Sterke verificatie voor veilige e-facturatie: KYC/KYB uitgelegd

Nu e-facturatie binnenkort verplicht wordt in België, is het belangrijker dan ooit om te weten naar wie u facturen stuurt en van wie u facturen ontvangt.. Een e-factuur is namelijk niet zomaar een document. Het is een financieel instrument dat betalingen activeert, belastingaangifte beïnvloedt en juridische verplichtingen tussen bedrijven definieert.

Net zoals bij betalingen moet u de verzender en ontvanger blindelings kunnen vertrouwen. Toch wordt bij elektronische facturatie vaak vooral gekeken naar technische aspecten:

• Het juiste formaat (UBL/EN16931)

• Levering via het Peppol-netwerk of andere netwerken

• Integratie mogelijkeden in administratieve processen

Maar hier wordt een cruciale fout gemaakt: een technisch correcte factuur zegt niets over de legitimiteit van de afzender.

Identiteit en veiligheid: meer dan een vinkje

Zonder sterke verificatie kan iedereen een account aanmaken, een factuur opstellen met een willekeurig btw-nummer en deze versturen. Het resultaat?

Een groot risico op fraude, zoals carrouselfraude of misbruik van niet-geverifieerde Peppol ID’s. Zwakke verificatie vertrouwt vaak enkel op e-mail of SMS, waardoor elk individu kan beweren een bedrijf te vertegenwoordigen.

De cijfers liegen er niet om: jaarlijks verliest de EU naar schatting €89 miljard aan btw-fraude, waarvan een kwart direct verband houdt met zwakke identiteitsverificatie.

Veiligheid en vertrouwen: KYC en KYB

Een betrouwbare e-facturatie-omgeving vereist Know Your Customer (KYC) en Know Your Business (KYB):

• KYC: Verificatie van de identiteit van de gebruiker via officiële kanalen zoals itsme of eID, inclusief Multi-Factor Authenticatie.

• KYB: Controle dat het bedrijf echt bestaat (KBO, btw-nummer) en dat de gebruiker gemachtigd is om namens het bedrijf te handelen.

Zonder deze verificatie wordt het Peppol-netwerk een onbetrouwbaar ‘postkantoor’ en zijn de financiële en juridische risico’s enorm.

Banqup: veiligheid en vertrouwen centraal

Bij Banqup staat veiligheid en vertrouwen centraal in alles wat we doen. Als gereguleerde en gelicentieerde betalingsinstelling hebben we onze processen gebouwd op de strengste identiteitsnormen en passen deze consequent toe op alle bedrijfs­transacties, inclusief elektronische facturatie. Door een netwerk van volledig geverifieerde bedrijven en gebruikers te creëren, zorgen we ervoor dat elke factuur die via Banqup wordt verzonden betrouwbaar is.

Onze KYC- en KYB-processen omvatten verificatie van individuele gebruikers via:

• Itsme of eID

• Multi-Factor Authenticatie via de Banqup One-app

• Controle van bedrijfsgegevens (zoals KBO en btw-nummer)

• Verificatie van de wettelijke vertegenwoordiger

Zo garanderen we dat facturatie veilig, compliant en fraudebestendig verloopt.

Vooruitkijken: eIDAS 2.0 en digitale organisatie wallets

De toekomst van digitale identiteit en e-facturatie ligt in eIDAS 2.0. eIDAS 2.0 vormt een belangrijke bouwsteen voor toekomstige e-facturatie in Europa. Bedrijven die vandaag al inzetten op sterke identiteit, zijn morgen automatisch klaar voor de nieuwe verplichtingen.

Dit Europese kader zorgt voor:

• Fraudebestendige digitale attesten (QEAA’s) die betrouwbaar bevestigen welke bedrijfsgegevens, zoals KBO-nummer en bevoegde vertegenwoordigers, echt zijn.

• Veilige opslag van deze attesten in een digitale bedrijfswallet.

• Eén uniform en juridisch stevig systeem dat zowel e-facturatie als ESG-rapportage ondersteunt.

Bedrijven die nu inzetten op sterke identiteitsverificatie, bouwen vertrouwen en veiligheid op en beschermen zichzelf tegen fraude- en compliance-risico's.

Conclusie:

Elektronische facturatie is veel meer dan een technische oefening.

Het is een vertrouwensproces tussen echte bedrijven en echte mensen. En dat vertrouwen begint bij sterke identiteit: de kern van elke veilige, toekomstbestendige digitale economie.