinents. Schätzungen der Europäischen Kommission zeigen durchgängig, dass jährlich Milliarden Euro durch Mehrwertsteuerbetrug, Karussellgeschäfte und administrative Berechnungsfehler verloren gehen. Durch die Überführung von Transaktionen in strukturierte digitale Aufzeichnungen schafft die deutsche Steuerverwaltung (Finanzverwaltung) die strukturelle Grundlage, die notwendig ist, um Steuerabzüge automatisch zu überprüfen.

Deutschlands Strategie unterscheidet sich von den zentralisierten Freigabemodellen, die in Lateinamerika und Südeuropa entwickelt wurden. Anstatt Unternehmen zu verpflichten, jede Rechnung vor dem Versand über ein staatliches Validierungsportal zu leiten, hat der deutsche Gesetzgeber ein dezentrales Modell priorisiert. Unternehmen tauschen strukturierte Dokumente direkt oder über private Netzwerke aus, wodurch die operative Geschwindigkeit erhalten bleibt und gleichzeitig eine einheitliche Datensyntax etabliert wird.

Diese B2B-Transformation beginnt nicht bei null; sie baut auf jahrelanger verpflichtender B2G-E-Rechnung auf. Die Einführung im öffentlichen Sektor brachte spezifische deutsche Besonderheiten mit sich, wie etwa die Schaffung von eigens eingerichteten Rechnungseinreichungsportalen (ursprünglich aufgeteilt zwischen der ZRE und der OZG-RE, mittlerweile in der OZG-RE zusammengeführt), die Einführung der verpflichtenden Leitweg-ID zur Weiterleitung innerhalb der öffentlichen Verwaltung sowie die Einführung des nationalen XRechnung CIUS sowie akzeptierter ZUGFeRD Profile. Während B2G diese strengen Weiterleitungs- und Formatierungsanforderungen für den öffentlichen Sektor einführte (einschließlich der Verwaltung von Leitweg-IDs, die nicht in einem einzigen offiziellen Verzeichnis gespeichert sind), erweitert das B2B-Mandat die strukturierte Rechnungsstellung auf die gesamte gewerbliche Wirtschaft.

Entscheidend ist: Anders als zentralisierte Freigabemodelle, die starre Übertragungskanäle oder staatliche Portale vorschreiben, auferlegt Deutschlands B2B-Rahmenwerk keine Einschränkungen oder Beschränkungen hinsichtlich der Übertragungsmethode. Unternehmen können Rechnungen völlig frei per Standard-E-Mail, sicherem SFTP oder über Netzwerke wie Peppol austauschen. Die einzige rechtliche Anforderung bezieht sich ausschließlich auf das Format: Rechnungen müssen strukturiert und vollständig kompatibel mit dem europäischen Standard EN 16931. Dieser formatorientierte, kanalunabhängige Ansatz gibt Unternehmen – kombiniert mit der stufenweisen Einführung, die im Januar 2025 mit der verpflichtenden Empfangsfähigkeit beginnt und von schrittweisen Ausstellungspflichten gefolgt wird – Flexibilität dabei, wie sie ihre bestehende Rechnungsinfrastruktur modernisieren.

Dieser regulatorische Rahmen bildet die unverzichtbare erste Phase eines umfassenderen zweistufigen Projekts. Strukturierte elektronische Rechnungsstellung schafft die standardisierten Geschäftsunterlagen, die künftig in eine landesweite elektronische Plattform zur Transaktionsmeldung einfließen werden (elektronisches Meldesystem). Durch diese stufenweise Umsetzung bringt Deutschland die unmittelbare administrative Machbarkeit für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einer langfristigen digitalen Steueraufsicht in Einklang.

Historische Entwicklung & EU-/globaler Kontext

Deutschlands Weg zur digitalen Compliance begann im öffentlichen Beschaffungswesen, bevor er den privatwirtschaftlichen Handel erreichte. Das Verständnis dafür, wie sich diese früheren Initiativen entwickelt haben, verdeutlicht, warum das aktuelle B2B-Mandat auf europäischen Normen und nicht auf proprietären nationalen Schnittstellen aufbaut.

Die Grundlage im öffentlichen Sektor (B2G)

Der Ursprung der deutschen elektronischen Rechnungsstellung liegt in der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union (der sogenannten europäischen Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung), die vorschrieb, dass öffentliche Auftraggeber in allen EU-Mitgliedstaaten elektronische Rechnungen akzeptieren müssen, die mit einem gemeinsamen europäischen Standard kompatibel sind. Deutschland transponierte diese Richtlinie durch das E-Government Act (E-Government-Gesetz) und die Bundesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnungsverordnung).

Da Deutschland als Bundesrepublik mit 16 autonomen Bundesstaaten (Bundesländer) organisiert ist, verlief die Einführung im öffentlichen Sektor strukturell fragmentiert. Auf Bundesebene trat die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten der Bundesverwaltung (Bund) am 27. November 2020 in Kraft, wobei zunächst zwei föderale Zugangsportale genutzt wurden: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), die inzwischen zu einer einzigen einheitlichen Plattform zusammengeführt wurden unter der OZG-RE. Gleichzeitig entwickelten die Bundesländer eigene, unterschiedliche Beschaffungsportale und unterschiedliche Einreichungsschwellen, wobei mehrere Bundesländer auf Peppol-Infrastruktur setzten, während andere bei Web-Upload-Portalen blieben.

Um diese operative Divergenz zu überbrücken, schuf die Coordination Agency for IT Standards (Koordinierungsstelle für IT-Standards – KoSIT) XRechnung. Dieses rein strukturierte XML-Format diente als die offizielle deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) gemäß dem europäischen Standard EN 16931 und bewies, dass automatisierte Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in großem Maßstab funktional realisierbar war.

Der Übergang zur verpflichtenden inländischen B2B-Rechnungsstellung

Während die öffentliche Beschaffung die Stärke strukturierter Daten unter Beweis stellte, blieben private Unternehmenstransaktionen stark auf unstrukturierte, per E-Mail versandte PDF-Dateien angewiesen. Um diesen privatwirtschaftlichen Austausch zu modernisieren, beantragte das deutsche Bundesministerium der Finanzen im November 2022 eine formelle Ausnahmeregelung von den Artikeln 218 und 232 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG).

Die Europäische Kommission erteilte diesen Durchführungsbeschluss des Rates am 25. Juli 2023 (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1551 des Rates), der es Deutschland gestattet, besondere, von der Mehrwertsteuerrichtlinie abweichende Maßnahmen anzuwenden:

• Er erlaubte es Deutschland, die seit langem bestehende gesetzliche Anforderung abzuschaffen, wonach der Rechnungsempfänger dem Erhalt einer elektronischen Rechnung zustimmen muss.

• Er gestattete Deutschland, für inländische B2B-Transaktionen nur Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wurden, als gültige Steuerrechnungen anzuerkennen.

Ausgestattet mit dieser EU-Genehmigung arbeitete der deutsche Gesetzgeber das Wachstumschancengesetz aus (Wachstumschancengesetz). Nach der parlamentarischen Debatte zwischen dem Bundestag und dem Bundesrat, passierte das endgültige Kompromissgesetz den Bundesrat am 22. März 2024 und wurde im Bundesgesetzblatt (Bundesgesetzblatt) am 27. März 2024.

