Zijn Luxemburgse kmo’s klaar voor e-facturatie? | Blog - Banqup

Vanaf 1 juli 2022 zijn alle Luxemburgse ondernemingen, ongeacht hun grootte, wettelijk verplicht om geleidelijk over te schakelen op elektronische facturatie en gestructureerde facturen uit te reiken die voldoen aan de vereisten van de belastingautoriteiten.

Unifiedpost (nu Banqup), de Europese marktleider in geautomatiseerde oplossingen voor de digitalisering van documenten en financieel beheer, wilde weten of Luxemburgse micro-ondernemingen en kmo’s klaar zijn voor deze cruciale stap in hun digitale transformatie.

Het onderzoeksbureau OpinionWay voerde in de zomer van 2021 (1) een enquête uit voor Banqup, waarbij 200 bedrijfsleiders van Luxemburgse micro-ondernemingen en kmo’s werden bevraagd over de digitalisering van hun administratieve processen.

De resultaten waren opvallend, zeker met de wettelijke verplichting die toen al binnen enkele maanden in werking zou treden:

80% van de bedrijfsleiders van Luxemburgse micro-ondernemingen was niet op de hoogte van de verplichting om elektronische facturen te gebruiken.

Hoewel velen wel beseffen dat digitale administratieve oplossingen tijd kunnen besparen, gebruiken slechts weinig micro-ondernemingen specifieke tools. De meerderheid is bovendien niet op de hoogte van de nieuwe wetgeving rond e-facturatie in 2022 — een duidelijk teken dat ze ondersteuning nodig hebben bij deze digitale overgang.

De overstap naar gestructureerde e-facturen: een grote uitdaging

De verplichting voor Luxemburgse bedrijven om vanaf 2022 gestructureerde e-facturen te sturen naar overheidsinstanties, wordt nog grotendeels onderschat door het management van micro-ondernemingen: 92% kent het systeem niet of gebruikt het niet.

80% van de ondervraagde bedrijfsleiders weet niet dat deze verplichting eraan komt. 42% heeft er al van gehoord, en slechts 8% past het vandaag toe. Bij kmo’s met 5 tot 19 werknemers stijgt dat cijfer tot 14%.

Een zorgwekkende vaststelling, aangezien dit het enige factuurformaat wordt dat overheidsinstanties vanaf 1 juli 2022 zullen aanvaarden.

Het management van micro-ondernemingen is te druk om hiermee om te gaan: een kwart van hen vindt dat ze te veel tijd moeten besteden aan administratieve taken.

Voor veel micro-ondernemingen zijn administratieve taken een grote tijdsbelasting. Meer dan een derde (36%) van de respondenten is ontevreden over de tijd die ze eraan besteden: 25% vindt dat het te veel tijd kost, terwijl 11% er juist te weinig aandacht aan kan besteden.

Digitale tools zijn beschikbaar, maar besparen niet altijd tijd

Luxemburgse micro-ondernemingen gebruiken IT-tools om het beheer van hun documenten te vereenvoudigen, zoals facturen, documenten voor de belastingdiensten, bankafschriften en onkostennota’s. Over het algemeen zijn ze tevreden over deze hulpmiddelen: meer dan 80% van de bedrijfsleiders vindt dat deze tools gebruiksvriendelijk, efficiënt en goed afgestemd zijn op de activiteiten van hun onderneming. Toch gaat het in de meeste gevallen om eenvoudige, niet-professionele oplossingen. Zo gebruikt 84% van de micro-ondernemingen basisprogramma’s zoals Excel of Word. Daarnaast maakt 34% gebruik van software of webinterfaces die worden aangeboden door externe dienstverleners, en 11% gebruikt andere soorten digitale oplossingen. Slechts 8% van de micro-ondernemingen beschikt helemaal niet over digitale administratieve hulpmiddelen.

Bijna een kwart van de respondenten geeft echter aan dat deze tools geen tijdswinst opleveren voor hun onderneming.

Digitale omgevingen en ondersteuning zijn essentieel

Hoewel de meeste Luxemburgse micro-ondernemingen en kmo’s hun boekhouding uitbesteden — 82% werkt met een externe boekhouder — gebruikt 54% nog geen digitale omgeving (software of platform) om hun facturen te beheren of te betalen.

Toch zouden dergelijke oplossingen bedrijven toelaten hun facturen dagelijks op te volgen, wat vooral belangrijk is voor sectoren zoals industrie en bouw, waar het moeilijk is om overzicht te houden over openstaande betalingen.

12% van de respondenten geeft toe geen goed zicht te hebben op vervaldatums of betalingsstatussen.

Naast de boekhoudkundige voordelen zorgt een digitale facturatieomgeving er bovendien voor dat bedrijven voldoen aan de wettelijke verplichting om vanaf 2022 gestructureerde e-facturen te gebruiken in hun transacties met de overheid.

“Vandaag bevestigt deze enquête wat onze teams op het terrein al langer signaleren: slechts een minderheid van de micro-ondernemingen en kmo’s is klaar voor de overgang op 1 juli 2022, en veel bedrijfsleiders zijn zich niet bewust van de nakende wettelijke verplichting om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken. Naast de technische vereisten rond facturatie is er een duidelijke behoefte aan eenvoudige, alles-in-éénoplossingen die zijn afgestemd op de noden van Luxemburgse micro-ondernemingen en kmo’s, zodat zij hun administratieve taken eenvoudig in de cloud kunnen beheren.”

“Banqup Group, beursgenoteerd en Europees marktleider in geautomatiseerde oplossingen voor de digitalisering van documenten en financieel beheer voor grote Europese ondernemingen, stelt zijn 20 jaar ervaring ten dienste van Luxemburgse micro-ondernemingen en kmo’s om hen te ondersteunen bij deze belangrijke stap in de digitalisering van hun bedrijfsvoering.” Partner Manager.

Bekijk onze belangrijkste cijfers en download het volledige persbericht.

Banqup Group — Europese leider in documentdigitalisering en betalingsdiensten

Banqup is een toonaangevend cloudplatform voor kmo-diensten, opgebouwd rond drie pijlers: Documenten, Identiteit en Betalingen. Het platform maakt real-time verbindingen mogelijk tussen klanten, leveranciers en partners in de hele financiële waardeketen. Met zijn one-stop-shop oplossingen heeft Banqup als missie om administratieve en financiële processen eenvoudig en slim te maken. Sinds de oprichting in 2001 is Banqup sterk gegroeid, actief in 30 landen, met meer dan 400 miljoen verwerkte documenten (2020) en een klantenbasis van 980.000 kmo’s en 2.500 grote bedrijven.

Perscontact

Groupe GET - Communicatiebureau

Julien Beck

+352 20 60 12 12

jbe@groupeget.com

35, Rue de la Libération

L-3510 Dudelange, Luxembourg

(1)Enquête uitgevoerd door OpinionWay via telefonische interviews met 200 bedrijfsleiders van Luxemburgse micro-ondernemingen en kmo’s (0–19 werknemers) uit de industrie (14%), detailhandel (29%) en dienstensector (57%). Bedrijfsgrootte: 51% zonder personeel, 32% met 1–4 werknemers, 17% met 5–19 werknemers. De interviews vonden plaats van 19 tot 29 juli 2021. Bij publicatie moet de vermelding “OpinionWay-enquête voor Banqup” verplicht worden opgenomen.