Waarom heb ik een elektronische factuur nodig?
Andrus Kaarelson, CEO van Banqup Estonia, legt uit hoe e-facturen op de Estse markt worden gebruikt en waarom de private sector kan leren van de Estse overheid.
Onlangs sprak ik met een ondernemer die vroeg: waarom heb ik een e-factuur nodig? Twee jaar na de start van e-facturatie met overheidsinstanties zou de ondernemer echter moeten nadenken over procesinnovatie. Dit helpt kosten te besparen en bedrijven efficiënter te maken.
n 2019 stelde de Estse staat dat alle dienstverleners en verkopers van goederen aan onderaannemers alleen betaald zouden worden als zij een e-factuur indienen. Deze krachtige stap heeft het gebruik van papieren en PDF-facturen in Estland aanzienlijk verminderd. Het aandeel e-facturen dat naar de staat wordt gestuurd, steeg van 35% in juni naar 90% in juli. Vandaag, twee jaar later, ligt het aandeel business-to-government (B2G) e-facturen dat naar de staat wordt gestuurd op 98%.
Kijkend naar het volume, worden maandelijks ongeveer 30.000 e-facturen naar de staat gestuurd, met nog hogere aantallen in de laatste maanden van het jaar. De overheid heeft zo een sterke impuls gegeven aan innovatie.
Weet je trouwens wanneer de eerste B2B e-factuur in Estland werd verstuurd?
Dat gebeurde in 2007, wat betekent dat er inmiddels een geschiedenis van 14 jaar op dit gebied is, helemaal geen korte periode.
Volgens Banqup vormen e-facturen ongeveer 40% van alle verstuurde facturen in Estland en worden ze voornamelijk gestuurd naar door de staat beheerde bedrijven. Het aandeel e-facturen binnen onze eigen klantenkring ligt zelfs hoger, namelijk 50%, wat duidelijk laat zien dat grote Estse bedrijven de overgang naar e-facturen actief ondersteunen.
Onze factureringsoplossing voor kleine en middelgrote bedrijven, arved.ee, die ook gebruikt kan worden om facturen naar de staat te sturen, heeft bijna 18.000 gebruikers.
De andere helft van e-facturatie zou moeten voortkomen uit afspraken tussen particuliere bedrijven, maar dat is nog niet het geval. Waarom niet? Voor sommige traditioneel ingestelde ondernemers lijkt e-facturatie, die rechtstreeks tussen de informatiesystemen van bedrijven verloopt, geen echte factuur. Ze willen een factuur in PDF-formaat in hun mailbox zien of zelfs een papieren factuur die kan worden opgehaald en ondertekend bij verzending voor betaling. Anderen denken: “We hebben een boekhouder; hij voert de verkoopfacturen in en controleert ze in de computer, dat zit toch in zijn salaris inbegrepen. Waarom iets veranderen?”
We hebben onderzocht of het invoeren van inkoopfacturen ook door accountants wordt gewaardeerd. Tweederde gaf aan dat dit niet het geval is. Ik durf te stellen dat accountants tegenwoordig liever geen stapel inkoopfacturen en cheques op hun bureau zien, maar deze liever digitaal op het scherm bekijken.
De perceptie van CEO’s, CFO’s en accountants moet veranderen. We bewegen richting digitale governance en de tijd die aan administratieve taken wordt besteed, moet worden verminderd. Voor het automatiseren van het verzenden en ontvangen van facturen kan een e-factuur operator worden gekozen en kunnen enkele aanpassingen in het boekhoudprogramma worden gedaan. Zo kan de accountant zich richten op meer inhoudelijke financiële zaken en management accounting en profiteren van zijn positie als een soort mini-CFO.
We hebben het over de efficiëntie van e-facturatie, maar wat houdt het precies in?
Allereerst komt de verzonden factuur altijd automatisch aan in de factureringsomgeving. Hij raakt niet zoek en dit versnelt de geldstroom: de ontvanger bevestigt de factuur telefonisch of via de computer en de verkoper ontvangt het geld op tijd.
Ten tweede gaat het om tijdsbesparing. Niemand hoeft tijd te besteden aan het handmatig invoeren of digitaliseren van de factuur. Het verwerken van een papieren factuur kan een half uur of langer duren, terwijl een e-factuur binnen enkele minuten kan worden verwerkt.
Ten derde zijn de kosten lager. Informatiestystemen sturen facturen automatisch van het ene systeem naar het andere, waardoor er slechts minimale uitgaven zijn aan bijvoorbeeld elektriciteit.
De Estse staat heeft in het real-time economisch ontwikkelingsplan het doel gesteld dat e-facturatie tegen eind 2023 ook in de private sector dominant zou zijn. De private sector kan leren van de Estse overheid en Scandinavische bedrijven, waar e-facturen veel worden gebruikt en rechtstreeks kunnen worden ontvangen in het financiële informatiesysteem van het bedrijf.
Wat zal de nabije toekomst brengen?
Deze herfst zullen we al enkele innovaties delen. Er wordt gewerkt aan een alles-in-één oplossing die een overzicht biedt van alle inkomende en uitgaande facturen. De oplossing kan worden afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf en helpt de administratieve last te verminderen. Alle facturen zijn op één plek beschikbaar, gedigitaliseerd en gedeeld met een accountant, zonder dat er aparte bestandsoplossingen nodig zijn. Binnenkort zullen ook betalingsdiensten voor zowel verkoop- als inkoopfacturen worden toegevoegd.
Terugkomend op de titel: waarom heb ik een e-factuur nodig?
Als een factuur per e-mail wordt verzonden, is het een e-factuur. Voor een praktische ondernemer maakt het uiteindelijk niet uit in welke vorm de factuur is. Hij wil zo snel mogelijk betaald worden voor zijn goederen of diensten, efficiënt en zonder de klant te hoeven vragen of de factuur al is ontvangen. Zo kan hij meer werk verrichten, meer winst behalen met de bespaarde tijd en geld, het bedrijf verder ontwikkelen en soms eerder naar huis gaan of tijd besteden aan een hobby. Deze richting volgen we samen met de Estse overheid en Estse ondernemers.
Ontdek hoe Banqup Group kan helpen bij uw elektronische factureringsprocessen.