Abstimmung mit dem EU-ViDA-Paket

Die innerstaatliche Rechtsreform Deutschlands nimmt die Initiative der Europäischen Kommission „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) direkt vorweg. ViDA zielt darauf ab, die Anforderungen an die digitale Meldung im europäischen Binnenmarkt zu vereinheitlichen, eine verpflichtende E-Rechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen einzuführen und eine nahezu Echtzeit-Meldung digitaler Transaktionen bis zum 1. Juli 2030.

Durch die Übernahme des europäischen Standards EN 16931 als nationale Grundlage stellt Deutschland sicher, dass inländische Buchhaltungssoftware, Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) und Übertragungsnetzwerke beim Inkrafttreten von ViDA reibungslos mit den grenzüberschreitenden europäischen Meldepflichten zusammenarbeiten.

Vollständiger Compliance-Zeitplan

Auch wenn der Schwerpunkt des aktuellen deutschen Rahmenwerks für die E-Rechnung auf dem B2B-Mandat liegt, begann die rechtliche Grundlage mit der öffentlichen Beschaffung (B2G), bei der öffentliche Stellen schrittweise dazu verpflichtet wurden, strukturierte E-Rechnungen von Auftragnehmern anzunehmen.

Das deutsche B2B-Mandat ist um einen gestaffelten Umsetzungsplan strukturiert, der sich von 2025 bis 2028 erstreckt und Unternehmen ausreichend operativen Spielraum gibt, um ihre Systeme zu aktualisieren.

Rechtlicher Rahmen

Die rechtliche Struktur, die dem deutschen System der elektronischen Rechnungsstellung zugrunde liegt, ist unmittelbar im primären Steuerrecht und im Verwaltungsrecht kodifiziert:

1. Der Rahmen des Bundes: E-Government-Gesetz (EGovG) und E-Rechnungsverordnung (ERechV)

Zur Regelung der öffentlichen Auftragsvergabe des Bundes (B2G) schreiben das E-Government-Gesetz (E-Government-Gesetz, EGovG) und die Bundesverordnung über die elektronische Rechnung (E-Rechnungsverordnung, ERechV), erlassen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU, vor, dass Lieferanten öffentlicher Auftraggeber des Bundes elektronische Rechnungen ausstellen müssen und dabei grundsätzlich den XRechnung-Standard für die elektronische Rechnungsstellung zu verwenden haben. Alternativ kann jeder andere Datenaustauschstandard verwendet werden, sofern er vollständig dem europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. Für die E-Rechnungspflicht gelten bestimmte Ausnahmen, etwa für Direktaufträge unter 1.000 €.

Diese bundesrechtlichen Vorschriften gelten parallel zu den UStG -B2B-Vorschriften. Da die Vergaberegeln zudem auf Landes- und Kommunalebene variieren können, können sich B2G-Anforderungen auch aus Durchführungsvorschriften auf Länder- und Kommunalebene ergeben, die von dem bundesrechtlichen ERechV -Rahmen abweichen können und eigene Portale und Verfahren umfassen.

2. Rechtsgrundlage für B2B: Das Wachstumschancengesetz (Wachstumschancengesetz)

Verabschiedet vom Bundestag am 17. November 2023 und gebilligt vom Bundesrat am 22. März 2024, dient dieses umfassende Wirtschaftsgesetz als Rechtsgrundlage, mit der die verpflichtende inländische B2B-E-Rechnung in Deutschland eingeführt wurde. Es wurde am 27. März 2024 offiziell im Bundesgesetzblatt veröffentlicht (Bundesgesetzblatt, BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024) und änderte die mehrwertsteuerlichen Rechnungsvorschriften im Umsatzsteuergesetz (UStG), wobei der überarbeitete Rahmen ab dem 1. Januar 2025 in Kraft trat.

3. Das deutsche Umsatzsteuergesetz (Umsatzsteuergesetz - §§ 14 und 27 Abs. 38 UStG)

Das Wachstumschancengesetz änderte unmittelbar § 14 und § 27 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (Umsatzsteuergesetz, UStG):

• § 14 Abs. 1, Satz 6, UStG (Definition der elektronischen Rechnung): Das Gesetz unterscheidet gesetzlich zwischen einer „elektronischen Rechnung“ (elektronische Rechnung) und einer „sonstigen Rechnung“ (sonstige Rechnung). Eine Rechnung gilt nur dann als elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, und entweder der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder, sofern zwischen den Parteien vereinbart, die korrekte und vollständige Extraktion der erforderlichen EN-16931-Datenelemente ermöglicht. Alle Papierrechnungen, Bilddateien und gewöhnlichen PDFs werden mehrwertsteuerrechtlich als „sonstige Rechnungen“ und nicht als E-Rechnungen eingestuft.

• § 14 Abs. 2 UStG (verpflichtende Ausstellung im inländischen B2B-Bereich): Legt die gesetzliche Verpflichtung für in Deutschland ansässige Steuerpflichtige fest, für Leistungen an andere inländische Steuerpflichtige für deren Unternehmen eine strukturierte elektronische Rechnung auszustellen.

• § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen zur Ausstellung): Legt die genauen rechtlichen Parameter für die stufenweise Einführung der Ausstellungspflicht fest: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von über 800.000 € im Jahr 2026 müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, wobei die allgemeine inländische B2B-Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2028 gilt. Zudem sieht sie unter bestimmten Voraussetzungen eine vorübergehende Erleichterung für Papierrechnungen, PDFs und bestehende EDI-Vereinbarungen bis Ende 2027 vor.

4. BMF-Schreiben und GoBD

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) liefert die maßgebliche Verwaltungsauslegung durch Rundschreiben (BMF-Schreiben), regelmäßig aktualisierte Häufig gestellte Fragen und den deutschen Standard für die ordnungsgemäße digitale Buchführung und Aufbewahrung sowie den Datenzugriff (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD).

• Bemerkenswerterweise erließ das Bundesministerium der Finanzen am 15. Oktober 2024 sein erstes verfahrensrechtliches Schreiben (veröffentlicht im Bundessteuerblatt BStBl I 2024, S. 1320), gefolgt von seinem endgültigen, maßgeblichen Verwaltungsschreiben (BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007), das die Umsetzungshinweise zur verpflichtenden E-Rechnung aktualisiert.

• Die regelmäßig aktualisierten Häufig gestellten Fragen (FAQ) des BMF zur E-Rechnung, die den Anwendungsbereich, die Empfangs- und Ausstellungspflichten, Formate, Übermittlungswege, Ausnahmen sowie das Verhältnis zwischen UStG und ERechV.

• Die GoBD Regeln (der deutsche Standard für die ordnungsgemäße digitale Buchführung und Prüfung), die eine ordnungsgemäße elektronische Aufzeichnung, Aufbewahrung, Prüfbarkeit und den Datenzugriff regeln. Diese sind besonders relevant für die Aufbewahrung der maßgeblichen strukturierten Rechnungsdaten und nicht nur einer für Menschen lesbaren Darstellung.

• Die Leitlinien behandeln Themen wie hybride Formate, einschließlich ZUGFeRD, die Nutzung unterschiedlicher Übermittlungswege, Kleinbetragsrechnungen, Fahrscheine, steuerbefreite Umsätze, Berichtigungen, Validierung und Archivierung.

