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Wir sprechen mit Andrus Kaarelson, CEO von Banqup Estonia, und diskutieren die Rolle von elektronischen Rechnungen im privaten Sektor.
Im vergangenen Jahr fragten uns Unternehmer: Warum brauche ich eine E-Rechnung? Sie stellen heute dieselbe Frage, denn wie eine kürzlich von Ernst & Young durchgeführte Studie zeigt, ist das Bewusstsein für die Vorteile der E-Rechnungsstellung nach wie vor gering und der Druck, sie zu versenden, ist hoch. E-Rechnungen Kommt nur vom Staat. Aber wollen wir nicht dem Beispiel des estnischen Staates folgen, grüner und effizienter im privaten Sektor werden und bis 2025 auf die E-Rechnungsstellung umsteigen?
In einer Zeit schneller Inflation müssen Unternehmen die Effizienz steigern und einige der Tätigkeiten der Mitarbeiter auf Informationssysteme übertragen. Marek Ilves, Leiter der Abteilung für Geschäftssoftwareentwicklung des Staatsdienstleistungszentrums, nennt eine aussagekräftige Zahl: Die Anforderung an Unternehmen im Jahr 2019, nur noch E-Rechnungen für Waren und Dienstleistungen an staatliche Stellen zu senden, hat dazu geführt, dass ihr Anteil heute fast 100% beträgt. Wir sparen Zeit, Geld und die Umwelt und loben unsere digitale Nation für diesen innovativen Schritt.
In Bezug auf Abrechnungen zwischen estnischen Unternehmen sind keine beeindruckenden Prozentsätze zu erkennen. Eine Umfrage, die von Ernst & Young Baltic durchgeführt wurde, zeigt, dass in der estnischen Wirtschaft fast 75 Millionen Rechnungen pro Jahr versendet und empfangen werden, von denen etwa 45% E-Rechnungen sind. Der Löwenanteil der Rechnungen sind E-Rechnungen, die als Daueraufträge an Banken gesendet werden, was einen Sieg für den Privatsektor darstellt.
Etwa die Hälfte unserer Unternehmen hat E-Rechnungen verschickt, aber nur 10.800 juristische Personen haben sich als E-Business-Empfänger registriert und einen E-Rechnungsanbieter ausgewählt, was etwa 8% der wirtschaftlich aktiven Unternehmen ausmacht. Das ist nicht viel. Kleine und mittelständische Unternehmen haben die E-Rechnungsstellung noch nicht entdeckt, und die Umfrage zeigt die Gründe dafür auf: geringes Bewusstsein, geringe Motivation und Angst vor der Komplexität ihrer Umsetzung.
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Was also tun mit dem privaten Sektor?
Der Staat hatte bereits einen großen Schritt getan, als er nur noch die elektronische Rechnungsstellung zuließ, aber es gibt noch einen langen Weg zu gehen. Wir sehen, dass neben dem geringen Bewusstsein und den Ängsten kleiner Unternehmen das Hindernis der Mangel an Lösungen auf dem Markt war - der Mangel an Lösungen, die es ihnen ermöglichen würden, im 21. Jahrhundert anzukommen, indem sie ihr Rechnungswesen digitalisieren. Wir haben seit Jahren das Versenden von E-Rechnungen gefördert - unser Dienst arved.ee hat fast 20.000 Benutzer. Es gibt jedoch nur wenige Rechnungslösungen mit mehr Optionen, insbesondere solche, die kein IT-Wissen oder eine große Brieftasche erfordern. Wir planen, diese Lücke bald mit einem neuen paneuropäischen Service namens Banqup zu schließen, der speziell auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet ist, aber weitere Maßnahmen sind erforderlich.
Um die Verbreitung von E-Rechnungen zu fördern, wurde vorgeschlagen, dass der Käufer damit beginnen sollte, vom Verkäufer E-Rechnungen zu verlangen. Zwang wird nicht als angemessen angesehen, aber als Alternative bevorzugen einige Marktteilnehmer die finnische Praxis, wonach Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 10.000 EUR das Recht haben, von ihren Geschäftspartnern eine E-Rechnung anzufordern.
Unsere Erfahrung zeigt, dass alle Geschäftsleiter daran interessiert sind, ihr Geld pünktlich zu erhalten, und in dieser Hinsicht sind E-Rechnungen viel besser als Papier- und PDF-Rechnungen. E-Invoicing erfolgt über einen spezifischen Kanal, und im Zeitalter der hybriden Arbeit ist der Prozess unter Kontrolle, Rechnungen verschwinden nicht. Wenn die Rechnung von einem System in ein anderes übertragen wird, erhält der Verkäufer das Geld schneller, pünktlich. Darüber hinaus kann ein Zahlungsbutton zu Verkaufsrechnungen hinzugefügt werden, was den Gelderhalt noch weiter beschleunigt. All dies wird zu einer erheblichen Reduzierung von Schulden und Schuldenverwaltungslasten führen. Unternehmen schätzen auch Sicherheit: Wenn Sie eine E-Rechnung senden, stammt sie von einem registrierten Benutzer, der jederzeit identifizierbar ist. Während eine per E-Mail erhaltenes PDF nicht immer sicher ist. Ich selbst bin auf eine betrügerische Rechnung gestoßen, die dem Original sehr ähnlich war und nur aufgrund der Aufmerksamkeit der Rechnungsbearbeiter unbezahlt blieb.
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Die Kostenersparnisse, die kurz und prägnant zusammengefasst werden, sind von großem Interesse für Manager von Unternehmen. Die Zahlen können größer oder kleiner sein, aber hier ist ein Beispiel: Die Studie von Ernst & Young befasst sich mit einer Abschlussarbeit, die an der Technischen Universität Tallinn verteidigt wurde, laut der die Verarbeitung einer PDF-Rechnung 1,37 Euro kostet und die Verarbeitung einer E-Rechnung 0,74 Euro, wobei der Unterschied 0,63 Euro pro Rechnung beträgt. Wenn zum Beispiel ein fleißiges kleines Unternehmen 1000 Rechnungen pro Jahr bearbeitet, belaufen sich die Einsparungen auf 630 Euro. Die Gewinne von größeren Unternehmen sind deutlich höher.
Wenn private Unternehmen innerhalb von drei Jahren auf die E-Rechnungsstellung umsteigen könnten, würde dies unseren schnell agierenden Privatsektor noch schneller und effizienter machen. Wenn ein wichtiger Lieferant sagt, dass er nur E-Rechnungen akzeptiert, sollte dies mit Ihrem Buchhalter oder Ihrer Buchhaltungsfirma besprochen werden. Eines schönen Tages wird Ihr Buchhalter keine Rechnungen mehr auf einem Computer erfassen, sondern tatsächlich zur Entwicklung des Unternehmens beitragen, indem er Finanzanalysen durchführt. Immerhin gibt es Lösungen für die E-Rechnungsstellung auf dem Markt, die wiederum mit Buchhaltungssoftware verbunden sind.
Wir möchten niemanden dazu zwingen, E-Rechnungen zu erstellen. Wir fordern Unternehmen auf, innovativ zu sein und die Effizienz zu nutzen, die ihnen Zeit und Geld spart. Wer im Alten festhängt, wird nicht schnell vorankommen, aber drei Jahre sind genau die richtige Zeit für den Übergang.
Der Artikel wurde am 21. März 2022 in Äripäev veröffentlicht.