E-facturatie is nu officieel verplicht: Wat betekent dit voor jou in 2026?

Het nieuwe tijdperk is begonnen

Het is zover: 1 januari 2026 is aangebroken. Dit betekent dat de overgangsperiode voorbij is en gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) is nu de officiële standaard voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.

Voor leveranciers aan de overheid (B2G) was dit al sinds 1 maart 2024 de norm, maar nu geldt de regel voor vrijwel de hele zakelijke markt. Heb je de overstap nog niet volledig gemaakt of zit je nog met vragen? Geen paniek. In deze gids zetten we op een rij wat de nieuwe realiteit voor jouw onderneming betekent.

Geldt de verplichte e-facturatie voor mij?

Nu de wetgeving actief is, is het cruciaal om zeker te zijn van je status. De regel is helder: ben je een in België gevestigde, btw-plichtige onderneming? Dan val je onder de verplichting. Dit geldt ook voor parttime zelfstandigen en bijberoepers.

De check: Ben ik compliant?

Als je een Belgisch btw-nummer hebt, moet je vanaf nu in staat zijn om e-invoices te verzenden én te ontvangen. Twijfel je over je specifieke situatie? Check dit dan altijd even bij je boekhouder.

Wie is (nog) vrijgesteld voor de Peppol verplichting?

Er zijn enkele uitzonderingen die ook na 1 januari blijven gelden:

• BTW-vrijgestelde entiteiten: Ondernemingen die volledig zijn vrijgesteld van btw (zoals medische beroepen of bepaalde vzw’s) zijn over het algemeen vrijgesteld van de verplichting. Zij mogen wel e-invoices sturen, maar dit is geen verplichting.

• Buitenlandse bedrijven: Bedrijven zonder vaste vestiging in België zijn vrijgesteld, ook als ze naar Belgische klanten factureren. Heeft een buitenlands bedrijf wél een vaste vestiging hier? Dan moeten ze nu voldoen aan de Belgische regels.

Welke documenten moet ik digitaal sturen?

Vanaf nu is een PDF via e-mail voor onderstaande documenten wettelijk gezien niet meer voldoende in een B2B-context. De verplichting geldt voor:

• Standaardfacturen: Alle verkoopfacturen of aankoopfacturen aan andere btw-plichtige bedrijven.

• Voorschotfacturen: Vraag je een voorschot? Ook deze factuur moet nu als gestructureerde e-invoice verstuurd worden.

• Creditnota's: Een correctie op een factuur moet elektronisch en in hetzelfde gestructureerde formaat gebeuren als de originele factuur.

Is e-invoicing ook verplicht aan mijn particuliere klanten?

Factureer je aan consumenten? Dan verandert er voorlopig niets. B2C-facturen vallen niet onder deze B2B-verplichting; je mag deze dus nog steeds als PDF of op papier versturen.

Verzenden én ontvangen: De nieuwe workflow

Vanaf vandaag moet je software klaarstaan voor tweerichtingsverkeer. De wet bepaalt namelijk dat alle btw-plichtige bedrijven e-invoices moeten kunnen verzenden én ontvangen.

Concreet betekent dit dat je aangesloten moet zijn op het Peppol-netwerk via een Access Point (zoals Banqup). Als je dit nog niet hebt geactiveerd, kunnen leveranciers hun facturen mogelijk niet correct bij jou afleveren.

Conclusie: Ben je nog niet aangesloten?

De wetgeving is nu van kracht. Als je nog steeds PDF's stuurt naar zakelijke klanten, loop je het risico dat deze niet meer als geldig worden beschouwd of geweigerd worden door de ontvanger.

Het goede nieuws? Instappen kan nog steeds. Met Banqup activeer je jouw toegang tot het Peppol-netwerk direct, zodat je vandaag nog compliant bent met de regels van 2026.

Hoelang duurt het vooraleer een Peppol factuur aankomt bij mijn klant?

In theorie is het Peppol-netwerk ontworpen voor snelheid: een factuur zou na verzending nagenoeg onmiddellijk zichtbaar moeten zijn in de boekhouding van je klant. Het is immers een geautomatiseerd, digitaal proces.

Echter moeten we hier momenteel een belangrijke kanttekening bij maken. In de praktijk merken we dat de verwerkingstijd varieert. Hoewel veel facturen vlot passeren, zien we op dit moment vertragingen die kunnen oplopen tot 5 dagen. Panikeer dus niet als een verzonden factuur niet instant aankomt; het netwerk heeft soms wat meer tijd nodig om de data te verwerken.