5. Europäische Norm EN 16931 und Richtlinie 2014/55/EU

EN 16931 ist das europäische semantische Datenmodell, das durch die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert und vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) gepflegt wird. Sie ist der zentrale technisch-rechtliche Maßstab nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG und die Grundlage für anerkannte strukturierte Formate wie XRechnung, ZUGFeRD/Factur‑X (in qualifizierten Profilen) und Peppol BIS Billing 3.0.

Regulierungsbehörden, operative Infrastruktur und weitere wichtige Akteure

Mehrere Behörden und Normungsgremien regeln, verwalten und pflegen das deutsche E-Rechnungs-Ökosystem:

Bundesministerium der Finanzen (Bundesministerium der Finanzen - BMF)

Das BMF (Bundesministerium der Finanzen, oder Bundesministerium der Finanzen) trägt die oberste Verwaltungsverantwortung für das Bundessteuerrecht. Es gestaltet die Mehrwertsteuerpolitik, entwirft nationale Gesetze und erlässt verbindliche Verwaltungsanweisungen, die vorgeben, wie die 16 Landesfinanzverwaltungen (Länder) das deutsche Umsatzsteuergesetz anwenden. Das BMF leitete zudem gemeinsam die Konsolidierung der föderalen Plattformen für den Rechnungseingang auf OZG‑RE.

Landesfinanzbehörden (Finanzverwaltung der Länder)

Während die Bundesministerien das Mehrwertsteuerrecht festlegen, erfolgen die Steuererhebung und die Durchsetzung von Prüfungen in Deutschland überwiegend auf Länderebene. Die örtlichen Finanzämter (Finanzämter) prüfen im Rahmen von Betriebsprüfungen die Einhaltung der Vorschriften, einschließlich der Frage, ob Rechnungen die gesetzlichen Kriterien für den Vorsteuerabzug erfüllen.

Bundeszentralamt für Steuern (Bundeszentralamt für Steuern - BZSt)

Das BZSt (Bundeszentralamt für Steuern, oder Bundeszentralamt für Steuern), eine Bundesbehörde im Geschäftsbereich des BMF, nimmt bestimmte zentrale bundesweite Steuerverwaltungsaufgaben wahr, einschließlich des grenzüberschreitenden Informationsaustauschs und mehrwertsteuerbezogener Aufgaben, und vergibt die nationale Wirtschafts-Identifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer - W-IdNr).

Dem BZSt könnte eine operative Rolle beim Betrieb der künftigen nationalen digitalen Meldearchitektur zukommen; die endgültige rechtliche und technische Ausgestaltung ist jedoch noch nicht verabschiedet.

Koordinierungsstelle für IT-Standards (Koordinierungsstelle für IT-Standards - KoSIT)

Im Auftrag des IT-Planungsrats (IT-Planungsrat), agiert KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards, die Koordinierungsstelle für IT-Standards) und pflegt die semantischen Spezifikationen von XRechnung. Sie entwickelt und veröffentlicht regelmäßige Aktualisierungen der nationalen Schematron-Geschäftsregeln und stellt sicher, dass die deutschen E-Rechnungs-Schemata mit den Aktualisierungen von EN 16931 im Einklang bleiben.

KoSIT betreibt zudem die Deutsche Peppol-Autorität. In dieser Rolle regelt sie die deutsche Teilnahme am Peppol-Netzwerk, einschließlich des Onboardings und der Aufsicht über deutsche Peppol Access Points und Service Metadata Publishers, sowie die Umsetzung der einschlägigen nationalen Peppol-Spezifikationen und -Richtlinien. KoSIT pflegt zudem die GEBA-Spezifikation (German Electronic Business Address), eine W‑IdNr.-basierte Adressierungsregelung, die für die Verwendung als Peppol-Teilnehmerkennung konzipiert ist. Einzelne Teilnehmerregistrierungen und Endpunktdatensätze werden von Peppol-Dienstanbietern/SMPs verwaltet, während die zugrunde liegende W‑IdNr. vom BZSt vergeben wird.

Forum elektronische Rechnung Deutschland (Forum elektronische Rechnung Deutschland – FeRD)

FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland, oder Forum für elektronische Rechnungsstellung Deutschland) ist das deutsche Branchenforum, das die ZUGFeRD -Spezifikation entwickelt und pflegt - das deutsche hybride Rechnungsformat aus PDF/A-3 und strukturiertem XML -, die gemeinsam mit dem französischen Factur‑X -Format über die Zusammenarbeit mit der französischen FNFE‑MPE abgestimmt wird. Es veröffentlicht die ZUGFeRD-Spezifikationen, -Schemata, -Profile und begleitendes Umsetzungsmaterial.

Föderale Portale für die Rechnungseinreichung: OZG-RE und ZRE 

OZG‑konforme Rechnungseingangsplattform (OZG‑RE) ist die aktive zentrale föderale Plattform für den Rechnungseingang. Im Anschluss an die föderale Konsolidierung am 19. September 2025, wurde sie zur zentralen Plattform für den Empfang elektronischer Rechnungen in der gesamten Bundesverwaltung; die ZRE wurde für den Rechnungseingang außer Betrieb genommen und Ende 2025 abgeschaltet.

Die frühere ZRE wurde vom ITZBund betrieben, während die OZG‑RE vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern betrieben wurde (Beschaffungsamt des BMI, BeschA). Die Zusammenführung wurde gemeinsam vom BMI und BMF festgelegt.

Leitweg-ID Vergabe

Leitweg‑IDs, Routing-IDs, die speziell in der deutschen B2G-E-Rechnung verwendet werden, werden dezentral von Vergabestellen des Bundes und der Länder vergeben. Lieferanten erhalten die Kennung in der Regel direkt vom öffentlichen Auftraggeber oder Rechnungsempfänger. Es gibt keine einzige bundesweite operative Vergabestelle und kein umfassendes öffentliches Verzeichnis aller Leitweg‑IDs.

KoSIT pflegt die Leitweg‑ID -Spezifikation als Teil des XRechnung-Standards, einschließlich ihrer Struktur und Validierungsregeln, vergibt jedoch keine einzelnen Leitweg‑IDs.

Die Leitweg‑ID wird normalerweise in BT‑10 (Käuferreferenz) in einer XRechnung angegeben. Sie ermöglicht das Routing innerhalb der Rechnungseingangssysteme der öffentlichen Hand und ist für die B2G-Rechnungsstellung relevant; sie ist keine allgemeine Anforderung für die inländische B2B-E‑Rechnung.

Geltungsbereich des Mandats

Der deutsche E-Rechnungsrahmen gilt sowohl für die öffentliche Beschaffung (B2G) als auch für gewerbliche Transaktionen (B2B) und unterliegt jeweils eigenen gesetzlichen Grundlagen und Zeitplänen.

Öffentliche Beschaffung (B2G-Geltungsbereich)

Das B2G-E-Rechnungsmandat gilt für alle Lieferanten und Auftragnehmer, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber liefern bzw. erbringen:

Betroffene Einrichtungen

Jedes gewerbliche Unternehmen, jeder Kleinbetrieb oder Auftragnehmer, der Bundes-, Landes- (Länder-) oder kommunale öffentliche Verwaltungsstellen beliefert.

