7 redenen waarom je moet overstappen op elektronische facturatie
E-facturatie is veel meer dan enkel een PDF die je via e-mail verstuurt. Het is een volledig geautomatiseerd proces waarmee de ontvanger de factuur rechtstreeks in zijn financieel systeem kan ontvangen. In deze blog zetten we enkele van de belangrijkste voordelen voor zowel verzenders als ontvangers van elektronische facturen op een rij.
Kortere betalingstermijnen: Elektronische facturen worden veel sneller verwerkt dan hun papieren tegenhanger, waardoor ze ook sneller betaald kunnen worden. E-facturen worden rechtstreeks naar het financiële systeem gestuurd, waardoor de kans dat ze in de verkeerde handen belanden vrijwel nihil is.
Lageren kosten, minder handelingen: Bespaar op papier, inkt en postzegels. Het verzenden van een papieren factuur is 57% duurder dan e-facturatie en het ontvangen van een papieren factuur is zelfs meer dan 60% duurder dan het ontvangen van een e-factuur (Billentis).
E-factuur wordt rechtstreeks geleverd met ontvangstbevestiging: Omdat je kunt volgen of de factuur wel of niet is afgeleverd, heb je een duidelijker inzicht in de status van je verzonden facturen. Nu je zeker weet dat de ontvanger de factuur effectief ontvangen heeft, kan je met een gerust hart opvolgen (indien dit niet automatisch gebeurt).
Bijdrage aan duurzaamheid: Minder papier is natuurlijk beter voor het milieu. Een e-facturatie-oplossing haalt minstens 80% van het papiergebruik weg op de meeste boekhoudafdelingen. Door onnodig papierwerk te vervangen door e-facturatie, bespaar je veel papier en dus bomen.
Geen manuele input of scanherkenningssoftware meer nodig: De e-facturen worden automatisch ingeladen in het financiële systeem van de ontvanger. Manuele invoer is dus niet meer nodig, aangezien alle factuurgegevens correct op de juiste plaats terechtkomen. Scanherkenningssoftware zit eigenlijk standaard ingebouwd in e-facturatie, omdat de data automatisch herkend wordt.
Veiligheid, minder kans op "spookfacturen": Een spookfactuur is een valse factuur, voor diensten of producten die nooit geleverd zijn. E-facturen worden automatisch gecontroleerd op echtheid.
Helder inzicht in bedrijfsprocessen: De financiële afdeling is cruciaal voor een onderneming. Wanneer daar chaos heerst, zorgt dat niet alleen voor stress bij medewerkers, maar ook voor slechte vooruitzichten voor het bedrijf. E-facturatie maakt hier komaf mee, want facturen kunnen niet langer “rondslingeren” en bij de verkeerde personen terechtkomen. Een duidelijk en betrouwbaar inzicht in de status van alle facturen betekent ook een duidelijk en betrouwbaar inzicht in de bedrijfsprocessen.
Ontdek meer over de elektronische facturatie-oplossing van Banqup Group, voor bedrijven van elke omvang.