Verplichte e-facturering in Letland. Hoe zal dit van invloed zijn op Litouwse bedrijven?
Vanaf 1 januari 2025 geldt in Letland een nieuwe verplichting: alle facturen aan Letse overheidsinstellingen moeten elektronisch worden ingediend. Dit betekent dat alle zakelijke transacties van bedrijven naar de overheid (B2G) volledig digitaal moeten plaatsvinden. Elk bedrijf dat samenwerkt met Letse overheidsinstanties moet daarom e-facturen gaan gebruiken.
Wat verandert er in Letland?
De Letse overheid heeft de B2G e-factureringsstandaard geïmplementeerd. Vanaf nu moeten alle transacties met overheidsinstellingen uitsluitend via elektronische facturen verlopen. Dit is een belangrijke stap om de transparantie en efficiëntie in de publieke sector te verbeteren en tegelijkertijd een snellere en veiligere verwerking van facturen te waarborgen.
De veranderingen stoppen daar echter niet. Letland is van plan om deze verplichting uit te breiden naar de business-to-business (B2B) sector. Vanaf 2026 zullen alle Letse bedrijven verplicht zijn e-facturen te gebruiken bij het leveren van goederen of diensten aan andere bedrijven. Dit betekent dat bedrijven die actief zijn in Letland zich moeten voorbereiden op een overgang naar digitale facturering, niet alleen in de publieke sector, maar ook in de private sector.
Vergelijkbare veranderingen in buurlanden
Naast de veranderingen in Letland worden verplichte B2B e-facturen ook in andere buurlanden geïntroduceerd:
Estland:
Hoewel B2G e-facturen al jaren worden gebruikt, zullen vanaf juli 2025 ook B2B-transacties e-facturen (XML) vereisen als ten minste één van de betrokken partijen hierom vraagt. Tegen 2027 zullen bedrijven verplicht zijn uitsluitend e-facturen te gebruiken.Polen:
Verplichte e-facturen voor zowel B2G- als B2B-transacties worden geleidelijk ingevoerd vanaf 2026, afhankelijk van de omzet van het bedrijf en het factuurbedrag.
De EU streeft er bovendien naar de btw-administratie te moderniseren met de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Deze richtlijn bevordert het gebruik van B2B e-facturen bij commerciële transacties tussen EU-landen. Litouwse bedrijven met buitenlandse partners moeten zich daarom voorbereiden op het werken met e-facturen.
Hoe zal dit van invloed zijn op Litouwse bedrijven?
Litouwse bedrijven zijn niet verplicht om B2B e-facturen naar Letse bedrijven te sturen. Als buitenlandse partners hier echter om vragen, moeten zij zich aanpassen aan deze verwachtingen. Bij handel met buitenlandse partners is het verstandig om zich vooraf voor te bereiden door oplossingen te implementeren die een naadloze indiening van e-facturen mogelijk maken. Door de veranderingen in buurlanden te volgen, kunnen Litouwse bedrijven te maken krijgen met:
Partnervereisten:
Bedrijven die samenwerken met partners in Letland of andere landen kunnen verplicht worden e-facturen te verstrekken. In deze markten zijn vaak al efficiëntere processen ontwikkeld, waardoor PDF-facturen mogelijk niet langer worden geaccepteerd. Bedrijven zullen daarom hun boekhoudsystemen moeten upgraden om aan de eisen van hun klanten te voldoen. Vergelijkbare trends zijn ook zichtbaar in Scandinavische markten.Regelgevingswijzigingen:
De Litouwse autoriteiten kunnen, geïnspireerd door de succesvolle ervaringen van buurlanden, initiatieven overwegen om e-facturering te stimuleren of verplicht te stellen, met het doel de transparantie te vergroten en de efficiëntie van de btw-inning te verbeteren. Daarnaast voorziet de EU-richtlijn ViDA in een geleidelijke integratie van e-facturen in grensoverschrijdende transacties, waardoor het gebruik ervan een essentieel onderdeel van bedrijfsactiviteiten wordt.
Hoe kunnen Litouwse bedrijven zich voorbereiden?
Litouwse bedrijven die samenwerken met Letland of andere landen waar e-facturering verplicht wordt, moeten investeren in digitale oplossingen die zorgen voor efficiënte en wettelijk conforme facturering. Dit vereenvoudigt niet alleen bedrijfsprocessen, maar helpt ook te voldoen aan lokale regelgeving en mogelijke boetes te vermijden. Met de juiste tools kunnen bedrijven een soepele overgang naar e-facturering garanderen:
Voor kleine en middelgrote bedrijven:
Banqup maakt het mogelijk e-facturen te verzenden naar Peppol (het Europese e-facturatienetwerk), SABIS (Litouws B2G e-facturatiesysteem), e-adrese (Lets B2G e-facturatiesysteem) en Estlands factuuruitwisselingsnetwerk. In de toekomst zal Banqup ook integreren met het lokale KsEF-systeem van Polen wanneer facturen niet via Peppol kunnen worden ingediend. Het platform genereert bovendien e-facturen die voldoen aan de Europese standaard (XML/UBL) en die eenvoudig via e-mail kunnen worden verzonden.
Voor grote bedrijven:
Bedrijven die hun factureringsprocessen willen automatiseren, kunnen gebruikmaken van meer geavanceerde technologische oplossingen:
Euroconnector:
Een gegevensuitwisselingstool geïnitieerd door het Litouwse Ministerie van Economie en Innovatie, beheerd via API, voor het verzenden van facturen via het Peppol-netwerk. Door het boekhoudsysteem te koppelen aan Euroconnector kunnen bedrijven e-facturen verzenden, leveringsstatussen volgen, berichten uitwisselen en automatisch e-facturen ontvangen van zakelijke partners.Banqup:
Biedt geïntegreerde factureringsoplossingen voor zowel het Peppol-netwerk als lokale e-factureringsplatforms. Het platform helpt bij het correct aanmaken van e-facturen en bij de transformatie naar gegevensbestanden die voldoen aan de Europese standaard.
De vereisten in Letland voor verplichte B2G- en B2B-e-facturen vormen niet alleen een belangrijke stap voor de lokale markt, maar hebben ook directe gevolgen voor Litouwse bedrijven. Als uw bedrijf samenwerkt met buitenlandse partners in landen die verplichte e-facturering invoeren, is dit het ideale moment om u op deze veranderingen voor te bereiden. Zo kunt u voldoen aan de wettelijke verplichtingen, terwijl u uw bedrijfsprocessen optimaliseert, tijd bespaart en kosten verlaagt.