Erfasste Transaktionen

Alle Aufträge der öffentlichen Hand, die die gesetzlichen Schwellenwerte überschreiten (z. B. direkte Bundesaufträge über 1.000 €), erfordern strukturierte E-Rechnungen gemäß EN 16931 (in erster Linie XRechnung oder akzeptierte ZUGFeRD -Profile).

Ausnahmen

Bestimmte Beschaffungsausnahmen nach der Bundesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung (ERechV) und den entsprechenden Verordnungen auf Landesebene, einschließlich geheimhaltungsbedürftiger Aufträge oder Direktaufträge mit geringem Wert.

Gewerbliche Transaktionen (B2B-Geltungsbereich)

Betroffene Einrichtungen

Das B2B-Mandat gilt für alle Steuerpflichtigen, die für Mehrwertsteuerzwecke in Deutschland ansässig sind. Gemäß § 14 Abs. 2 UStG ist ein Unternehmen in Deutschland ansässig, wenn es Folgendes hat:

• Seinen eingetragenen Unternehmenssitz (Sitz) in Deutschland; oder

• Seine Geschäftsleitung (Geschäftsleitung) in Deutschland; oder

• Eine inländische Betriebsstätte (Betriebsstätte), die direkt an dem zugrunde liegenden Umsatz beteiligt ist.

Verfügt ein Unternehmen in Deutschland lediglich über eine rein formale umsatzsteuerliche Registrierung ohne feste gewerbliche Niederlassung, gilt es als nicht ansässig und fällt nicht unter die verpflichtenden inländischen Ausstellungsregeln.

Erfasste Transaktionen

Die verpflichtende E-Rechnung gilt ausschließlich für steuerpflichtige und steuerbefreite inländische Business-to-Business (B2B)-Lieferungen und -Leistungen, sofern:

• Sowohl der Lieferant als auch der Kunde in Deutschland ansässig sind; und

• Der Umsatz seinen umsatzsteuerlichen Leistungsort in Deutschland hat; und

• Die Lieferung bzw. Leistung nicht bestimmten gesetzlichen Ausnahmen unterliegt.

Ausgeschlossene und befreite Transaktionen

Das Gesetz nimmt mehrere Kategorien ausdrücklich von der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung aus:

• Business-to-Consumer (B2C)-Verkäufe: Transaktionen mit nicht steuerpflichtigen Privatpersonen erfordern keine strukturierten E-Rechnungen.

• Grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen: Sowohl innergemeinschaftliche Lieferungen als auch Ausfuhrumsätze in Drittländer bleiben vom inländischen Mandat ausgenommen. Für sie gelten weiterhin die bestehenden Rechnungsregelungen, bis die EU-ViDA-Vorschriften im Jahr 2030 in Kraft treten.

• Rechnungen mit geringem Betrag (Kleinbetragsrechnungen): Rechnungen, deren Gesamtbetrag brutto nicht übersteigt 250 € (geregelt nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung - Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung / UStDV) sind von der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung befreit. Sie können weiterhin als Papier- oder Standard-PDF-Dokumente ausgestellt werden.

• Fahrscheine für die Personenbeförderung: Fahrscheine, die gemäß § 34 UStDV ausgestellt werden, dürfen weiterhin in herkömmlichem Papier- oder PDF-Format bereitgestellt werden.

• Bestimmte mehrwertsteuerbefreite Dienstleistungen: Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind (z. B. bestimmte Finanz-, Bank-, Versicherungs- und medizinische Leistungen), sind in der Regel von der gesetzlichen Pflicht zur Rechnungsstellung nach § 14 Abs. 2 UStG befreit. Folglich lösen sie keine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung aus, es sei denn, es wird freiwillig eine Rechnung ausgestellt.

Der Status von Kleinunternehmen (Kleinunternehmer)

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, müssen ab dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, strukturierte E‑Rechnungen zu empfangen. Allerdings sind Rechnungen, die von solchen Kleinunternehmer ausgestellt werden, von der inländischen B2B-Pflicht zur Ausstellung strukturierter E‑Rechnungen nach § 34a UStDV befreit. Sie dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen, einschließlich Papier- und PDF-Rechnungen, auch nach dem 1. Januar 2028. Ihre Rechnungen weisen weiterhin gemäß § 19 UStG keinen gesondert ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag aus.

Zu beachten ist, dass ein Unternehmen, das die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 nicht mehr erfüllt, dann den normalen Ausstellungsregeln für erfasste inländische B2B-Lieferungen und -Leistungen unterliegt.

Weiterhin ist zu beachten, dass sich die Ausstellerbefreiung nach § 34a UStDV auf die inländische umsatzsteuerliche B2B-E‑Rechnungspflicht bezieht. Sie befreit einen Kleinunternehmer für sich genommen nicht von gesonderten B2G-E‑Rechnungspflichten, die durch Vergabevorschriften des Bundes, der Länder oder der Kommunen auferlegt werden.

Deutschlands Anforderungen an die E-Rechnung

Die E-Rechnungslandschaft in Deutschland vereint zwei miteinander verbundene, aber getrennte Regelwerke:

• Inländische B2B-Rechnungsstellung: umsatzsteuerrechtliche Vorschriften im deutschen Recht (Umsatzsteuergesetz, UStG), unterstützt durch Verwaltungsanweisungen des BMF.

• B2G-Rechnungsstellung: Vorschriften des Bundes und der Länder für die öffentliche Auftragsvergabe. Auf Bundesebene bilden das E-Government-Gesetz und die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) den zentralen Rechtsrahmen. Die Anforderungen können für Länder und kommunale Behörden unterschiedlich sein.

Der Übergang zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung verändert nach deutschem Recht, wie Rechnungsdaten erstellt, ausgetauscht, validiert und aufbewahrt werden.

Die elektronische Rechnung neu definiert

Für B2G-Transaktionen akzeptieren Bundesbehörden grundsätzlich XRechnung sowie qualifizierte, EN-16931-konforme Alternativen; die für die jeweilige Behörde geltenden Vorschriften des Bundes, des Landes oder der Kommune sowie der vorgesehene Übermittlungsweg sind einzuhalten.

Für die inländische B2B-Regelung gilt dagegen: Nach dem geänderten § 14 Abs. 1 UStG wird eine elektronische Rechnung nicht mehr durch ihr Übermittlungsmedium (etwa einen E-Mail-Anhang) definiert. Die gesetzliche Definition stützt sich ausschließlich auf ihre strukturierten Daten und ihre elektronische Verarbeitbarkeit.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, und entweder:

1. Dem europäischen Standard EN 16931 und dessen zulässigen Syntaxen entsprechen; oder

2. Ein zwischen den Parteien vereinbartes alternatives Format sein, das vollständig mit EN 16931 interoperabel ist und die automatische und elektronische Extraktion aller nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ermöglicht.

Jedes Dokument, das diese Anforderungen nicht erfüllt, wird rechtlich als „sonstige Rechnung“ eingestuft (sonstige Rechnung). Ein normales PDF, ein eingescanntes Dokument, eine Word-Datei oder ein Papierausdruck gelten allesamt als „sonstige Rechnungen“ und nicht als E-Rechnungen im Sinne der umsatzsteuerlichen B2B-Definition.

