Hoe Italië de weg heeft vrijgemaakt voor e-facturatie met Gerri Cipollini van Banqup Group

Italië was een van de eerste landen ter wereld – en het eerste land in Europa – dat verplichte elektronische facturatie invoerde. Maar hoe is dat precies begonnen en wie waren de eerste betrokken partijen?

Al in 2014 zette Italië een grote stap en toonde het aan Europa hoe snel regelgeving kan worden opgezet. Wat begon als een initiatief om de btw-kloof te verkleinen, groeide al snel uit tot een noodzaak én een kans voor vele Italiaanse ondernemingen.

Wij spraken met Gerri Cipollini, een pionier op het gebied van e-facturatieprocessen ,wiens expertise in Italiaanse wetgeving en verplichtingen ongeëvenaard is. Lees verder en ontdek hoe Italië de toon zette en welke impact dat had op lokale bedrijven.

Een blik op de geschiedenis

In juni 2014 begon Italië met de invoering van verplichte e-facturatie. Stap voor stap werden de verplichtingen uitgerold, te beginnen met B2G-facturen (business-to-government) voor centrale overheidsinstanties.

E-facturatie was destijds voor veel bedrijven een volledig nieuw concept. Traditioneel gebeurde facturatie nog op papier, via handmatige en tijdrovende processen. De nieuwe verplichtingen betekenden dat ondernemingen zich moesten aanpassen aan een nieuwe manier van werken.

Op dat moment speelde Gerri een belangrijke rol. Hij werkte toen als Director of Innovation bij een softwareleverancier voor sourcing en procurement. Gerri zag een kans om e-facturatie te vereenvoudigen en een oplossing te creëren die toegankelijk zou zijn voor veel bedrijven. Samen met enkele anderen richtte hij Digithera srl op, een van de eerste bedrijven die e-facturatiediensten in Italië aanboden.

Het concept van Digithera was eenvoudig, "Blijf factureren zoals je altijd deed, wij zorgen voor de rest."

Veel bedrijven hadden immers geen tijd of expertise om zich bezig te houden met de technische vereisten, formaten en kanalen van e-facturatie. De oplossing van Gerri nam dat werk uit handen: van het ontvangen en converteren van facturen naar het juiste formaat voor SdI (Sistema di Interscambio) tot het terugkoppelen van de feedback van SdI naar de bedrijven.

Wat gebeurde er na 2014?

• April 2015: E-facturatie werd verplicht voor alle B2G-entiteiten.

• Januari 2019: De verplichting werd uitgebreid naar B2B-facturen, met uitzondering van ondernemingen met een omzet onder €65.000 en artsen (wegens GDPR-gevoelige informatie).

• Juli 2022: Verplichte e-facturatie werd ook van toepassing op grensoverschrijdende transacties en bedrijven met een omzet onder €65.000.

Welke impact hadden de verplichtingen op Italiaanse bedrijven?

Bedrijven moesten eerst begrijpen wat de procedures inhielden en wat SdI voor hen betekende. Hoe legt Gerri SdI uit aan een niet-Italiaans bedrijf?

SdI is in essentie een validatieportaal voor facturen. Uitgaande (AR) facturen gaan erin, ze worden gevalideerd, en inkomende (AP) facturen komen eruit.

Italië was een van de eerste landen dat een eigen systeem ontwikkelde. Een systeem dat debiteuren- en crediteurenprocessen koppelde, waardoor fraude veel moeilijker werd. Bedrijven konden geen valse facturen meer indienen, omdat elke AR-factuur moest worden “ontmoet” door een AP-systeem aan de andere kant.

Maar SdI deed meer dan alleen valideren en bezorgen. Het gaf feedback: bedrijven kregen meldingen of hun factuur ontvangen, afgeleverd of geweigerd was.

Wat betekende dit voor de doorsnee ondernemer?

Zelfs vóór de B2B-verplichtingen in 2019 waren veel bedrijven al gestart met e-facturatiediensten. Waarom? Omdat deze oplossingen de processen vereenvoudigden zonder extra werk.

Providers zetten facturen automatisch om naar het juiste formaat (FatturaPA), sturen ze naar SdI en bezorgen feedback terug aan de ondernemer.

Het resultaat? Een fundamentele transformatie van de manier van werken: geen handmatige processen meer, maar een automatisch, efficiënt proces met onmiddellijke terugkoppeling en snellere reconciliatie.

Wat brengt de toekomst voor Italië?

Volgens Gerri zal de markt voor e-facturatiediensten competitiever worden. Bedrijven zullen vaker van provider wisselen en kiezen voor aanbieders die extra toegevoegde diensten leveren.

Denk aan betaalfunctionaliteit op facturen voor snellere betalingen, of automatische matching en reconciliatie. Dit zijn functies die de administratieve last voor bedrijven verder verminderen.

Heeft e-facturatie Italië’s btw-kloof verkleind?

Tot nu toe heeft de overheid ongeveer €4 miljard per jaar gerecupereerd. Kan de kloof ooit volledig gedicht worden? Volgens Gerri wel. En hij hoopt dat andere Europese landen Italië’s voorbeeld zullen volgen.

Italië heeft laten zien dat verplichte e-facturatie werkbaar en voordelig kan zijn, zowel voor bedrijven als voor de overheid.

Maar: de keuze van de juiste provider is cruciaal. Bedrijven moeten eenvoudig compliant blijven, terwijl ze maximaal profiteren van de voordelen en kansen van e-facturatie.

Met oplossingen van Banqup Group, ,en de expertise van teamleden zoals Gerri, kunnen bedrijven zorgeloos blijven factureren zoals altijd, terwijl ze profiteren van snellere betalingen, efficiëntere processen en minder administratie.