B2G e-facturatie in Duitsland begrijpen: Een uitgebreide gids (5/5): Moeiteloos B2G-factureren in Duitsland met Banqup

Ontdek een nieuw tijdperk van B2G-facturatie in Duitsland met Banqup! In onze nieuwste blogpost ontdek je hoe je moeiteloos in slechts 4 simpele stappen conforme e-facturen naar de Duitse overheid stuurt.

In eerdere edities van onze blogserie zijn we dieper ingegaan op het landschap van B2G e-facturatie in Duitsland en hebben we benadrukt wat dit systeem zo uniek maakt.

Nu willen we je laten zien hoe vooral kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) eenvoudig conforme elektronische facturen naar Duitse overheidsinstanties kunnen sturen. Met onze speciaal ontworpen tool, Banqup, doe je dit in slechts vier simpele stappen, zonder ingewikkelde configuratie of implementatie. Het is makkelijker dan je denkt!

Eenmalige registratie bij de ZRE en OZG-RE:

Zoals beschreven in onze eerste blogpost van deze serie, gebruikt de federale overheid twee portalen voor de ontvangst van facturen: de ZRE (Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes - Centraal Portaal voor de Ontvangst van Facturen van de Federale Overheid) en de OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konformes Rechnungseingangsportal - Portaal voor de Ontvangst van Facturen conform de Wet op de Online Toegang). Daarnaast kunnen organisaties in de indirecte federale administratie ook hun eigen oplossingen voor de ontvangst van e-facturatie implementeren. Voor gedetailleerde informatie over welke portalen de verschillende deelstaten gebruiken, kun je de KoSIT-deelstaatsynopsis raadplegen.

Een eenmalige registratie is vereist om de twee centrale platforms te gebruiken. Registratie is gratis en moet worden uitgevoerd ongeacht het gebruikte verzendkanaal.

We hebben wat basisinformatie over het registratieproces voor je verzameld. Gedetailleerde videotutorials en handleidingen voor de registratie en het algemene gebruik van de ZRE en OZG-RE vind je op de e-facturatiewebsite van de federale overheid.

• De registratie moet worden uitgevoerd door een verantwoordelijke persoon binnen het bedrijf.

• Om je te registreren in de productieomgeving* van het platform, navigeer je naar de respectievelijke homepage (ZRE: https://xrechnung.bund.de / OZG-RE: https://xrechnung-bdr.de) en start je met het aanmaken van je gebruikersaccount.

• Na het activeren van je gebruikersaccount ga je verder met het aanmaken van je bedrijfsaccount, indien nodig.

• De eerste gebruiker die zich registreert, krijgt automatisch beheerdersrechten. Extra gebruikersaccounts (met of meer zonder beheerdersrechten) kunnen later worden aangemaakt.

• Op het ZRE-platform is een extra stap vereist om je account te activeren voor facturatie via Peppol. Navigeer in je ZRE-gebruikersprofiel naar "Manage ZRE account" om de verzendmethode te selecteren die je wilt gebruiken door het juiste vakje aan te vinken. Voer je btw-nummer (dat fungeert als je Peppol ID) in het veld Peppol ID in met het volgende formaat: 9930:[btw-nummer]. Volg de instructies in de ZRE-handleiding op de e-facturatiewebsite van de federale overheid om je Peppol ID te verifiëren.

* Let op: beide platforms bieden testomgevingen aan waar gebruikers vertrouwd kunnen raken met het portaal. Deze zijn te vinden op (ZRE) https://ref.xrechnung.bund.de/ref/authenticate.do en (OZG-RE) https://test.xrechnung-bdr.de/.

Voor meer informatie over de registratie en het gebruik van het platform kun je de tutorials en handleidingen raadplegen op de e-facturatiewebsite van de federale overheid.

Maak je B2G-klantenfiche aan:

Om facturen naar B2G Duitsland te sturen via Banqup, moet je eerst een klantenfiche aanmaken voor je publieke klant in Banqup. Let hierbij op de volgende punten:

1. Selecteer het juiste klanttype "Administratie" in de klantgegevens. Dit activeert een extra veld voor de Leitweg-ID (het routing-ID dat de ontvanger van de factuur identificeert).

2. Voer de Leitweg-ID (Peppol ID) van je klant in het daarvoor bestemde veld in en vul alle andere relevante details in. Als je de Leitweg-ID van je klant niet weet, neem dan rechtstreeks contact op met je klant om deze op te vragen.

3. Bij het opslaan van de klantenfiche voert Banqup automatisch een controle uit op het Peppol-netwerk. Als je klant bereikbaar is via het Peppol-netwerk, krijg je de vraag om de oorspronkelijk geselecteerde verzendmethode te vervangen door Peppol-levering.

4. Zorg ervoor dat je deze voorgestelde verzendmethode voor deze klant accepteert.

5. Na het opslaan van de gegevens verschijnt de klant in je klantenlijst met OpenPeppol als verzendmethode.

Met deze simpele stappen maak je in een handomdraai de klantenfiche voor je B2G-klant aan in Banqup en zorg je ervoor dat je facturen succesvol kunnen worden afgeleverd.

Maak je B2G-factuur aan:

Zodra je de klantgegevens hebt ingesteld, is het tijd om je B2G-factuur aan te maken. Volg deze simpele stappen om ervoor te zorgen dat je facturen nauwkeurig en conform de regels zijn. Of je je facturen nu rechtstreeks op het platform aanmaakt of een bestaande factuur in pdf-formaat uploadt, er zijn enkele belangrijke punten om rekening mee te houden:

1. Volledige informatie: Zorg ervoor dat je alle vereiste informatie verstrekt in de factuurkop en de factuurregels. Denk hierbij aan gegevens zoals het factuurnummer, de factuurdatum, een gedetailleerde omschrijving van de diensten of producten en het totaalbedrag van de factuur.

2. Verifieer de uitgelezen data: Als je de uploadfunctie gebruikt en onze OCR-technologie de gegevens extraheert, controleer deze dan zorgvuldig. Zorg ervoor dat alle informatie correct is overgenomen. Indien nodig kun je ontbrekende of onjuiste gegevens handmatig toevoegen of corrigeren.

3. Extra verplichte informatie voor Peppol-leveringen: Voor levering via het Peppol-netwerk is ook de kopersreferentie in de factuurkop vereist. Dit wordt automatisch ingevuld met de Leitweg-ID die je eerder voor de klant hebt ingevoerd. Controleer of dit veld correct is ingevuld om aan de eisen voor Peppol-leveringen te voldoen.

Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat je facturen correct worden aangemaakt of geüpload en alle vereiste informatie bevatten.

Een laatste controle - verzenden en klaar:

Zodra je alle factuurgegevens hebt gecontroleerd en bevestigd, klik je in Banqup simpelweg op "Verzenden".

Dit efficiënte proces zorgt ervoor dat je facturen voldoen aan alle noodzakelijke vereisten voor B2G-transacties in Duitsland.

Banqup maakt het je makkelijk om je weg te vinden in de wereld van internationale e-facturatie en moeiteloos te voldoen aan de facturatie-eisen in Duitsland.

Houd onze volgende blogserie in de gaten, waarin we je alles vertellen over Peppol – van de basis tot de werking – zodat je je volledig kunt onderdompelen in de wereld van e-facturatie.