Waarop letten bij het kiezen van een e-facturatieprovider
Dus, je hebt besloten over te stappen naar elektronische facturatie (e-facturatie) en nu is het tijd om een provider te kiezen. Een slimme zet – en wij helpen je graag bij het kiezen van de juiste provider die aansluit op de noden van jouw bedrijf.
Werken met een e-facturatieprovider levert meteen voordelen op: tijd- en kostenbesparing, minder menselijke fouten, fiscale naleving en digitalisering – om er maar enkele te noemen. Maar voor je verder leest: wil je eerst precies begrijpen hoe e-facturatie werkt? Neem dan zeker een kijkje inonze blog daarover.
Waarop moet je letten bij het kiezen van een provider
Het is belangrijk te begrijpen dat niet alle e-facturatieproviders hetzelfde zijn. Sommige zijn geavanceerder en bieden geautomatiseerde factuurverwerking, opvolging en betalingen aan, terwijl andere zich beperken tot basisfacturatie of slechts een klein deel van het supplychainproces dekken. Bekijk daarom de volgende mogelijkheden en focuspunten om te bepalen waar je rekening mee moet houden.
Inkomende en uitgaande opties
De inbound- en outboundmogelijkheden van een provider zijn cruciaal en vaak de belangrijkste reden om voor een bepaalde aanbieder te kiezen.
Inkomend: inbound
Voor inboundfunctionaliteit, of het procure-to-payproces, is het nuttig om te weten hoe ver de provider staat. Hoeveel automatisering voorziet de oplossing? Maakt de technologie gebruik van AI-gestuurde data-extractie waarbij informatie automatisch wordt uitgelezen en gecontroleerd? Of moet een bedrijf nog steeds elke factuur manueel nakijken? Kan het aangepast worden aan mijn bedrijfsprocessen?
Kan de provider bovendien elk inkomend dataformaat interpreteren en moeiteloos vertalen naar de bestaande systemen van een bedrijf? Dit bespaart tijd en moeite voor de medewerkers. Dit is een van de kernfeatures van de e-facturatiesoplossing van Banqup Group.
Uitgaand: oubound
Bij outboundfunctionaliteiten of het automatiseren van order-to-cashprocessen is het de vraag of een bedrijf e-facturen in elk formaat kan aanmaken en via elk kanaal kan versturen. Of zijn er beperkingen, bijvoorbeeld bij het koppelen van meerdere ERP-systemen? Dit is bijzonder belangrijk voor grotere ondernemingen die facturen naar meerdere landen moeten sturen, elk met hun eigen regelgeving.
Providers verschillen vaak in hun internationale dekking en mate van interoperabiliteit. Sommige bieden oplossingen die overal werken, ongeacht land of formaat, terwijl andere beperkt zijn in hun wereldwijde bereik.
Fiscale naleving en e-facturatieregels
Fiscale compliance (belastingsnaleving) is een essentieel thema bij het kiezen van een e-facturatieprovider.
Steeds meer organisaties digitaliseren hun facturatie omdat landen en belastingdiensten verplichte wetgeving en processen invoeren. Die verplichtingen zijn bedoeld om btw-transparantie te vergroten, efficiëntie te verbeteren en fraude tegen te gaan. Het is dus logisch om te kiezen voor een partner die wegwijs is in de complexe, internationale context. Geen enkel land hanteert exact dezelfde formaten of regels.
Een provider moet in staat zijn te koppelen met zowel lokale belastingplatformen als internationale netwerken zoals Peppol. Interoperabiliteit is een sleutelelement: de mogelijkheid dat verschillende e-facturatiesystemen automatisch en foutloos facturen uitwisselen, ongeacht de gebruikte software.
Banqup Group voldoet aan de regelgeving in meer dan 60 landen en kan verbinden met internationale interfaces zoals Peppol en EESPA. Om bedrijven te helpen, hebben we een gids ontwikkeld die de huidige en toekomstige verplichtingen per land in kaart brengt.
Integratie en aanvullende diensten
Bij het selecteren van een provider is het praktisch om te kiezen voor een aanbieder die zo weinig mogelijk verstoring veroorzaakt binnen de bestaande bedrijfsvoering. Dat betekent: integratie met bestaande ERP- en boekhoudsoftware, liefst zonder zware IT-ingrepen.
Daarnaast bieden sommige providers ook value-added services, zoals:
Betaallinks op facturen: Klanten kunnen meteen online betalen, zonder extra infrastructuur.
Digitaal en veilig archief: Snel en veilig toegang tot oudere documenten zonder fysieke opslag. Belangrijk voor archiefwetgeving.
Elektronische handtekeningen: Waarborgt integriteit en authenticiteit van facturen en voldoet aan wettelijke vereisten in veel landen.
Workflows: Definieer regels en processen voor een eenvoudigere goedkeuring van inkomende facturen.
Zijn ze betrouwbaar?
Tot slot: bewezen expertise speelt een grote rol bij de keuze. Wordt de provider al vertrouwd door een groot aantal bedrijven? Beschikken ze over een wereldwijd netwerk?
Banqup Group beheert het toonaangevende netwerk voor e-facturatie, e-betalingen, e-identiteit en e-reporting. Meer dan één miljoen bedrijven wereldwijd wisselen hun documenten uit via onze oplossingen.
Zet de juiste volgende stap in je e-facturatietraject
Hoewel er veel factoren zijn om rekening mee te houden bij het kiezen van een e-facturatieprovider, hoeft het traject niet ingewikkeld te zijn. Maak een weloverwogen keuze door onderzoek te doen op basis van de grootte en de behoeften van je bedrijf.
