Het aanpakken van het elektronische facturatielandschap in het Verenigd Koninkrijk met Banqup’s Bern Direito
Elektronische factureringsverplichtingen worden wereldwijd in hoog tempo ingevoerd, waarbij steeds meer landen maandelijks nieuwe regels aankondigen. Maar waarom heeft het momentum van de elektronische facturering het Verenigd Koninkrijk nog niet bereikt?
We spreken met Bern Direito, Country Lead van Banqup UK, wiens expertise de complexiteiten van e-facturatie in het Verenigd Koninkrijk inzichtelijk maakt. Met meer dan 20 jaar ervaring in technologie, facturatie en automatisering biedt Bern waardevolle inzichten in de situatie rond elektronische facturatie in het Verenigd Koninkrijk en de uitdagingen die bedrijven kunnen tegenkomen als ze geen proactieve aanpak hanteren.
Allereerst Bern, wat zijn de huidige regels voor elektronische facturatie en rapportage in het Verenigd Koninkrijk?
In het Verenigd Koninkrijk gelden slechts twee regels, waardoor het proces in eerste instantie vrij eenvoudig is voor lokale bedrijven om te volgen. Ten eerste is elektronische facturatie verplicht voor elk bedrijf dat facturen verstuurt naar de NHS, de nationale gezondheidsdienst van het VK. Ten tweede is er een door de overheid geleid programma genaamd Making Tax Digital (MTD).
B2G e-invoicing to the NHS
E-facturatie aan de NHS is momenteel het enige verplichte e-facturatieproces in het Verenigd Koninkrijk. Elk bedrijf dat de NHS levert, moet verbonden zijn met een Peppol-toegangspunt en hun facturen via hetPeppol-netwerk versturen.
Dit is de enige verplichte regel voor elektronische facturatie. Publieke instanties moeten wel in staat zijn elektronische facturen te ontvangen en te verwerken, maar bedrijven zijn niet verplicht om aan de overheid te factureren.
Making Tax Digital (MTD)
Making Tax Digital richt zich op het digitaliseren van belastingprocessen in het Verenigd Koninkrijk. In 2019 introduceerde de Britse overheid (HMRC) Making Tax Digital met een gefaseerde aanpak om verschillende soorten bedrijven te betrekken. De eerste fase omvatte in het VK geregistreerde btw-bedrijven met een jaaromzet van £85.000. Sinds 2019 moeten bedrijven in deze categorie hun kwartaalrapportages indienen, gevolgd door hun definitieve belastingaangiften. Dit betekent dat accountants en bedrijven vijf keer per jaar moeten rapporteren in plaats van één keer aan het einde van het jaar.
Het programma zou vanaf 2023 ook gelden voor bedrijven met een jaaromzet van £10.000, maar dit is uitgesteld tot 2026.
Hoewel MTD geen e-facturatie betreft, werkt het volgens een vergelijkbaar principe: bedrijven moeten hun belasting via een digitaal proces rapporteren, zodat de overheid meer inzicht krijgt.
Dus als e-facturatie niet veel wordt gebruikt, hoe voeren Britse bedrijven dan hun factureringsprocessen uit?
Het landschap van facturatieprocessen in het Verenigd Koninkrijk is veelzijdig en afhankelijk van de grootte en aard van het bedrijf:
In grotere bedrijven wordt facturering meestal intern beheerd met behulp van softwareoplossingen, wat tot op zekere hoogte als e-facturatie kan worden gezien. Veel bedrijven maken hun facturen aan op een oplossing en sturen deze vervolgens per e-mail, dus er is geen volledig elektronische werkwijze. Voor inkomende facturen wordt vaak gebruikgemaakt van automatiseringstools, met name OCR (Optical Character Recognition).
Middelgrote bedrijven volgen vaak een vergelijkbare aanpak en vertrouwen eveneens op boekhoudsoftware.
Bij kleinere bedrijven zien we meestal twee benaderingen. Sommigen gebruiken cloudsoftwareoplossingen voor het beheer van facturering en financiële activiteiten. Anderen werken met eenvoudige tools zoals Microsoft Word of Excel. In dat geval worden de facturen doorgegeven aan hun accountant of boekhouder, die deze handmatig invoert in de boekhoudsoftware voor toekomstige belastingaangiften.
Het is duidelijk dat bedrijven sterk van elkaar verschillen, maar over het algemeen maakt slechts een beperkt aantal bedrijven gebruik van een volledig elektronische en gedigitaliseerde aanpak.
Realiseren grote bedrijven zich dat ze betrokken zijn bij een vorm van e-facturatie?
Interessant genoeg beschouwen veel grote bedrijven hun processen niet als e-facturatie. Dit komt doordat zij, zelfs wanneer ze een gestructureerde factuur aanmaken met de juiste software, de factuur nog steeds als PDF downloaden en per e-mail versturen.