Bei einer erfassten inländischen B2B-Lieferung oder -Leistung erfüllt eine „sonstige Rechnung“ nach Ablauf der maßgeblichen Übergangsfrist nicht mehr die allgemeine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, was rechtlich der Nichtausstellung einer Rechnung gleichsteht.

Dies unterliegt weiterhin gesetzlichen Ausnahmen – etwa für Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze und von Kleinunternehmern ausgestellte Rechnungen – und ersetzt nicht die B2G-spezifischen Anforderungen.

Übermittlung und Empfang

Für B2G-Transaktionen des Bundes müssen Rechnungen über die von der Rechnungseingangsplattform des Bundes – derzeit OZG-RE – akzeptierten Kanäle eingereicht werden. Verfügbare Methoden umfassen die Einreichung über das Web, den manuellen Upload, Peppol und E-Mail; dabei sind jedoch die geltenden Anforderungen des Empfängers zu beachten, insbesondere – entscheidend – die Leitweg-ID, die zu berücksichtigen ist. Andere Behörden können abweichende Länder- oder lokale Portale und Vorschriften nutzen.

Für den B2B-Rechnungsaustausch bestätigt das überarbeitete BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 flexible Übermittlungswege im Rahmen der umsatzsteuerlichen B2B-Regelung:

• E-Mail: Die Übermittlung einer strukturierten XML- oder Hybriddatei per herkömmlicher E-Mail erfüllt die gesetzliche Anforderung. Ein normales E-Mail-Postfach genügt, um die seit dem 1. Januar 2025 geltende verpflichtende Empfangsregel zu erfüllen; ein eigens dafür eingerichtetes Postfach ist zwar aus praktischen Gründen möglicherweise empfehlenswert, aber rechtlich nicht erforderlich. Ein Unternehmen kann eine E-Rechnung nicht allein deshalb ablehnen, weil sie per herkömmlicher E-Mail eingegangen ist.

• Plattformen und Portale: Nach Vereinbarung können Unternehmen Webportale, Download-Links zu Cloud-Speichern, gemeinsam genutzte Speicher, APIs, EDI oder vergleichbare Kanäle zum Austausch von Dokumenten nutzen.

• Peppol-Netzwerk: Peppol ist für B2B-Transaktionen der Privatwirtschaft zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, gilt jedoch als zulässiges Zustellnetzwerk für die Interoperabilität.

Wegfall der Zustimmung des Käufers

Während die Zustimmung des Käufers im öffentlichen Sektor (B2G) bereits vor Jahren durch die zwischen 2018 und 2020 eingeführten verpflichtenden Empfangsregeln entfallen ist, weitet das Wachstumschancengesetz dieses Prinzip nun auf den gewerblichen Handel aus.

Für inländische B2B-Rechnungen verlangte § 14 Abs. 1 UStG vor 2025 die Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Erhalt einer elektronischen Rechnung. Nach der geänderten Rechtslage ist die Zustimmung des Käufers für alle konformen strukturierten E-Rechnungen abgeschafft.

Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen muss eine vom Lieferanten bereitgestellte strukturierte E-Rechnung akzeptieren. Lehnt ein Käufer die Annahme einer konformen strukturierten Datei ab, gilt die Rechnungspflicht des Lieferanten rechtlich als erfüllt; der Käufer kann in diesem Fall keinen Ersatz in Papierform verlangen.

Bei einer „sonstigen“ elektronischen Rechnung, etwa einem normalen PDF, bleibt die Zustimmung relevant, solange bzw. soweit die Verwendung einer „sonstigen Rechnung“ weiterhin zulässig ist.

Digitale Archivierung und GoBD-Konformität

Elektronische Rechnungen müssen nach den einschlägigen Grundsätzen für die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Unterlagen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD) sowie den umsatzsteuerlichen Aufbewahrungsvorschriften aufbewahrt werden:

• Aufbewahrung der ursprünglichen strukturierten Daten: Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte XML-Datensatz. Die Aufbewahrung eines ausgedruckten Papierexemplars oder einer daraus erzeugten visuellen PDF-Darstellung erfüllt nicht die deutschen steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften. Die zugrunde liegende XML-Datei muss digital in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

• Integrität und Unveränderbarkeit: Die archivierte Speicherung muss sicherstellen, dass Daten während der gesetzlichen achtjährigen Aufbewahrungsfrist (gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde) nicht unbemerkt geändert, überschrieben oder gelöscht werden können. Diese Frist wurde für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, von zehn auf acht Jahre verkürzt.

• Maschinenlesbarkeit und Indexierung: Die Unterlagen müssen für Betriebsprüfer jederzeit zugänglich und lesbar bleiben und eine Volltextindexierung sowie den automatisierten Zugriff auf die Daten unterstützen (Datenzugriff nach den Prüfmethoden Z1, Z2 und Z3).

• Archivierung von Hybridformaten (ZUGFeRD): Für Hybridrechnungen muss die ursprüngliche Hybriddatei im Format PDF/A-3 mit eingebettetem XML in der empfangenen Form als Einheit archiviert werden. Für umsatzsteuerliche Zwecke haben die strukturierten Daten im Falle von Abweichungen zwischen der visuellen und der strukturierten Darstellung strikten rechtlichen Vorrang; das vollständige empfangene Dokument bleibt jedoch der maßgebliche Archivierungsnachweis.

Deutschlands E-Reporting-Fahrplan und ViDA-Abstimmung

Ein häufiger Grund für Verwirrung am Markt ist die Unterscheidung zwischen dem bereits geltenden inländischen B2B-E-Rechnungsmandat Deutschlands und einem künftigen System zur elektronischen Meldung von Transaktionen (elektronisches Meldesystem). Deutschland hat die strukturierte E-Rechnung eingeführt, und zwar im Vorgriff auf ein mögliches inländisches Echtzeit-Meldesystem, jedoch unabhängig davon.

Aktueller Rechtsrahmen für die Meldung

Deutschland betreibt derzeit keine Plattform für die Echtzeit-Freigabe von Rechnungen oder die inländische Meldung von Transaktionen für B2B-Rechnungen. Lieferanten müssen inländische B2B-Rechnungen vor deren Versand an Kunden nicht zur Freigabe bei den Finanzbehörden einreichen und sind auch nicht verpflichtet, bei Ausstellung Rechnungsauszüge in ein zentrales Steuerportal hochzuladen.

Die umsatzsteuerliche Compliance erfolgt weiterhin über etablierte periodische Meldeverfahren:

• Regelmäßige Umsatzsteuermeldungen (Umsatzsteuer-Voranmeldungen), monatlich oder vierteljährlich eingereicht über das ELSTER Portal.

• Jährliche Steuererklärungen (Umsatzsteuer-Jahreserklärungen).

• Meldungen über innergemeinschaftliche Lieferungen (Zusammenfassende Meldungen – ZM) für relevante grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Umsätze, eingereicht beim BZSt.

Künftiges nationales Meldesystem

Die strukturierte elektronische Rechnungsstellung wurde bewusst zuerst eingeführt, um die Grundlage für ein künftiges elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem zu schaffen. Die deutsche Bundesregierung hat bislang weder die entsprechende Gesetzgebung für dieses System erlassen noch dessen endgültiges technisches Modell, die zuständige Behörde, den Meldeprozess oder den nationalen Starttermin bekanntgegeben.

