Verplichte e-facturen in Estland: wat betekent dit voor Litouwse bedrijven?

Vanaf juli 2025 worden B2B e-facturen in Estland verplicht op verzoek, en vanaf 2027 geldt de verplichting voor alle bedrijven. Maar wat betekent dit voor Litouwse ondernemingen en welke stappen moeten zij ondernemen?

Estland bereidt zich voor op ingrijpende veranderingen. Vanaf 1 juli 2025 moeten alle zakelijke facturen tussen Estse bedrijven elektronisch worden verzonden (conform EN16631) wanneer de ontvanger hierom vraagt. Daarnaast werkt de regering aan nieuwe wetgeving die vanaf 2027 het verzenden en ontvangen van e-facturen verplicht stelt voor alle btw-plichtige bedrijven.

B2B e-facturen in Estland. Wat zal er veranderen?

Business-to-government (B2G) e-facturen zijn in Estland verplicht sinds 1 juli 2019. Vanaf 1 juli 2025 geldt deze verplichting ook voor B2B-facturen. Dit betekent dat Estse bedrijven hun partners kunnen verplichten uitsluitend elektronische facturen te sturen die in lijn met de wetgeving voldoen aan EN16931, de Europese norm voor e-facturatie. De overheid heeft aangekondigd dat tegen 2027 alle bedrijven verplicht zijn om alleen e-facturen uit te wisselen. Het voorstel voorziet in een volledige e-factuurverplichting voor zowel B2B als B2G belastingbetalers.

Deze veranderingen zullen voordelen opleveren voor bedrijven:

• Gestandaardiseerde documentoverdracht vermindert de administratieve lasten.

• E-facturen worden automatisch verwerkt, waardoor fouten bij handmatige gegevensinvoer worden voorkomen.

• Financiële controle en belastingadministratie verbeteren.

Nieuwe e-factuurvereisten in buurlanden

Estland is niet het enige land waar bedrijven te maken krijgen met nieuwe e-factuurvereisten. Ook in de buurlanden vinden belangrijke veranderingen plaats:

• Letland:
  Sinds januari van dit jaar moeten alle transacties met Letse overheidsinstellingen worden uitgevoerd met elektronische facturen die voldoen aan EN16931 en worden ingediend via het "e-adrese" systeem. Tegen 2026 zullen alle Letse bedrijven verplicht zijn e-facturen uit te wisselen bij het leveren van goederen en diensten aan andere bedrijven.

• Polen:
  Vanaf 2026 zal Polen geleidelijk verplichte e-facturering invoeren voor zowel B2G als B2B transacties, afhankelijk van de omzet van het bedrijf en het factuurbedrag.

Daarnaast heeft de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie tot doel dat de hele EU overstapt op digitale oplossingen, zoals B2B e-facturen, voor een efficiëntere inning van de btw. De richtlijn voorziet in een geleidelijke implementatie, zodat bedrijven e-facturen kunnen uitwisselen bij grensoverschrijdende EU-transacties, wat ook een stimulans vormt voor binnenlandse e-facturering.

Hoe zal dit van invloed zijn op Litouwse bedrijven?

Litouwse bedrijven zijn niet verplicht om B2B e-facturen naar Estse bedrijven te sturen. Als een partner hier echter om vraagt, moeten ze hier wel aan voldoen. Dit kan het bijwerken van boekhoudsystemen en het implementeren van oplossingen die e-facturering vergemakkelijken noodzakelijk maken. Daarom wordt aanbevolen dat bedrijven die zaken doen met buitenlandse partners voorbereidingen treffen om een soepele uitwisseling van e-facturen te garanderen. Door de veranderingen in de buurlanden goed in de gaten te houden, kunnen Litouwse bedrijven te maken krijgen met:

• Partnervereisten:
  Bedrijven die samenwerken met partners in Letland of andere landen kunnen verzoeken ontvangen om e-facturen te sturen. In deze markten zijn al efficiëntere processen ingevoerd, waardoor PDF-facturen ongewenst zijn. Hierdoor kan het nodig zijn dat bedrijven hun boekhoudsystemen bijwerken om te voldoen aan de eisen van hun klanten. Vergelijkbare trends zijn ook zichtbaar in Scandinavische markten.

• Regelgevingswijzigingen:
  De Litouwse regering kan overwegen initiatieven te nemen om e-facturen aan te moedigen of verplicht te stellen, geïnspireerd door de succesvolle ervaringen van buurlanden. Dit heeft tot doel meer transparantie te creëren en een efficiëntere btw-inning te bevorderen. Bovendien voorziet de EU ViDA-richtlijn in de geleidelijke integratie van e-facturen bij grensoverschrijdende transacties, waardoor het gebruik van e-facturen een onvermijdelijk onderdeel van bedrijfsactiviteiten wordt.

Hoe kun je je voorbereiden op de veranderingen in e-facturatie?

Om concurrerend te blijven en te voldoen aan de verwachtingen van partners, zouden Litouwse bedrijven moeten investeren in digitale oplossingen. Dit vergemakkelijkt de overgang naar e-factureringsvereisten en vermindert de administratieve lasten. Met de juiste tools kunnen bedrijven ervoor zorgen dat de overstap naar e-facturering soepel verloopt:

Voor kleine en middelgrote ondernemingen:
Banqup
De factureringsoplossing maakt het mogelijk e-facturen te verzenden via Peppol, het Europese e-factuurnetwerk, SABIS, het Litouwse B2G e-facturatiesysteem, "e-adrese", het Letse B2G e-facturatiesysteem, en het Estse factuuruitwisselingsnetwerk. In de toekomst zal Banqup (Group) ook het lokale KsEF-systeem van Polen ondersteunen wanneer Peppol niet van toepassing is. De oplossing genereert daarnaast Europese standaard e-facturen (XML/UBL), die eenvoudig via e-mail kunnen worden verzonden.

Voor grote ondernemingen:
Voor bedrijven die het verzenden en ontvangen van facturen willen automatiseren, zijn er geavanceerdere technologische oplossingen beschikbaar:

1. Euroconnector:
   Een op API gebaseerde gegevensuitwisselingstool, geïnitieerd door het Litouwse Ministerie van Economie en Innovatie, ontworpen voor het verzenden van facturen via het Peppol-netwerk. Door boekhoudsystemen te integreren met Euroconnector kunnen bedrijven niet alleen e-facturen verzenden, de status volgen en berichten uitwisselen, maar ook e-facturen automatisch ontvangen van zakelijke partners.

2. Banqup:
   Biedt geïntegreerde factureringsoplossingen voor zowel Peppol als lokale e-factuurplatforms. De oplossing zorgt ervoor dat e-facturen correct worden aangemaakt en omgezet in Europese standaard gegevensbestanden.

De verplichte B2G- en B2B-e-factuurvereisten die in Estland en andere landen zijn geïntroduceerd, vormen niet alleen een belangrijke stap voor de lokale markten, maar hebben ook directe gevolgen voor Litouwse bedrijven. Als uw bedrijf samenwerkt met buitenlandse partners in markten waar e-facturering verplicht wordt, is dit het ideale moment om u op deze veranderingen voor te bereiden. Dit helpt niet alleen om aan de regels te voldoen, maar biedt ook de mogelijkheid bedrijfsprocessen te optimaliseren, waardoor tijd en kosten worden bespaard.