Door de bekende werkwijze en de sterke afhankelijkheid van PDF's begrijpen veel bedrijven, ook de grotere, vaak niet de complexiteit van verschillende e-factuurformaten. Veel bedrijven gaan ervan uit dat hun gekozen software automatisch diverse formaten kan verwerken, maar dat is niet altijd het geval.
Dit gebrek aan bewustzijn kan problemen veroorzaken bij het verwerken van facturen, vooral wanneer de ontvanger de factuur niet kan lezen door het ontbreken van de juiste software. Dit beïnvloedt de interne processen van alle betrokken partijen en kan leiden tot meer vragen van klanten, vertragingen of zelfs afwijzingen van facturen.
Denkt u dat Britse bedrijven en softwareleveranciers zich meer bewust zullen worden van e-facturatie vanwege de regelgeving in Europa?
De toename van Europese e-facturatieregels heeft zeker een gevoel van urgentie gecreëerd in het Verenigd Koninkrijk. Toch verloopt de implementatie daar wat trager door het ontbreken van lokale regelgeving.
Je vraagt je misschien af waarom e-facturatie geen prioriteit heeft in het Verenigd Koninkrijk, zoals bij onze Europese buren.
Allereerst is Brexit een belangrijke factor. Het Verenigd Koninkrijk wil zijn eigen regels en voorschriften vaststellen, waardoor het afstemmen op Europese normen vertraging oploopt.
Daarnaast speelt Making Tax Digital (MTD) een belangrijke rol. MTD heeft verschillende vertragingen ondervonden, waardoor Britse bedrijven terughoudend zijn met het voorbereiden op nieuwe regels of verplichtingen. Door deze onzekerheid wachten bedrijven en softwareleveranciers vaak tot de regelgeving definitief is voordat ze actie ondernemen.
Daarom is het belangrijk dat softwareleveranciers Britse bedrijven proactief informeren over Europese regelgeving en wat dit betekent voor hun bedrijfsprocessen. Uiteraard moeten leveranciers, wanneer ze voorlichting geven, ook een oplossing gereed hebben.
Denkt u dat softwareleveranciers hun systemen zullen aanpassen om te werken voor Britse bedrijven?
Dit hangt allemaal af van de vraag vanuit het bedrijfsleven. Wanneer die er is, zullen veel softwareleveranciers zich moeten aanpassen. Tegelijkertijd zouden leveranciers al moeten anticiperen op de groei van e-facturatie in het Verenigd Koninkrijk, waardoor ze de mogelijkheid hebben om proactief te handelen.
Bij proactief handelen hebben softwareleveranciers twee belangrijke keuzes:
Ten eerste kunnen ze hun eigen software ontwikkelen. Dit is tijdrovend, kostbaar en vereist voortdurende ontwikkeling, vooral omdat e-factureringsregels wereldwijd per land verschillen. Een tweede uitdaging is ervoor te zorgen dat hun klanten op de hoogte zijn van de nieuwe functies en processen.
De tweede optie is waarschijnlijk de route die veel softwareleveranciers zullen volgen:samenwerking met gespecialiseerde oplossingsaanbieders, zoals Banqup. Deze aanpak stelt softwarebedrijven in staat het uitgebreide ontwikkelingsproces en de bijbehorende kosten te vermijden. Door te integreren met oplossingen die al voldoen aan internationale regels, beschikken ze automatisch over een beproefde oplossing. Dit is gunstig voor softwarebedrijven die hun diensten willen stroomlijnen zonder hun bestaande gebruikers te verstoren.
Softwareleveranciers moeten binnenkort een keuze maken: ontwikkelen ze zelf of gaan ze samenwerken?
Wat denk je dat de beste route is voor softwareleveranciers?
Over het algemeen is een samenwerkingsaanpak cruciaal voor succes.
Softwareleveranciers zouden moeten overwegen partnerschappen aan te gaan om uitgebreide oplossingen te creëren die inefficiënties aanpakken, diverse formaten ondersteunen en de communicatie tussen bedrijven en hun klanten verbeteren. Deze oplossingen moeten kosteneffectief zijn, aanpasbaar aan toekomstige veranderingen en gebaseerd op een goed begrip van de fundamentele rol die accountants en boekhouders spelen in het Britse bedrijfsleven, aangezien zij essentieel zijn voor het merendeel van de bedrijven.
De ontwikkeling en adoptie van elektronische facturatie in het Verenigd Koninkrijk in de komende jaren belooft een interessante reis te worden. Zonder de juiste educatie en beschikbare oplossingen kunnen veel bedrijven echter in paniek raken en mogelijk overhaaste keuzes maken. Daarom is het belangrijk dat leveranciers hen de juiste richting wijzen en laten zien dat hun oplossingen, of partneroplossingen, het werk eenvoudiger kunnen maken.