Das BMF und andere Interessengruppen prüfen, wie Rechnungs- und Transaktionsdaten digital an die Finanzverwaltung gemeldet werden könnten. Mögliche Ansätze könnten dezentrale Meldungen über zertifizierte Dienstleister oder E-Rechnungsplattformen umfassen, aber Peppol, ein Five-Corner-Modell und ein spezifisches Dienstleistermodell wurden nicht offiziell ausgewählt oder vorgeschrieben.

ViDA-Abstimmung

Im Rahmen des EU-Pakets zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) gelten digitale Meldepflichten und strukturierte E-Rechnungen für relevante grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen ab dem 1. Juli 2030. Deutschland muss die erforderliche Fähigkeit zur grenzüberschreitenden Meldung bis zu diesem Datum umsetzen.

Ein nationales deutsches Meldesystem könnte separat eingeführt werden, der Zeitpunkt dafür steht jedoch noch nicht fest. Sollte Deutschland über ein nationales digitales Meldesystem verfügen, muss dieses mit dem EU-ViDA-Rahmenwerk abgestimmt werden bis zum 1. Januar 2035.

Technische Architektur und Übertragungskanäle

Im Gegensatz zu zentralisierten Modellen, die eine einzige staatliche Plattform vorschreiben, verwendet Deutschland ein dezentrales technisches Modell:

Hinweis: Deutschlands aktuelle B2B-E-Rechnungsgesetzgebung sieht keine nationale digitale Reporting-Pflicht oder staatliche Clearing-Plattform vor. Die Bundesregierung hat die Einführung der E-Rechnung mit der Aussicht auf ein späteres Meldesystem verknüpft, und die EU-Vorschriften zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter machen die künftige grenzüberschreitende digitales Reporting ab 2030 höchst relevant. Dennoch steht das endgültige deutsche nationale Meldemodell rechtlich noch nicht fest, einschließlich der Frage, ob es auf einer Five-Corner-Architektur, einem direkten Reporting durch den Steuerpflichtigen, einem Reporting durch Dienstleister, der Peppol-Infrastruktur oder einem anderen Kanal basiert.

Bilateraler direkter Austausch

Unternehmen können strukturierte Rechnungen über bilaterale Kommunikationswege austauschen:

• Direkte E-Mail-Übertragung: Strukturierte Rechnungen, einschließlich konformer XML-Dateien oder Hybridformate mit eingebetteten strukturierten Daten, können per E-Mail zugestellt werden. Die deutschen Vorschriften schreiben kein bestimmtes E-Mail-Sicherheitsprotokoll vor, wobei die Parteien vertraglich oder operativ geeignete Sicherheitsmaßnahmen vereinbaren können.

• Punkt-zu-Punkt-Verbindungen: Handelspartner können direkte elektronische Kanäle vereinbaren, wie SFTP, AS2, APIs, EDI-Verbindungen oder Lieferantenportale, sofern die übermittelte Rechnung die geltenden Anforderungen an das strukturierte Format erfüllt.

Das Peppol-4-Corner-Netzwerk

Das Peppol-Netzwerk bietet eine belastbare Infrastruktur für den deutschen B2B-Austausch. Anstatt Tausende einzelner Punkt-zu-Punkt-Verbindungen aufzubauen, kann sich ein Unternehmen mit einem einzigen akkreditierten Peppol Access Point (Corner 2) verbinden, der Rechnungen sicher über das Netzwerk mittels standardisierter AS4-Übertragungsprotokolle an den Access Point des Empfängers (Corner 3) weiterleitet. Wie oben angegeben, ist Peppol jedoch nicht der ausschließliche oder gesetzlich vorgeschriebene Übertragungskanal für deutsche inländische B2B-Rechnungen.

Die deutsche elektronische Geschäftsadresse (GEBA)

Um Herausforderungen beim Routing innerhalb des Peppol-Netzwerks zu lösen, hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die deutsche elektronische Geschäftsadresse (GEBA) entwickelt.

• Rechtliche Grundlage: GEBA basiert auf der deutschen Unternehmensidentifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer - W-IdNr), geregelt nach § 139c der Abgabenordnung (Abgabenordnung - AO). Die W-IdNr ist eine eindeutige, dauerhafte Kennung, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an jede in Deutschland tätige Wirtschaftseinheit vergeben wird.

• Adressierungsschema: GEBA ist international offiziell unter dem Identifikationsschema ISO/IEC 6523 mit dem Kennungspräfix 0246 registriert und wurde nach seiner Veröffentlichung durch KoSITs XStandards Einkauf (XSE) im Dezember 2025 in das Peppol-Identifikationsschema aufgenommen.

• Granulares Routing: Zusätzlich zur Identifizierung der juristischen Person ermöglicht GEBA Unternehmen, Unterkennungen für bestimmte Niederlassungen, Produktionsstätten oder Kreditorenbuchhaltungsabteilungen anzuhängen, sodass eingehende Rechnungen automatisch dem richtigen Buchhaltungs-Workflow zugeordnet werden.

• Interoperabilität: GEBA funktioniert neben bestehenden Routing-Kennungen, wie der Leitweg-ID (verwendet bei der B2G-Rechnungsstellung im deutschen öffentlichen Sektor) und Global Location Numbers (GLN), und gewährleistet vollständige Abwärtskompatibilität.

Akzeptierte Rechnungsformate

Für die B2B-E-Rechnung schreibt das deutsche Recht kein einziges proprietäres Rechnungsformat vor. Unternehmen können ein strukturiertes elektronisches Format verwenden, das entweder EN 16931 entspricht oder, sofern von den Parteien vereinbart, die korrekte und vollständige Extraktion aller nach dem UStG erforderlichen Informationen in ein EN 16931-konformes oder interoperables Format ermöglicht.

Im Vergleich dazu bietet B2B Flexibilität bei der Wahl zwischen standardisierten EN-16931-Formaten (wie XRechnung oder qualifizierenden ZUGFeRD-Profilen), während die öffentliche Beschaffung (B2G) hinsichtlich der Portalkompatibilität oft restriktiver ist.

In der Praxis stützt sich der deutsche Markt auf drei Hauptformate:

1. XRechnung (reines XML)

XRechnung ist der von KoSIT speziell für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelte E-Rechnungsstandard. Es handelt sich um ein Anwendungsprofil (CIUS) von EN 16931, das ausschließlich als strukturierte XML-Datei ohne visuelle Darstellungsebene bereitgestellt wird. Es dient als verbindliche Grundlage für die B2G-Beschaffung des Bundes, wo Einreichungsportale wie OZG-RE es oder strenge EN-16931-XML-Äquivalente in der Regel voraussetzen.

XRechnung unterstützt zwei zugrunde liegende Syntaxen:

• UBL (Universal Business Language): XML-Syntax, die in ganz Europa und innerhalb des Peppol-Netzwerks weit verbreitet ist.

• CII (Cross Industry Invoice): von UN/CEFACT entwickelte XML-Syntax.

Obwohl ursprünglich für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) entwickelt, ist XRechnung für inländische B2B-Transaktionen nach § 14 Abs. 1 UStG uneingeschränkt gültig.

