Volledig gedigitaliseerde inkomende facturen voor maximale bedrijfsefficiëntie

Naarmate de operationele kosten toenemen, zoeken Litouwse bedrijven naar automatiseringsoplossingen om hun werkprocessen te vereenvoudigen. Het beheren van facturen, met name de complexiteit van ontvangst, verwerking, kostenallocatie en archivering, vormt een grote uitdaging. Deze taak wordt verder bemoeilijkt door grotere datasets en meerdere productlijnen en vereist nauwkeurige aandacht om fouten te voorkomen.

Elektronisch factureren (e-facturatie) biedt een baanbrekende oplossing door handmatige gegevensinvoer te elimineren en factuurgegevens automatisch te integreren in boekhoud- of bedrijfsbeheersystemen. Dit versnelt niet alleen de verwerking van facturen, maar stimuleert ook de automatisering van verschillende activiteiten, zoals documentvergelijking, goederenontvangst en archivering.

Echter is e-facturering voor de publieke sector gebruikelijker dan voor bedrijven vanwege de EU-vereisten. De meeste bedrijven sturen PDF-facturen die niet verwerkt kunnen worden door boekhoudsystemen. Bovendien kunnen niet alle systemen automatisch elektronische facturen (XML) genereren.

Tussenpersonen, zoals factuurverwerkers, zorgen ervoor dat miscommunicatie tussen de afzender en ontvanger van de factuur wordt geëlimineerd, vooral wanneer verschillende documentformaten of systemen worden gebruikt. Zij “vertalen” de factuur naar een formaat dat leesbaar is voor het systeem, waardoor automatische verwerking mogelijk wordt.

Geautomatiseerde oplossingen voor verschillende zakelijke behoeften

• Aankoopfactuurbeheersystemen:
  Ideaal voor bedrijven die uitsluitend diensten en goederen aanschaffen voor eigen gebruik. Inkomende PDF-facturen worden doorgestuurd naar het digitaliseringscentrum en verder verwerkt en beheerd op het digitale systeem, zonder dat leveranciers hierbij betrokken hoeven te zijn.

• Elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en digitalisering:
  Geschikt voor bedrijven die een groot aantal goederen met verschillende kenmerken (hoeveelheden, prijzen, codes, verpakkingen, enz.) aanschaffen, een breed netwerk van leveranciers hebben (zowel binnenlands als buitenlands) en geen toegang hebben tot elektronische facturen van al hun partners. Geïntegreerde EDI- en digitaliseringsoplossingen helpen bedrijven om facturen die in verschillende formaten en kanalen (papier, PDF, e-mail) zijn ontvangen om te zetten in elektronische facturen. Dit stelt bedrijven in staat om efficiënt e-facturen van leveranciers te ontvangen en niet-elektronische facturen om te zetten naar digitale formaten, wat de kosten en fouten van handmatige verwerking aanzienlijk vermindert.

De overgang van een bedrijf naar elektronische facturen verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar verlaagt ook de operationele kosten. Het vereenvoudigt complexe factuurverwerking en archiveringsprocessen, en opent mogelijkheden voor automatisering en geoptimaliseerde resourceallocatie, wat bijdraagt aan duurzame bedrijfsgroei.