Hoe Banqup en Syndi.be het financieel beheer voor VME's en syndici vereenvoudigen

Bart Schaillee in de podcast 'Tendens in Business' van KMO-Insider

In deze blog, blikt Bart Schaillee (Belux Sales Director bij Banqup) terug op zijn gastoptreden in KMO Insider's Tendens in Business-podcast. Lees hieronder zijn belangrijkste inzichten over de toekomst van vastgoedbeheer en de samenwerking met Syndi.be.

Wie een appartementsgebouw of Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) beheert, kent de specifieke administratieve en financiële rompslomp die daarbij komt kijken. Hoge bankkosten, manuele overschrijvingen, het opvolgen van betalingen en facturen, het risico op fraude... een vlotte workflow vereist de juiste ondersteuning en digitale tools.

Welke richting gaat de vastgoedsector uit de komende 3 tot 5 jaar? En hoe zorgen we ervoor dat syndici vlot mee evolueren met de veranderende wetgeving?

In een recente aflevering van KMO Insider's Tendens in Business podcast ging ik in gesprek met Steven De Herdt (mede-eigenaar van Syndi.be) om te bespreken hoe onze slimme samenwerking het dagelijkse administratieve werk voor syndici en VME's vereenvoudigt.

Nog niet naar de aflevering geluisterd? Hier zijn de belangrijkste inzichten uit ons gesprek:

1. De VME: een ‘vreemde eend’ bij grootbanken

Een vereniging van mede-eigenaars (VME) heeft een unieke structuur: het is een rechtspersoon, maar geen gewone commerciële onderneming. Omdat standaard bankprocessen niet altijd naadloos aansluiten bij deze structuur, brengt het beheer van VME-rekeningen in de praktijk vaak extra administratieve stappen en beheerskosten met zich mee. Wist jij dat VME's zo soms meer dan 400 euro per jaar betalen om gewoon een bankrekening open te houden? Ook het openen van een rekening of het bijwerken van mandaten vergt veel tijd en papierwerk.

2. Samenwerking tussen Syndi.be en Banqup

Om deze datastroom voor syndici te stroomlijnen, sloeg Banqup de handen in elkaar met Syndi.be, het toonaangevende dataplatform voor de VME-markt.

Bij Banqup bieden we een alles-in-één businessplatform dat organisaties ondersteunt met e-facturatie, digitaal documentbeheer en geautomatiseerde betalingen. Als erkende betalingsinstelling (onder toezicht van de Nationale Bank van België) kunnen we ook rechtstreeks Belgische IBAN-rekeningen uitgeven.

Dankzij de integratie tussen Banqup en Syndi.be koppelen we deze documentstromen, facturatie en bankrekeningen via API-integraties rechtstreeks aan de vertrouwde software van de syndicus.

Wat levert dit de syndicus op?

• Snelle onboarding: Open een digitale VME-rekening binnen enkele uren — volledig papierloos.

• Minder manuele gegevensinvoer: Inkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste VME-rekening.

• Bulkbetalingen: Keur meerdere facturen voor verschillende gebouwen goed en verwerk ze in één overzichtelijke stap.

• Werken in je vertrouwde omgeving: Alle functionaliteiten draaien naadloos op de achtergrond binnen de bestaande software van de syndicus.

3. Veiligheid en vertrouwen op bankniveau

Omdat vastgoedbeheer gepaard gaat met het beheren van aanzienlijke budgetten, is een veilige financiële omgeving cruciaal. In de podcast benadrukte ik dat we de veiligheid van data en transacties op ons platform op verschillende manieren garanderen:

• Ingebouwde ID- en mandaatverificatie: Toegang en acties worden altijd geverifieerd via eID en strikte KYC-procedures (Know Your Customer). Zo is er volledige zekerheid over wie inlogt en welke acties die persoon mag uitvoeren.

• Strikte bank- en beveiligingsnormen: Het platform voldoet aan de hoogste Europese normen voor gegevensbeveiliging en digitale identificatie (zoals ISO 27001 en eIDAS) en treedt op als gecertificeerd Peppol Access Point.

• Transparantie voor eigenaars: Eigenaars krijgen duidelijk zicht op de financiële gezondheid van hun gebouw. Dit „open kanaal” bouwt vertrouwen op en vermindert het risico op wanbeheer of administratieve fouten.

4. Onze visie: compliant by default binnen 3 tot 5 jaar

Onze gedeelde ambitie met Syndi.be is duidelijk: we willen dat de sector evolueert naar een omgeving die sneller, transparanter en volledig digitaal is.

Ons doel is dat syndici "compliant by default" worden. Dit betekent dat alle wettelijke vereisten, veiligheidsnormen en administratieve verplichtingen automatisch op de achtergrond worden afgehandeld binnen onze software. Zo hebben syndici volledig de handen vrij om zich te focussen op wat er echt toe doet: professioneel vastgoedbeheer en gemoedsrust bieden aan eigenaars.

Over de auteur - Bart Schaillee is Belux Sales Director bij Banqup. Met jarenlange ervaring in B2B-sales, digitalisering en financiële technologie helpt hij organisaties en kmo's hun documenten- en betalingsstromen te optimaliseren en automatiseren.