2. ZUGFeRD (Hybrid PDF/A-3 + XML)

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in enger Zusammenarbeit mit dem französischen Partner FNFE-MPE entwickelt wurde, wobei Factur-X als technisch identisches Pendant zu ZUGFeRD..

Vorherrschend in Deutschland und Frankreich, und anerkannt für den grenzüberschreitenden Handel zwischen diesen beiden Ländern und der Schweiz, besteht eine ZUGFeRD -Datei aus zwei integrierten Komponenten:

1. Ein visuelles, für Menschen lesbares Dokument im PDF/A-3 -Format (ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung).

2. Eine maschinenlesbare XML-Datei (zugferd-invoice.xml oder factur-x.xml), die direkt in den PDF/A-3-Container eingebettet ist.

Um dem B2B-Mandat zu entsprechen, muss eine ZUGFeRD -Rechnung mit Version 2.0.1 oder höher ausgestellt werden und ein qualifizierendes Profil verwenden. Die qualifizierenden Profile sind:

• BASIC: Obwohl im Rahmen des Mandats technisch zulässig, enthält dieses Profil nicht den vollständigen semantischen Datensatz von EN 16931. Da es in B2G-Portalen im Allgemeinen nicht akzeptiert wird und bei B2B-Transaktionen ein Ablehnungsrisiko birgt, wird von seiner Verwendung abgeraten.

• EN 16931 (früher als „Comfort“ bezeichnet): Entspricht vollständig den semantischen Anforderungen von EN 16931 und ist das empfohlene Profil für eine reibungslose Compliance.

• Extended: Erweitert EN 16931, um komplexe, branchenspezifische Geschäftsanforderungen zu berücksichtigen.

Wichtig: Die niedrigeren ZUGFeRD -Profile (MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen nicht die rechtlichen Anforderungen von EN 16931. Rechnungen, die unter diesen Profilen ausgestellt werden, gelten nicht als elektronische Rechnungen im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG und werden rechtlich als „sonstige Rechnungen“ behandelt.

B2G- vs. B2B-Kontext: Während ZUGFeRD (in geeigneten Profilen) ideal und im B2B-Handel weit verbreitet ist, werden niedrigere Profile und Hybridformate von Einreichungsportalen des öffentlichen Sektors (B2G), die überwiegend reines XML (XRechnung) erwarten, häufig nicht unterstützt oder abgelehnt. Daher sollte ZUGFeRD nicht automatisch als akzeptabel angesehen werden, es sei denn, die jeweilige Behörde und der jeweilige Kanal akzeptieren es in einem konformen Profil.

3. Formate für den elektronischen Datenaustausch (EDI)

Systeme für den elektronischen Datenaustausch (EDI), die auf älteren Standards wie EDIFACT, ODETTE oder VDA basieren, sind in den deutschen Lieferketten der Automobil-, Fertigungs- und Einzelhandelsbranche weit verbreitet.

Der Gesetzgeber hat diese bestehenden Investitionen im Rahmen von § 27 Abs. 38 UStG und den BMF-Schreiben berücksichtigt:

• Bis zum 31. Dezember 2027: Bestehende EDI-Vereinbarungen können weiterhin genutzt werden, auch wenn sie nicht exakt dem Datenmodell von EN 16931 entsprechen, sofern beide Handelspartner dem zustimmen.

• Ab dem 1. Januar 2028: EDI-Formate bleiben zulässig, müssen aber entweder direkt dem semantischen Modell von EN 16931 entsprechen oder die korrekte und vollständige Extraktion aller verpflichtenden Mehrwertsteuerdaten in eine EN 16931-konforme oder interoperable Ausgabe ermöglichen.

Sanktionen & steuerliche Compliance-Risiken

Das Wachstumschancengesetz führt keinen eigenständigen Bußgeldkatalog ein, der speziell für die E-Rechnung gilt. Stattdessen hat ein Verstoß strukturelle Folgen im Rahmen des allgemeinen deutschen Umsatzsteuergesetzes, der Abgabenordnung (Abgabenordnung - AO) sowie der ständigen Rechtsprechung im Steuerrecht.

1. Ausschuss des Vorsteuerabzugs

Das größte finanzielle Risiko trägt der Rechnungsempfänger. Gemäß § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG kann ein Unternehmen den Vorsteuerabzug nur geltend machen, wenn es über eine rechtsgültige Rechnung verfügt, die gemäß § 14 und § 14a UStG ausgestellt wurde.

Sobald die verpflichtende Ausstellung in Kraft tritt:

• Stellt ein Lieferant nach Ablauf der verpflichtenden Frist ein nicht konformes Format aus (z. B. eine Papierrechnung, ein einfaches PDF oder eine XML-Datei, die nicht dem Standard entspricht), gilt dieses Dokument rechtlich als „sonstige Rechnung“.

• Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben und stellt der Lieferant stattdessen eine „sonstige Rechnung“ aus, berechtigt die Rechnung den Empfänger grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, vorbehaltlich der geltenden Übergangsregelungen und der Art des Fehlers.

• Eine Betriebsprüfung kann zu einer Änderung des Steuerbescheids führen. Sind die gesetzlichen Voraussetzungen für Zinsen gemäß § 233a AO erfüllt, werden Nachzahlungszinsen in der Regel mit 0,15 % pro Monat (1,8 % pro Jahr) berechnet..

2. Bußgelder nach dem Umsatzsteuergesetz

Das deutsche Wachstumschancengesetz führt keinen gesonderten Bußgeldkatalog für die E-Rechnung ein. § 26a Abs. 1 Nr. 1 und § 26a Abs. 2 UStG legen fest, dass eine Person, die vorsätzlich oder leichtfertig keine Rechnung ausstellt oder die Rechnung nicht innerhalb der gesetzlichen Sechsmonatsfrist gemäß § 14 Abs. 2 UStG ausstellt, eine Ordnungswidrigkeit begehen kann.

Da die Ausstellung eines ungültigen Formats gemäß dem überarbeiteten § 14 Abs. 1 UStG nicht als Ausstellung einer rechtmäßigen Rechnung gilt, kann dauerhaftes Versäumnis, eine konforme strukturierte elektronische Rechnung auszustellen, Unternehmensverantwortliche Bußgeldern von bis zu 5.000 € pro Verstoß aussetzen.

3. Zivilrechtliche Zahlungsverweigerungsrechte (Zurückbehaltungsrecht)

Bei Handelsgeschäften, die dem deutschen Handelsgesetzbuch (HGB) und dem deutschen Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) unterliegen, ist ein Unternehmenskäufer erst nach Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung zur Begleichung einer Schuld verpflichtet.

Liefert ein betroffener Lieferant nach Ablauf der verpflichtenden Frist ein einfaches PDF, ist der Käufer rechtlich berechtigt, das Dokument zurückzuweisen und ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich des Zahlungsbetrags auszuüben, bis der Lieferant eine konforme strukturierte elektronische Rechnung ausstellt. Dies setzt nicht konforme Lieferanten dem Risiko von Liquiditätsengpässen und Kundenstreitigkeiten aus.

4. Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger digitaler Buchführung (GoBD)

Werden strukturierte XML-Daten nicht während der gesetzlich vorgeschriebenen 8-jährigen Aufbewahrungsfrist (berechnet ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde) im Originalformat aufbewahrt, verstößt dies gegen die GoBD -Grundsätze. Stellt ein Betriebsprüfer fest, dass strukturierte elektronische Rechnungen gelöscht, nur als Ausdruck aufbewahrt oder ohne Nachvollziehbarkeit der Änderungen verändert wurden, kann er die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung des Unternehmens formell in Frage stellen (Verwerfung der Buchführung), was zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen kann (gemäß § 162 AO).

Wie sich Unternehmen vorbereiten können

Nachhaltige Compliance erfordert eine gezielte Abstimmung zwischen IT, Steuerbuchhaltung, Einkauf und Kreditorenbuchhaltung.

1. Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens prüfen (eingehende Prozesse)

Da die verpflichtende Entgegennahme seit dem 1. Januar 2025 gilt, müssen alle inländischen Unternehmen sicherstellen, dass ihre eingehenden Kreditorenprozesse strukturierte Dateien für betroffene inländische B2B-Transaktionen verarbeiten können:

• Stellen Sie sicher, dass zentrale Postfächer für den Rechnungseingang (z. B. invoices@company.de) so konfiguriert sind, dass sie XML-Anhänge verarbeiten können, ohne dass diese durch Firewalls entfernt oder durch Sicherheitsmaßnahmen beschädigt werden.

• Setzen Sie Viewer-Tools oder ERP-Plugins ein, die in der Lage sind, rohe XRechnung Datensätze in menschenlesbare visuelle Layouts für die interne fachliche Freigabe umzuwandeln. Stellen Sie bei hybriden ZUGFeRD Rechnungen sicher, dass die eingebetteten strukturierten Daten gelesen, validiert und mit der visuellen PDF-Darstellung abgeglichen werden können.

• Richten Sie einen automatisierten Prüfpunkt mit KoSIT-konformer Schematron-Validierung ein, um eingehende Syntax, kryptografische Anhänge und verpflichtende Geschäftsangaben zu überprüfen.

2. Debitorenbuchhaltung des Unternehmens prüfen (ausgehende Prozesse)

Unternehmen müssen ermitteln, ab wann ihre Pflicht zur verpflichtenden Ausstellung beginnt:

• Ermitteln Sie, ob der tatsächliche Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 den €800,000 gesetzlichen Schwellenwert gemäß § 27 Abs. 38 UStG überschreitet, wodurch bestimmt wird, ob die verpflichtende Ausstellung ab dem 1. Januar 2027 oder 1. Januar 2028.

• Prüfen Sie, ob aktuelle ERP-, Rechnungsstellungs- und Abrechnungsmodule Datenbankfelder nativ extrahieren und in EN 16931-konforme XML-Strukturen abbilden können (XRechnung UBL/CII oder ZUGFeRD 2.0.1+).

• Bestätigen Sie Format- und Übermittlungsvereinbarungen mit Kunden. Bestimmen Sie, welches konforme strukturierte Format jeder Kunde empfangen kann und welcher Übertragungsweg vereinbart ist. XRechnung und ZUGFeRD sind gängige Optionen, das deutsche B2B-Mandat schreibt jedoch weder eines der beiden Formate noch Peppol verpflichtend vor. Stellen Sie bei einem Format, das nicht EN 16931 entspricht, sicher, dass es die gesetzliche Anforderung erfüllt, die erforderlichen Rechnungsinformationen korrekt und vollständig in ein EN 16931-konformes oder interoperables Format zu extrahieren.

• Bereinigen Sie die Kundenstammdaten und stellen Sie sicher, dass Firmennamen, eingetragene Adressen, Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr) sowie festgelegte elektronische Routing-Kennungen (z. B. GEBA- oder Peppol-IDs, sofern zutreffend) vollständig und validiert sind.

3. Langfristige Archivierung gemäß GoBD einrichten

• Implementieren Sie ein digitales Archivierungssystem, das Rechnungen in der Form aufbewahrt, in der sie empfangen wurden. Bewahren Sie eigenständige XML-Rechnungen als XML auf. Bewahren Sie bei hybriden Rechnungen die vollständige empfangene Hybriddatei sowie alle zugehörigen steuerrelevanten Daten auf.

• Stellen Sie sicher, dass das Archiv unveränderliche Prüfprotokolle, strikte rollenbasierte Zugriffskontrollen, automatisierte Indexierung und Notfallwiederherstellungsmechanismen bietet, die den geltenden Aufbewahrungspflichten entsprechen – in der Regel 8 Jahre für Rechnungen. Beachten Sie, dass diese 8 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres berechnet werden, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (z. B. muss eine am 1. März 2030 ausgestellte Rechnung bis zum 31. Dezember 2038 aufbewahrt werden).

• Stellen Sie Verfahren ein, bei denen eingehende elektronische Rechnungen für die physische Ablage in Papierform ausgedruckt werden, da Papierkopien nicht den Aufbewahrungsstandards für Steuerprüfungen genügen.

4. Peppol-Konnektivität und Partnerschaften mit Dienstleistern prüfen

• Prüfen Sie anstelle kostspieliger Punkt-zu-Punkt-Verbindungen mit kommerziellen Handelspartnern die Integration über einen Peppol-zertifizierten Access Point.

• Bei Nutzung von Peppol sollten Sie prüfen, ob die Veröffentlichung einer GEBA-basierten Teilnehmerkennung sinnvoll ist. GEBA dient der Unterstützung der W-IdNr-basierten Identifikation und Weiterleitung im Peppol-Netzwerk; es handelt sich nicht um eine verpflichtende Registrierung für die deutsche B2B-E-Rechnung.

• Erwägen Sie die Beauftragung eines E-Rechnungs-Dienstleisters für die Verwaltung von Schemakonvertierungen, Validierungsprüfungen und sicheren Übertragungspipelines, um interne Systeme von künftigen regulatorischen Änderungen abzuschirmen.

Fazit

Deutschlands Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung, der sowohl die etablierten Anforderungen der öffentlichen Beschaffung (B2G) als auch das landesweite B2B-Mandat umfasst, markiert einen grundlegenden Wandel der kommerziellen und administrativen Infrastruktur des Landes. Durch die Kodifizierung des europäischen Standards EN 16931 in § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes im Rahmen des Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber unstrukturierte PDFs im Handelsverkehr faktisch abgeschafft.

Da die verpflichtende Empfangsbereitschaft für alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 aktiv ist, können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, ihre Vorbereitung hinauszuzögern. Der Fokus verlagert sich nun auf die schrittweisen B2B-Ausstellungspflichten, die zum 1. Januar 2027 für große Unternehmen und zum 1. Januar 2028 für die breitere Wirtschaft in Kraft treten.

Über die unmittelbare inländische Compliance hinaus positioniert der Aufbau strukturierter E-Rechnungsfähigkeiten Unternehmen für die bevorstehenden Transformationen des europäischen Binnenmarkts im Rahmen der Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) -Initiative. Unternehmen, die schon heute ihre ERP-Architektur modernisieren, ihre Stammdaten standardisieren und mit akkreditierten Übertragungsanbietern zusammenarbeiten, gewährleisten die regulatorische Compliance und erschließen zugleich echte betriebliche Automatisierung entlang ihrer gesamten Finanzlieferkette.