Waarom is e-facturatie niet hetzelfde als een PDF?

Veel mensen denken dat elektronische facturen en PDF’s gewoon hetzelfde zijn. Maar dat is niet het geval. E-facturatie gaat veel verder dan dat. Bekijk hieronder de belangrijkste verschillen en ontdek de voordelen van e-facturatie voor jouw bedrijf.

Wanneer bedrijven het woord e-facturatie horen, denken ze vaak dat dit betekent dat facturen gewoon per e-mail worden verstuurd. Maar e-facturatie omvat veel meer dan enkel verzending — ook het elektronisch boeken, betalen en innen van facturen maakt deel uit van het proces. E-facturatie levert een aanzienlijke kostenbesparing op, zowel voor de verzender als voor de ontvanger. Omdat het facturatieproces bij beide partijen wordt gedigitaliseerd, wordt een PDF-factuur niet beschouwd als een e-factuur..

Wanneer de ontvanger een PDF ontvangt, moet hij de gegevens — al dan niet met behulp van OCR-software — nog steeds handmatig invoeren of corrigeren. Bij e-facturatie ontvangt de ontvanger alle factuurgegevens digitaal, die rechtstreeks en automatisch verwerkt kunnen worden in de boekhoudsoftware. Handmatige invoer is dus overbodig, en ook de controle van de factuurinhoud kan volledig geautomatiseerd worden.

Geautomatiseerd

Wanneer een verzender overstapt van PDF’s naar echte e-facturen, opent zich een wereld vol voordelen.

E-facturatie is eigenlijk te vergelijken met aangetekende post, maar dan sneller. Je weet altijd zeker dat de factuur is afgeleverd en wordt daar automatisch van op de hoogte gebracht. Omdat de betalingsperiode meestal begint zodra de factuur is geregistreerd, kan een e-factuur de betalingstermijn met enkele dagen verkorten.

Zonder tussenkomst van de post of interne afdelingen komt de e-factuur rechtstreeks in het financiële systeem van de ontvanger terecht. Herinneringen kunnen automatisch worden verzonden, en zelfs betaalknoppen kunnen aan de factuur of herinnering worden toegevoegd. E-facturen kunnen eenvoudig digitaal worden gearchiveerd, waardoor ze gemakkelijk terug te vinden en altijd toegankelijk zijn binnen de organisatie.

Met e-facturatie ben je klaar voor de toekomst. Het is slechts een kwestie van tijd voordat ontvangers geen facturen meer willen ontvangen op een andere manier. In sommige landen, zoals Nederland, is e-facturatie (dus niet PDF’s) zelfs verplicht geworden voor overheidsinstellingen sinds 1 januari.

De metohode van e-facturatie

Papieren facturen en PDF’s via e-mail worden meestal rechtstreeks tussen twee partijen uitgewisseld. Dat geldt ook voor sommige e-facturen. In dit zogenaamde tweehoeksmodel maken beide partijen onderlinge afspraken over het factuurformaat en de technische verbinding.

Toch bestaan er binnen e-facturatie veel verschillende formaten en standaarden. Dat is niet toevallig — elk formaat weerspiegelt de specifieke noden van een sector of samenwerking. Aangezien elk vakgebied zijn eigen bestel- en facturatieproces heeft, kan één universeel formaat zelfs onpraktisch zijn.

Facturatiedienstverlener

In het driehoeksmodel neemt een facturatiedienstverlener de technische en administratieve last weg bij zowel verzender als ontvanger. Wanneer een verzender zijn eigen sectorstandaard gebruikt, zorgt de dienstverlener ervoor dat de factuur bij de ontvanger terechtkomt in het juiste formaat — bij voorkeur elektronisch, maar indien nodig ook via e-mail of post.

Een bijkomend voordeel is dat de verzender slechts één technische koppeling hoeft te maken met de dienstverlener. Die zorgt vervolgens voor alle verbindingen aan de kant van de ontvanger. Door verschillende formaten te vertalen, garandeert de dienstverlener dat de ontvanger alle facturen op een uniforme, elektronische manier ontvangt, met behoud van authenticiteit en integriteit. Facturatiedienstverleners beschikken vaak over een groot netwerk en werken samen met grote boekhoudsystemen.

Eenvoudig met grote voordelen

Door gebruik te maken van een facturatiedienstverlener kunnen bedrijven eenvoudig elektronische facturen uitwisselen met tal van leveranciers en klanten uit verschillende sectoren.

Er is slechts één koppeling nodig tussen het boekhoudsysteem en het platform van de dienstverlener — een eenmalige installatie.

Kleine ondernemingen kunnen bovendien gebruikmaken van een webportaal om e-facturen te versturen en te ontvangen.

Bekijk de e-facturatie oplossing van Banqup Group en ontdek hoe dit digitale proces de efficiëntie en administratie van jouw bedrijf kan verbeteren.