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In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt streben Unternehmen nach reibungslosen und fehlerfreien Beschaffungs- und Rechnungsprozessen. Ein Game-Changer ist der verstärkte Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI).
KI wird zunehmend zum Enabler für die Automatisierung von Beschaffungs- und Procure-to-Pay-Prozessen. KI ersetzt manuelle, datenprüfende Aufgaben und führt Unternehmen zu digitalisierten Arbeitsweisen.
Und wie macht KI das? KI erkennt Trends und automatisiert Aufgaben auf der Grundlage von definierten Regeln eines Unternehmens. Prozesse werden im Laufe der Zeit effizienter, und Unternehmen beginnen viel intelligenter zu arbeiten.
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Wie haben Unternehmen vor KI gearbeitet?
Vor KI waren Geschäftstransaktionen und Verbindungen mithilfe des Electronic Data Interchange (EDI) möglich.
EDI ermöglicht elektronische Transaktionen zwischen Unternehmen, ist jedoch nur möglich, wenn sich beide Unternehmen auf den strukturierten Datentyp einigen. Der EDI-Prozess ist zuverlässig, kann jedoch komplex, aufwendig und kostspielig sein. Deshalb neigen Unternehmen dazu, EDI nur für eine geringe Anzahl von Transaktionen zu nutzen und für die übrigen Dokumente auf PDF und E-Mail zurückzugreifen.
Es ist leicht nachvollziehbar, warum Unternehmen nicht für alle Dokumente PDF und E-Mail verwenden. PDFs können in verschiedenen Formaten vorliegen, was daher einen erheblichen manuellen Aufwand sowohl für den Kunden als auch den Lieferanten erfordert. Dies betrifft das Lesen, Überprüfen, Validieren und das Abgleichen von Dokumenten.
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Fehlerfreie Verbindung von Lieferanten
Um intelligenter zu arbeiten, müssen Unternehmen die hohe Automatisierung begrüßen, die nicht mit PDF- und EDI-Prozessen einhergeht. Durch die Begrüßung der Automatisierung schaffen Unternehmen fehlerfreie Lieferantenverbindungen, die effizientere Prozesse ermöglichen.
Hier kommt KI ins Spiel.
KI liest Dokumente mit hoher Genauigkeit, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist. Unternehmen müssen Dokumente nicht mehr manuell lesen, verarbeiten oder validieren, da KI dies für sie übernimmt. Zum Beispiel kann KI erkennen, dass "null" und "0" dasselbe bedeuten - eine Übereinstimmung, die normalerweise ohne menschliches Eingreifen nicht möglich wäre. KI kann auch ähnliche Informationen abgleichen, z.B. ein Dokument, das "4x 25kg" angibt, und ein Dokument, das "1x 100kg" angibt.
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Wie KI Geschäftsprozessen zugute kommt.
Wenn ein Unternehmen KI begrüßt, sind die Vorteile schnell und klar:
Zeitersparnis durch effizientere Arbeitsmethoden
Bedeutende Verbesserung in der Prozessqualität und -geschwindigkeit
Kostenoptimierung, schnellere Kapitalrendite
Einfache und schnelle Verbindung von Lieferanten
Sichere, zertifizierte Datenverarbeitung
Profilierung des Einkaufs als Treiber für die Digitalisierung
Höhere Attraktivität für Spezialisten
Natürlich kommt die richtige KI-Technologie, wenn man den richtigen Lösungsanbieter wählt.
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