Wat is AP-automatisering?
Accounts payable-automatisering kan je manuele taken verminderen en je processen optimaliseren maar hoe werkt het precies? Lees verder om de betekenis en de werking van AP-automatisering te ontdekken.
AP begrijpen: een eenvoudige uitleg
Voordat we ingaan op de voordelen van automatisering van accounts payable, beginnen we met de basis: wat betekent accounts payable eigenlijk?
Accounts payable (AP), ook wel bekend als Procure-to-Pay, is het geld dat een onderneming verschuldigd is aan haar leveranciers voor ontvangen goederen of diensten. In feite gaat het om een kortetermijnschuld, aangezien deze aankopen meestal op krediet zijn gedaan.
Zoals bij alle zakelijke transacties brengt de leveranciersboekhouding een aanzienlijke hoeveelheid administratie met zich mee: facturen, bestelbonnen, ontvangstbewijzen en in sommige landen pro-forma facturen.
De term accounts payable verwijst dus ook naar de afdeling die al deze documenten beheert.
Waarom AP-automatisering zinvol is
Het handmatig verwerken van AP-documenten kost niet alleen veel tijd, maar ook geld, gemiddeld tussen de €3 en €15 per factuur. Om die kosten te verlagen, moeten bedrijven automatiseren en besparen op elke stap van het proces.
Denk aan de overstap van papieren facturen naar elektronische facturene-facturatie, dit kan de kosten met wel 30% verlagen.
Daarnaast kan het automatisch koppelen van bestelbonnen (PO’s) aan facturen besparingen opleveren tot wel 80%. Met zulke overtuigende cijfers wordt het belang van een volledig geïntegreerde AP-automatiseringsoplossing al snel duidelijk.
Automatisering vermindert bovendien menselijke fouten: gegevens worden niet langer verkeerd ingevoerd en dubbele facturen worden voorkomen doordat AP-tools afwijkingen in het systeem automatisch detecteren.
Het oplossen van zulke fouten veroorzaakt extra werk en vertraagt betalingen aan leveranciers, wat op zijn beurt de cashflow beïnvloedt en de kosten per factuur verhoogt.
Door AP te automatiseren, worden deze problemen van bij het begin vermeden – wat leidt tot besparingen én een beter cashflowbeheer.
Hoe AP-automatisering werkt
In essentie stroomlijnt AP-automatisering de verwerking van facturen binnen een bedrijf. Door facturen via een digitale workflow te laten lopen, ontvangen leveranciers hun betalingen tijdig en correct.
Het proces bestaat uit drie hoofdfasen:
1. Ontvangst van factuuren
Facturen kunnen elektronisch worden ontvangen (via e-facturatie) of op papier.
E-facturatie kan verlopen via een business-to-business (B2B)- of Electronic Data Interchange (EDI)-verbinding. Alternatief kunnen facturen ook als PDF worden verzonden of via een leveranciersportaal.
Wanneer facturen op papier worden ontvangen, moeten ze handmatig worden gescand of verwerkt met Optical Character Recognition (OCR)-software. Deze software zet de informatie om in gestructureerde gegevens in een geschikt elektronisch formaat.
2. Matching en workflow
Zodra de factuurgegevens elektronisch zijn ontvangen of vastgelegd, worden ze gekoppeld aan de bijbehorende bestelbon en het ontvangstbewijs, iets wat AP-automatiseringssoftware automatisch doet.
Na de koppeling worden de facturen goedgekeurd en doorgestuurd naar het ERP- of boekhoudsysteem van het bedrijf voor betaling.
3. Audit en archivering
In veel landen zijn bedrijven verplicht hun facturen meerdere jaren te bewaren (bijvoorbeeld tot 7 jaar in het Verenigd Koninkrijk).
AP-automatisering zorgt ervoor dat dit veilig en betrouwbaar gebeurt. Bovendien creëert automatisering – in tegenstelling tot handmatige verwerking, een volledige digitale audittrail van alle documenten..
Voordelen voor elk bedrijf
Geschikt voor bedrijven van elke omvang, biedt AP-automatisering één overkoepelend voordeel: het stroomlijnt het volledige leveranciersboekhoudproces, vermindert menselijke fouten en verlaagt de kost per factuur.
Daarnaast bieden geautomatiseerde rapporten waardevolle inzichten en helpen ze bedrijven trends te identificeren.
Het sneller verwerken en betalen van facturen verbetert bovendien de relaties met leveranciers.
Ook voor werknemers heeft automatisering voordelen: repetitieve taken nemen af, waardoor ze meer tijd krijgen voor strategisch en waardevol werk binnen de organisatie.
Wil je meer weten?
Gezien al deze voordelen is het duidelijk dat automatisering van accounts payable, met een oplossing zoals die van Banqup Group, een aanzienlijke meerwaarde biedt voor bedrijven.
Onze innovatieve oplossing voor inkomende facturen zorgt ervoor dat documenten of gegevens uit de supply chain eenvoudig ontvangen en automatisch verwerkt kunnen worden.
Het resultaat? Tijds- en kostenbesparing, meer werkplezier en sterkere leveranciersrelaties.
